Koncept "slijepe kopije", učimo ne raditi gluposti. Tajne poslovne korespondencije e-poštom

Što je e-pošta? U modernom poslovnom svijetu to je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
• Vaš radni alat. Velik dio komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako ste vješti u ovom instrumentu, možete si znatno olakšati život.
• Snažna distrakcija. Vanjski svijet pokušava vas uznemiravati, omesti i odvesti na krivi put putem e-pošte.

Iz ove perspektive, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo s nečim jednostavnim.

Oblikovanje pisma

Koristim klijent e-pošte Mozilla Thunderbird, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idimo odozgo prema dolje kroz popis polja.

Kome. Kopirati. Skrivena kopija

Neki možda ne znaju, ali "To" u Mozilli se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primatelja ili više primatelja odvojene točkom i zarezom.
• Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Skrivena kopija: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali bi trebao ostati nepoznat drugim primateljima pisma. Posebno je prikladan za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.

krivo u masovnim slanjima naznačite primatelje pomoću polja "Kopiraj" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje dobijem pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50-90 primatelja. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite. slična tema. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. Što ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a najviše na prekid suradnje s jednim od njih. Nemojte to raditi na ovaj način.

Predmet pisma

Profesionalne službe za slanje e-pošte često pišu (ponekad razumno) o važnosti predmeta e-pošte na svojim korporativnim blogovima. Ali najčešće govorimo o prodajnim pismima, gdje predmet pisma rješava problem “e-mail treba otvoriti”.

Razgovaramo o dnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovora, samo s prefiksima Ponovno: ili FWD, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je volumen jednodnevne korespondencije za srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima tvrtki; njihov broj pisama ponekad prelazi ljestvicu na 200 ili više dnevno. Zato još jednom: nemojte slati e-poštu s praznim predmetom.

Dakle, kako pravilno formulirati predmet e-pošte?

Pogreška #1 : Samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, vjerojatno niste jedini iz vaše tvrtke koji komuniciraju s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se već iz adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovakvim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Pogreška #2 : drečav, prodajni naslov. Super je ako znate napisati takve naslove. Ali je li prikladno koristiti te vještine u poslovno dopisivanje? Upamtite svrhu retka predmeta poslovne e-pošte: ne prodavati, već pružiti identifikaciju i pretraživanje.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke, barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo donijeti nekoliko odluka uzastopno.

Stvar pristojnosti . Na početku pisma možete se zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu „Dragi moj Rodja, prošlo je više od dva mjeseca otkako sam s tobom pismeno razgovarao, od čega sam i sam patio i čak nisam spavao noći, razmišljanje.” Vrlo pristojno i vrlo skupo, kako u pogledu vremena za pisanje takvog uvoda, tako i u smislu vremena sugovornika da ga pročita. Dopisivanje je posao, sjećaš se? Nije esej u epistolarnom žanru za natjecanje ili pismo Raskoljnikovljevoj majci, već poslovna korespondencija.

Poštujemo svoje vrijeme i vrijeme primatelja!

Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkog susreta na izložbi. Ako se radi o nastavku suradnje ili dopisivanju u tijeku, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Apel . Uvijek me mučilo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo upućeno trima djevojkama po imenu Anna. Bez ikakve sumnje, napisao sam "Zdravo, Anna" i nisam se brinuo. Ali takva sreća nije uvijek slučaj.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a nemaju isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodione, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Pozdrav, kolege!"

Za sebe koristim pravilo oslovljavanja imenom osobe u polju "Za". I nemoj uopće kontaktirati one u kopiji. Ovo pravilo također vam omogućuje da točnije odredite (jednog!) primatelja pisma i svrhu ovog pisma.

Citat . Često je dopisivanje lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom ne brisati povijest dopisivanja i napisati svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovo dopisivanje tjedan dana kasnije, možete lako čitati dijalog od vrha do dna, silazeći po datumu.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Opcije računa" → "Sastavljanje i adresiranje". Mora da je tako.

Svrha pisma . Postoje dvije vrste poslovnih pisama:

• kada jednostavno informiramo sugovornika (primjerice, izvješće o obavljenom poslu za mjesec dana);
• a kada želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da on priloženi račun odobri za plaćanje.

U pravilu, ohrabrujućih pisama ima višestruko više od izvještajnih. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu čistim tekstom. Poziv na akciju treba biti popraćen imenom i biti posljednja rečenica u pismu.

krivo : “Porfirije Petroviču, ja znam tko je nasjekao staricu na smrt.”

