Reguli de corespondență prin e-mail. Reguli generale de desfășurare a corespondenței de afaceri

Oricine se străduiește în cercurile de afaceri să arate decent folosește întotdeauna. Și își amintește întotdeauna principalul lucru - un e-mail nu ar trebui să păteze nici destinatarul, nici reputația companiei a cărei reprezentant este, nici imaginea afacerii.

Capacitatea de a conduce corect și competent corespondența prin e-mail de afaceri este componenta principală a imaginii unui manager modern. Acesta este atât un semn al unui nivel cultural general, cât și un indicator al profesionalismului personal. În conformitate cu modul în care o persoană este capabilă să-și formuleze și să-și oficializeze gândurile, se poate judeca cu încredere atitudinea sa față de ceilalți și față de sine personal. Un e-mail, scris neglijent, poate strica cu ușurință reputația de afaceri a autorului în ochii partenerilor și colegilor.

Reguli de e-mail pentru afaceri

1. Folosiți lucrătorul numai în scopuri oficiale. Adresa de e-mail. Dacă trimiteți o scrisoare de la un server care funcționează în timp ce sunteți la serviciu, aceasta este salvată, atât e-mailurile trimise, cât și cele primite. În orice moment, angajatorul dumneavoastră poate citi scrisoarea. Efectuați corespondența de afaceri numai între pereții biroului.

2. Înțelegeți clar cui i se adresează mesajul dvs. și cui vă pot fi utile informațiile conținute în acesta. Cui ii este adresata scrisoarea ta? Client? Partener? Coleg? Subordonat? șeful? Destinatarul este indicat în coloana „cui”, cei interesați – „copie”. Nu trimite niciodată copii suplimentare, în special șefului tău. Dacă în e-mail sunt menționate terți, atunci aceștia, de regulă, sunt introduși și în coloana „copie”.

3. Pentru tine, formulează scopul mesajului. Care este scopul tău: ce încerci să obții de la cititorul scrisorii tale? La ce reacție vă așteptați? Destinatarul, după ce a citit mesajul dvs., ar trebui să înțeleagă imediat ce aveți nevoie de la el. Reguli pentru efectuarea corespondenței electronice:

Dacă doriți să aduceți un aspect individual evenimentelor - de la persoana întâi (noi, eu)
Dacă mesajul dvs. este de natură solicitantă sau instructivă - de la persoana a 2-a (tu, tu)
Dacă scrieți o scrisoare în calitate de observator extern și doriți să informați destinatarul despre fapte sau evenimente din trecut - de la persoana a 3-a (ei, ea, el).

4. Nu lăsa câmpul „subiect” gol. Majoritatea persoanelor care primesc e-mail încep studiul corespondenței uitându-se la câmpul „subiect”. O persoană ia decizia de a citi o scrisoare în câteva secunde, astfel încât conținutul scrisorii ar trebui să fie reflectat în linia de subiect. Subiectul trebuie să fie scurt, specific și informativ.

5. Păstrați conținut clar: adresa și salutul, parte principală, rezumat, semnătură, contacte. Fiecare scrisoare trebuie să conțină eticheta prin e-mail. Nu fi leneș și nu sări peste niciuna dintre părțile conținutului acceptat, o scrisoare corect concepută este un indicator al profesionalismului tău.

6. Apel și salut către destinatar - un indicator al respectului dumneavoastră pentru el. Începeți fiecare scrisoare cu un mesaj personal și un salut, dacă este posibil. Este politicos să te adresezi cuiva prin prenume. După contestație, pune o virgulă dacă vrei să dai mesajului un caracter cotidian. Și dacă doriți să subliniați oficialitatea și semnificația, atunci un semn de exclamare, chiar dacă această scrisoare este adresată unui coleg cu care comunicați des.

7. Respectați principiul: scurt și clar (KJ). Una dintre regulile principale ale corespondenței prin e-mail de afaceri este „cuvinte minime – informații maxime”. Spuneți-vă gândurile în mod specific (clar), consecvent, concis și înțeles. Propozițiile trebuie să fie scurte, astfel încât destinatarului să fie mai ușor să transmită informațiile necesare. Există unul e-mail regula de aur- porționat, un subiect - o scrisoare. Este mai bine să trimiteți mai multe e-mailuri (fiecare pe același subiect) decât un e-mail mare cu câteva idei care nu au legătură.

8. Nu faceți corespondență de afaceri din comunicare informală. Nicio emoție într-un e-mail! Dacă doriți să subliniați emoțional punctele menționate în e-mail, subtextul emoțional trebuie să fie ascuns în spatele unui ton de prezentare neutru, calm în exterior și corect. Se realizează prin conținut, nu prin limbaj.