Pravo : “Porfirije Petroviču, ja sam bio taj koji je nasmrt izrezao staricu, poduzmite mjere da me uhitite, dosta mi je patnje!”

Zašto bi dopisnik trebao umjesto vas razmišljati što učiniti s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam konfiguriranje automatske zamjene potpisa, na primjer klasični "S poštovanjem, ...". U Mozilli se to radi u izborniku "Alati" → "Opcije računa".

Da li u potpisu napisati kontakte ili ne, osobna je stvar svakoga. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom, svakako napišite. Čak i ako se dogovor ne dogodi kao rezultat komunikacije, ubuduće ćete se lako pronaći pomoću kontakata iz potpisa.

Na kraju, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Molimo navedite zadanu vrijednost u tijelu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije petka u 12 sati, smatram se amnestiranim." Naravno, rok mora biti stvaran (tekst iz primjera ne treba slati u petak u 11:50). Primatelj mora biti fizički sposoban pročitati vaše pismo i djelovati prema njemu. Takva "tišina" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sugovornika. Kao i uvijek, morate mudro pristupiti korištenju ove značajke. Ako vam osoba na vrijeme i redovito odgovara na vaša pisma, takav ultimatum može je, ako ne uvrijediti, onda malo stresirati ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovorite odmah, već da vas prisili da pričekate do petka.

Prilozi

Pisma često dolaze s privicima: životopisi, komercijalni prijedlozi, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo praktičan alat, a ujedno i izvor popularnih pogrešaka.

Greška : velika investicija. Često primam e-poruke s privicima veličine do 20 MB. U pravilu su to skenovi nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Dopisnikov program e-pošte gotovo će se sigurno zamrznuti na nekoliko minuta u uzaludnom pokušaju učitavanja pregleda privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu...

Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što bude pročitana? Provjerite veličinu ulaganja. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.

Što učiniti ako premaši?

• Pokušajte ponovno konfigurirati skener na drugačiji format i razlučivost. Na primjer, PDF i 300dpi daju prilično čitljive skenirane dokumente.
• Razmislite o programima kao što su WinRar ili 7zip arhiver. Neke se datoteke savršeno komprimiraju.
• Što učiniti ako je prilog ogroman i ne možete ga stisnuti? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teži 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrana informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze za pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim podacima pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.

I još jedna ne posve očita preporuka o ulaganjima - njihova Ime . Ono mora biti razumljivo i prihvatljivo primatelju. Jednom davno kuhali smo u društvu Komercijalna ponuda u ime.. neka bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Primio sam pismo od upravitelja s nacrtom CP-a na odobrenje, a privitak je uključivao datoteku pod nazivom “ForFedi.docx”. Voditelj koji mi je ovo poslao vodio je dijalog koji je išao otprilike ovako:

Dragi menadžeru, jeste li vi osobno spremni prići ovom poštovanom čovjeku i nazvati ga Fedjom u lice?

Nekako, ne, on je cijenjen čovjek, svi ga zovu po imenu i patronimu.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fediju”? Ako mu ga odmah pošaljem, misliš li da će kupiti sjekire od nas pomoću ovog CP-a?

Kasnije sam ga namjeravao preimenovati...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalni klijent- ili napraviti dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne odmah ispravno nazvati prilog: “Za Fjodora Mihajloviča.docx” ili još bolje - “KP_Sky_Axes.docx”.

Dakle, više-manje smo sredili e-mail kao "lice". Prijeđimo na pregled E-mail kao alat za učinkovit rad i razgovarajmo o njegovoj ometajućoj komponenti.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake distrakcije, s e-poštom se treba pooštriti pravila i uvesti raspored rada.

Najmanje morate isključiti SVE obavijesti o prispijeću pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, dobit ćete obavijest i zvučni signal, a oni će treptati ikonom pored sata i prikazati pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim vas bace u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih poruka - minus sat ili dva od vašeg života.

Neki ljudi imaju snažnu snagu volje koja im omogućuje da ih ne ometaju obavijesti, ali obični ljudi Bolje je ne izazivati ​​sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu to se radi kroz izbornik "Alati" → "Postavke" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke."

Ako nema obavijesti, kako možete shvatiti da je pismo stiglo?

Jako jednostavno. I sami, svjesno, izdvajate vrijeme da pretražite svoju poštu, otvorite svoj email klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, za ručak i navečer, ili tijekom prisilnog prekida rada, na primjer, u prometnim gužvama.

Ljudi se često pitaju što je s vremenom odgovora i hitnim pismima? Odgovaram: nemate hitnih pisama u svojoj pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (ovaj odjel ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti drugim kanalima - telefonom, SMS-om, Skypeom. Tada ćete svjesno otići u svoj klijent e-pošte i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim “Time Drive”) izjavljuju standardni odgovor na e-poštu u roku od 24 sata. Ovo je normalno pravilo lijepog ponašanja - ne očekujte trenutne odgovore putem e-pošte od sugovornika. Ako postoji hitno pismo, obavijestite ga bržim komunikacijskim kanalima.

Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo klijent e-pošte prema našem rasporedu.

Što učiniti kada odemo do pošte i uključimo se u aktivnost koja se zove "razvrstavanje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog djela?

Čuo sam puno o sustavu zero inbox, ali, nažalost, nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izumiti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci o ovoj temi. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o zero inbox sustavu u mojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui komentirali i dodali ili poboljšali opisani sustav.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga bi mapa Inbox uvijek trebala biti prazna. Nakon što počnete sortirati svoju pristiglu poštu, nemojte stati niti vas bilo što omesti dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s e-poštom u pristigloj pošti? Morate proći kroz svako slovo redom i izbrisati ga. Da, samo označite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim.

1. Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor neće trajati više od tri minute, a zatim odgovorite odmah.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora trajat će više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje pretvaranje e-pošte u zadatak, pretvorite e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno prekrasnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: proslijedite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon što ste brzo odgovorili na pismo, pretvorili ga u zadatak ili ga jednostavno pročitali, trebate odlučiti što dalje učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.

Ovdje su mape za dugotrajno skladištenje Imam.

• 0_Izvrši. Nemam takvu mapu, ali ako nemate rokovnik, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljan rad. Ovu mapu također treba redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u vrijeme koje je za to posebno određeno.
• 1_Ref. Odavde sam stavio slova popratne informacije: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoje trenutni odnosi. Naravno, za svaki projekt ili partnera kreirana je posebna mapa. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika Neb-a vezana uz ovog partnera. Vrlo povoljno: ako je potrebno, sva korespondencija na projektu dostupna je u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Ovdje sam stavio ona slova koja bi bilo šteta izbrisati, a korist od njih nije očita. Mape sa zatvoreni projekti iz "2_Projekti". Ukratko, “Muzej” čuva prve kandidate za uklanjanje.
• 4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izvješća o usklađivanju klijenata, karte za putovanja. Mapa ima mnogo sličnosti s mapama “2_Projects” i “1_Reference”, u njoj su pohranjene samo računovodstvene informacije, a informacije o upravljanju pohranjene su u mapi “2_Projects”. U “4_Documents” postoje mrtve informacije, au “2_Projects” postoje žive informacije.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo stvarno korisne biltene kojima se nakon nekog vremena želim vratiti radi inspiracije ili pronalaska rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta e-pošte koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama u Thunderbirdu postoji potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije ovo radim svjesno, pa dolje zastava! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Postavke" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtre koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu "Odvjetnik". Napustio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: pisma odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na neki projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će određeno pismo biti pohranjeno, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u ulaznoj pošti. Filtere sada koristim samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisama koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu se konfiguriraju u izborniku “Alati” → “Filtri poruka”.

Pa kad pravi pristup E-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavijesti o pristizanju novih pisama? ;)

Sada kada ste izradili svoj Gmail, možete početi slati e-poštu. Sastavljanje e-pošte može biti jednostavno poput upisivanja kratke poruke. Možete koristiti formatiranje, privitke i potpise.

U ovom vodiču pokazat ćemo vam kako sastaviti e-poruku, dodati privitak u e-poštu i kako izraditi potpis koji će se pojaviti u svim vašim e-porukama.

Pisanje pisma

Za sastavljanje pisma koristi se poseban prozor. Ovdje ćete dodati e-mail adresu primatelja, predmet i samu poruku. Također možete koristiti Različite vrste formatirajte tekst i dodajte privitke. Ako želite, možete čak izraditi potpis koji će biti dodan u sve vaše e-poruke.

Prozor za sastavljanje pisma

1. Primatelji.

Ovo su ljudi kojima šaljete pismo. Morat ćete zapisati adresu e-pošte svakog primatelja.

U većini slučajeva, primatelje ćete dodati u polje Prima, ali ih možete dodati i u polja Cc ili Bcc.

2. Carbon Copy i Bcc.

Kopija znači "točna kopija". Ovo polje se koristi kada želite poslati e-poštu nekome tko nije primarni primatelj. Na taj način možete držati osobu u tijeku i istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovoriti na e-poštu.

Bcc znači "točna skrivena kopija". Radi isto kao Cc, ali su sve adrese primatelja u ovom polju skrivene. Stoga je korištenje ovog polja jedan od najbolji načini poslati pismo veliki broj ljudi i održavati povjerljivost.

3. Tema.

Predmet treba naznačiti suštinu pisma. Predmet treba biti kratak, ali ipak točno informirati primatelja o biti poruke.

4. Tijelo.

Ovo je tekst pisma. Obično pismo s pozdravom, nekoliko paragrafa, potpisano vašim imenom itd.

5. Gumb za slanje.

Kada završite s pismom, kliknite gumb za slanje kako biste ga poslali primateljima.

6. Mogućnosti oblikovanja.

Pritisnite gumb Mogućnosti oblikovanja da biste im pristupili. Formatiranje vam omogućuje promjenu izgleda i stila vašeg pisanja. Na primjer, možete promijeniti veličinu i boju fonta i dodati poveznice.

7. Priložite datoteke.

Privitak je datoteka (kao što je slika ili dokument) koja se šalje zajedno s e-poštom. Gmail vam omogućuje da u e-poruku uključite više privitaka. Pritisnite gumb Priloži datoteke da dodate privitak e-poruci.

Za slanje e-pošte:

Ako je osoba kojoj pišete već u vašim kontaktima, možete početi upisivati ​​njeno ime, prezime ili e-poštu, Gmail će početi prikazivati ​​odgovarajuće kontakte odmah ispod polja Prima. Možete odabrati onu koja vam je potrebna i pritisnuti Enter da dodate adresu osobe u polje Prima.

Dodavanje privitaka

Privitak je datoteka (kao što je slika ili dokument) koja se šalje zajedno s e-poštom. Na primjer, ako tražite posao, možete poslati svoj životopis tako da ga priložite e-poruci, a tijelo e-pošte postat će vaše propratno pismo. Dobra je praksa uključiti spominjanje privitka u tijelu e-pošte, posebno ako primatelji ne očekuju da će ga primiti.

Ne zaboravite priložiti datoteke prije nego što kliknete gumb Pošalji. Korisnici vrlo često zaborave priložiti datoteke prije slanja poruke.

Za dodavanje privitka:

1. Dok sastavljate pismo, kliknite na ikonu spajalice na dnu prozora za stvaranje slova.
2. Pojavit će se dijaloški okvir za učitavanje datoteke. Odaberite željenu datoteku i kliknite Otvori.
3. Privitak će se početi preuzimati na poslužitelj e-pošte. Većina privitaka preuzima se za nekoliko sekundi, no nekima je potrebno dulje.
4. Kada ste spremni za slanje e-pošte, kliknite Pošalji.

Možete kliknuti gumb Pošalji prije nego što se privitak učita na poslužitelj. Gmail će poslati e-poštu tek nakon preuzimanja.

Gmail vam omogućuje dodavanje različitih vrsta oblikovanja teksta.

• Kliknite gumb Formatiranje na dnu prozora za pisanje kako biste otvorili opcije oblikovanja.

1) Font

U Gmailu možete birati između nekoliko fontova. Možete promijeniti font cijelog slova ili nekoliko riječi.

2) Veličina slova

U većini slučajeva nećete ni razmišljati o promjeni veličine fonta i koristit ćete normalnu veličinu fonta, no ponekad vam je za isticanje riječi potrebna druga veličina.

Budite oprezni s ovom opcijom. Slova koja su prevelika ili mala mogu učiniti pismo nečitljivim.

3) Podebljano, kurziv, podcrtano

Možete istaknuti tekst tako da ga napravite podebljano, pisati kurzivom ili naglasiti.

4) Boja teksta i pozadine

U neformalnom pisanju možete promijeniti tekst i boju pozadine za neke riječi.

Pokušajte izbjeći previše svijetle boje, jer je tekst ove boje teško vidljiv na bijeloj pozadini.

5) Usklađivanje

Možete promijeniti poravnanje teksta u svojoj e-pošti.

6) Numerirani popisi i popisi s grafičkim oznakama

Svoj tekst možete napisati kao numerirani ili označeni popisom.

Ova metoda pomaže istaknuti svaki element popisa i odvojiti ih jedan od drugog.

7) Uvlačenje

Možete povećati ili smanjiti lijevi ili desni ispun.

8) Citat

Citat je još jedan način da se istakne dio teksta.

9) Jasno oblikovanje

Za potpuno uklanjanje svih oblikovanja iz e-pošte kliknite gumb Očisti oblikovanje.

10) Gumb plus

Pritisnite gumb plus za otvaranje dodatnih opcija: dodajte fotografiju, umetnite vezu, umetnite emoji ili umetnite pozivnicu.

Dodavanje potpisa

Potpis je neobavezan blok slova koji se pojavljuje na kraju teksta u svakom pismu koje pošaljete. Prema zadanim postavkama, Gmail ne uključuje potpis u vašoj e-pošti, ali to je lako popraviti. To obično uključuje vaše ime i Podaci za kontakt: telefon, email adresa. Ako koristite Gmail na poslu, u svoj potpis možete uključiti svoje radno mjesto, naziv tvrtke i adresu ili adresu web stranice.

Ne zaboravite da vaš potpis bude kratak. Umjesto navođenja svih brojeva telefona, e-maila i poštanskih adresa, dovoljno je navesti par osnovnih.

Imajte na umu da će vaš potpis vidjeti mnogo ljudi, tako da ne morate uvijek uključiti svoju kućnu adresu ili druge osobne podatke. Zašto se to može dogoditi čak i kada pišete svojim prijateljima, jer oni mogu proslijediti vaše pismo nekom drugom.

Većina klijenata e-pošte, uključujući Gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, pružaju mogućnost slanja jedne e-pošte velikom broju primatelja. Obično to možete učiniti pomoću funkcije Kopirati(na Engleski jezik skraćenica koja se koristi za njegovo označavanje SS), ili Skrivena kopija (CCB). Prilikom slanja poruke na Kopije primatelji mogu vidjeti email adrese druge osobe kojima je također poslano ovo pismo. U drugom slučaju, identitet dodatnih primatelja je skriven.

Dodavanje adrese primatelja

Da biste odredili primatelja(e) e-pošte, unesite njihovu adresu e-pošte u polje Kome (Da):

Neki klijenti e-pošte omogućuju vam da jednostavno unesete svoje korisničko ime u polje, koje zatim program automatski popunjava.

Ako koristite ovo polje za slanje e-pošte većem broju osoba, svatko od njih će moći vidjeti puni popis drugi primatelji.

Kako napraviti kopiju e-pošte

Polje CC ili Kopirati koristi se za razmjenu elektroničkih poruka na neizravniji način od polja Kome. Ako ste u svom elektronička pošta ne obraćaju se izravno osobi, ali bi željeli da ta osoba prati raspravu u lancu e-pošte ili jednostavno bude upoznata s ovom temom, poljem Kopirati htjeti izvrsna opcija. Adresat, koji je u Kopije pisma, primi nepročitano pismo u sandučić, baš kao i ono koje je stavljeno u sandučić Kome; jedina razlika je u tome kome prvo naslovite pismo u tijelu vaše e-pošte. U profesionalnom svijetu, slanje poštom na Kopije koristi se vrlo široko i služi za informiranje kolega o raznim događajima i temama.

Možete navesti primatelje e-pošte jednostavnim unosom popisa adresa u polje Kopirati, koji se obično nalazi odmah ispod polja Kome. Svi u ovom lancu primatelja moći će vidjeti imena i adrese e-pošte svih ostalih primatelja:

Kako BCC e-poštu

Svaki klijent e-pošte (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo itd.) omogućuje pošiljatelju e-pošte da dopre do velikog broja ljudi bez izlaganja svojih podataka drugim korisnicima u lancu e-pošte. Ova funkcija se zove BCC ili Skrivena kopija. Primatelje možete sakriti unosom njihovih adresa u polje Skrivena kopija umjesto korištenja polja Kome I Kopirati:

Ovu značajku možete koristiti i za pojedinačne i za grupne e-poruke. Ovo je posebno korisno ako želite svoje kontakte zadržati privatnima, zaštititi ih od neželjene pošte i neželjene e-pošte ili jednostavno ako ne želite da vaši primatelji znaju tko je primio istu poruku.

Polje Skrivena kopija nije uvijek dostupno prema zadanim postavkama za sve klijente e-pošte. Na primjer, u Outlook Morat ćete otići na Mogućnosti za pristup postavkama; V Thunderbird morat ćete odabrati ovu funkciju iz padajućeg izbornika; V Gmail treba pritisnuti gumb Kopirati I Skrivena kopija; V Windows Live Mail Morat ćete istovremeno pritisnuti tipke Alt + B.

Slika: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

U Microsoft Outlooku možete odrediti da se za sve poruke koje pošaljete automatski Bcc (Bcc) šalje drugim popisima za distribuciju ili korisnicima.

Jedan scenarij u kojem je ovo pravilo korisno jest kada svi članovi grupe odgovaraju na dolazne poruke e-pošte, kao što je Centar za pomoć. Kada jedan član grupe odgovori na poruku, ostali članovi grupe automatski primaju kopiju odgovora, održavajući sve odlazne poruke ažurnima.

pravila klijenta

Stvorite pravilo

Sada, svaki put kada pošaljete poruku, bila to nova poruka, proslijedite poruku ili odgovorite, osobe ili grupe koje su navedene u pravilu bit će automatski dodane kao primatelji kopije. Imena osoba ili grupa ne pojavljuju se u retku Cc nove poruke, ali će se ta imena pojaviti svim primateljima poruke.

Onemogući pravilo

U prikazu Mail, na kartici Dom kliknite gumb pravila > Upravljanje pravilima i upozorenjima.

Na kartici u odjeljku Pravilo

Pritisnite gumb u redu.

Pravila i upozorenja.

Savjet: dodatne informacije Za informacije o tome kako brzo onemogućiti ovo pravilo za pojedinačne poruke, pogledajte sljedeći odjeljak ("").

Upotrijebite kategoriju da onemogućite automatsku CC za pojedinačne poruke

Ako želite fleksibilnost isključivanja automatskih novih pravila kopiranja na temelju jedne poruke bez potrebe za kretanjem kroz dijaloški okvir pravila i upozorenja, možete koristiti značajku kategorija u programu Outlook, zajedno s pravilom.

Savjet:

Najprije trebate stvoriti pravilo za automatsko slanje slijepe kopije (CC) za sve poruke e-pošte koje šaljete.

Ovo specifično pravilo se zove pravila klijenta. Pravila klijenta pokreću se samo na računalu na kojem su stvorena i pokreću se samo ako je pokrenut Outlook. Ako biste poslali e-poštu koristeći račun e-pošte na drugom računalu, pravilo se ne bi pokrenulo s tog računala pa bi se generiralo na tom računalu. To isto pravilo mora biti kreirano na svakom računalu koje ga planira koristiti.

Stvorite pravilo

Sada svaki put kada pošaljete poruku, bila to nova poruka, proslijedite poruku ili odgovorite, osobe ili popisi distribucije navedeni u pravilu automatski će se dodati kao primatelji kopije. Imena osoba ili popisi distribucije ne pojavljuju se u retku Cc nove poruke, ali će se ta imena pojaviti svima koji prime poruku.

Onemogući pravilo

Da biste spriječili automatsko slanje kopije, prvo morate onemogućiti pravilo.

U Pošti u izborniku Servis kliknite gumb Pravila i upozorenja.

Na kartici Pravila e-pošte U poglavlju Pravilo poništite okvir koji odgovara pravilu koje ste stvorili.

Pritisnite gumb u redu.

Sada možete poslati poruku bez automatskog slanja kopije drugim osobama ili popisima za slanje e-pošte. Pravilo će biti neaktivno dok se ponovno ne omogući u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja.

Savjet:

Upotrijebite kategoriju da onemogućite automatsku CC za pojedinačne poruke

Ako želite onemogućiti novo automatsko pravilo Send CC za pojedinačne poruke bez pozivanja dijaloškog okvira Pravila i upozorenja, možete postaviti pravilo na kategoriju koja je dostupna u programu Office Outlook 2007.

Izmijenite pravilo koje ste ranije izradili tako da kada poruci dodate navedenu kategoriju, pravilo ne šalje automatski kopiju.

Kad god želite onemogućiti pravilo auto-cc za poruku, primijenite kategoriju na nju.

Savjet: Možete koristiti tipkovni prečac ako ste ga naveli prilikom stvaranja kategorije.

Kada pošaljete poruku, pravilo automatskog kopiranja neće se primjenjivati.

Dodatak "E-pošta" omogućuje pristup putem IMAP protokola bilo kojem udaljenom poslužitelju pošte koji podržava ovaj protokol, uključujući uslugu pošte mail.ru (rezervni Mail.ru). Pomoću ovog dodatka automatski se stvara sigurnosna kopija Mail ru pošte.

Kako sigurnosno kopirati Mail.ru poštu pomoću dodatka za e-poštu?

Da biste napravili sigurnosnu kopiju Mail.ru pošte kao automatizirani Handy Backup zadatak, upotrijebite sljedeće upute:

1. Otvorite Handy Backup. Pozovite novi zadatak pomoću tipki Ctrl+N ili gumba.
2. U čarobnjaku za izradu zadatka odaberite sigurnosno kopiranje podataka u 1. koraku.
3. Idite na 2. korak i odaberite dodatak s popisa izvora podataka E-mail.

1. Dvaput kliknite na dodatak ili kliknite gumb za dodavanje - otvorit će se prozor dodatka.
2. U dijaloškom okviru koji se otvori unesite podatke o svom računu za sigurnosno kopiranje Mail.ru
>

Napomena: potpuni skup standardnih postavki za sigurnosno kopiranje pošte Mail.ru - poslužitelj imap.mail.ru, port 993, vrsta veze SSL/TLS, autorizacija "Plain".

1. Pritisnite OK - program će uspostaviti vezu. Povratak na prozor dodatka.
2. Označite podatke za kopiranje pošte.

Bilješka. Možete sigurnosno kopirati Mail sve do jedne poruke.

1. Nakon što ste provjerili sve tražene podatke, ponovno kliknite OK i vratite se na 2. korak.
2. Nastavite s izradom zadatka. Više detalja o koracima zadatka možete pronaći u korisničkom priručniku.

Prednosti Mail.ru sigurnosne kopije pošte s Handy Backupom

Širok raspon mogućnosti pohrane podataka

U koraku 3 možete odabrati gdje ćete spremiti sigurnosnu kopiju Mail.ru pošte. Odaberite iz širokog raspona mogućnosti pohrane, uključujući lokalne i izmjenjivi diskovi, FTP poslužitelji, mrežni pogoni i NAS uređaji, Yandex.Disk oblaci, Google Drive, Dropbox, OneDrive, posebna pohrana HBDrive itd.

Zaštita i kompresija podataka

Šifrirajte svoje poruke 128-bitnim ključem pomoću modificiranog BlowFish algoritma. Komprimirajte podatke u jednu datoteku ili pojedinačno u ZIP arhivu. Ili ostavite podatke nepromijenjene za pregled i izmjenu sigurnosnih kopija pošte bez vraćanja.

Različite opcije sigurnosne kopije pošte

Odaberite između inkrementalnih, diferencijalnih ili mješovitih sigurnosnih kopija pošte kako biste uštedjeli vrijeme i mrežni promet. Pohranite nekoliko verzija sigurnosne kopije mail.ru, s vremenskim oznakama ako je potrebno. Riješite se zastarjelih sigurnosnih kopija.

Pozivanje drugih programa prije ili nakon zadatka

Iskoristite priliku da pokrenete druge zadatke, na primjer, klijent e-pošte s POP3 protokolom ili sakupljač smeća, prije ili nakon pokretanja zadatka sigurnosne kopije pošte Mail.ru. Automatizirajte kopiranje pošte kao dio vašeg tijeka rada!

Automatsko pokretanje i ponavljanje zadataka

Pokrenite sigurnosnu kopiju pošte u određeno vrijeme i ponovite je u zadanim intervalima od mjeseci do uključivo minuta. Povežite pokretanje zadatka s događajem sustava ili povezivanjem USB pogona. Koristite automatsko pokretanje za propuštene zadatke.

Ostale mogućnosti kontrole

Pokrenite Handy Backup kao Windows uslugu ili kao program naredbenog retka kako biste izbjegli ometanje korisnika. Pošaljite obavijesti e-poštom o obavljenom poslu. Koristite izvješća i zapisnike za praćenje rada. Pokretanje zadataka ručno s glavne ploče.

Mail.ru sigurnosna kopija pošte s Handy Backupom potpuno je automatizirana, vrlo učinkovita metoda spremanja vaših poruka. Isprobajte sada preuzimanjem besplatnog probnog razdoblja od 30 dana!