9. Respectați o structură clară pentru construirea textului principal al scrisorii. Cel mai adesea, scrisoarea constă din trei părți:

Motivul scrierii scrisorii (motiv, motive). Această parte este de obicei cât mai scurtă posibil.
Prezentarea secvenţială a esenţei problemei
Decizii, cereri, sugestii, concluzii

10. Aspect mesajele ar trebui să fie extrem de ușor de înțeles. Împărțiți textul în paragrafe, în care nu ar trebui să fie mai mult de cinci până la șase rânduri. Este mai bine să separați paragrafele unul de celălalt cu o linie goală. Alegeți o culoare și un font, astfel încât textul să fie mai bine perceput. Este mai bine să nu folosiți semne de exclamare, emoticoane, abrevieri, elemente cursive fără nevoie specială.

11. Scrie bine. O scrisoare analfabetă indică faptul că autorul nu este suficient de educat. Reputația afacerii dvs. este discreditată de greșelile de scriere și erorile din text. Înainte de a trimite o scrisoare eticheta prin e-mail vă recomandă să citiți cu atenție scrisoarea. Multe programe de e-mail și editori de text pot verifica semnele de punctuație și ortografia și, atunci când găsesc erori, oferă opțiuni de corectare. Acest serviciu este necesar pentru scrierea de e-mailuri.

12. Gândiți-vă ce documentație trebuie să transferați în atașamente. Nu includeți în corpul scrisorii informatii detaliate, este mai bine să-l trimiteți ca fișier separat. Asigurați-vă că indicați în linia de subiect ce fișier inserați, altfel destinatarul îl poate considera un virus. Toate fișierele trebuie verificate cu software antivirus înainte de a fi trimise.

13. Scrieți întotdeauna informații de contact și abonați-vă. Acest lucru vă va arăta din partea bună și vă va demonstra calitățile profesionale. Semnătura nu trebuie să depășească cinci sau șase rânduri. Ar trebui să conțină numele companiei, prenumele și prenumele postului dvs. De obicei, pentru destinatarii externi, sunt indicate și adresa dvs. de e-mail, numărul de telefon și adresa site-ului web al companiei.

14. Postscriptul este rar folosit în corespondența de afaceri. Dacă utilizați un postscript în mesajul dvs., acesta este un indicator că nu v-ați gândit suficient la conținutul scrisorii.

15. Doar în cazuri speciale se afișează o confirmare de citire. De obicei, o confirmare de citire ar trebui să fie setată numai pentru destinatarii externi și numai atunci când este așteptat un răspuns de la destinatar.

16. Folosiți steagul „de mare importanță” doar atunci când este cu adevărat necesar. Dacă e-mailul conține informații importante care necesită o analiză urgentă, setați importanța la „mare”. Aceasta vă va evidenția e-mailul în căsuța de e-mail. Dar nu este recomandat să abuzați de această funcție în zadar.

17. Recitiți scrisoarea înainte de a o trimite. Este totul concis, specific, clar, există informații inadecvate și erori gramaticale. Informațiile despre destinație sunt corecte? Verificați consistența și logica prezentării.

18. Răspunde prompt la e-mailuri. Notificarea primirii unei scrisori este o manifestare de respect pentru colegi sau parteneri, un semn de bun gust. Dacă este pornit acest moment nu poți răspunde la scrisoare, atunci autorul trebuie informat și să promită că vei răspunde imediat cu prima ocazie. Răspundeți la toate întrebările în ordine. Nu începeți răspunsul ca o scrisoare nouă. Dacă scrisoarea nu primește răspuns în 48 de ore, atunci destinatarul poate crede că scrisoarea sa a fost ignorată sau pierdută.

19. Cel care a inițiat corespondența încheie dialogul electronic.

20. Amintiți-vă că reguli de corespondență e-mail , sau mai bine zis, respectarea lor este un indicator al unui manager profesionist modern.

Înainte de a compila un anumit mesaj, este necesar să ne amintim diferența dintre eticheta unei scrisori de afaceri și a unei scrisori personale. Cel mai important este să observați nivelul de încredere în prezentarea temei alese. Destinatarul este mai probabil să fie impregnat de cutare sau cutare problemă și va încerca să se implice în rezolvarea întrebărilor puse dacă simte o comunicare în direct în rândurile scrisorii. De aceea, cei care cunosc eticheta modernă de scris în afaceri nu includ în text asemenea anacronisme precum „bazat pe fapt”, „ar trebui” sau și mai uitatul „inform prin prezenta”.

Caracteristici

Focalizarea și definirea clară a scopului, consistența în prezentarea faptelor, specificul propunerilor și solicitărilor, conținutul informativ al mesajelor despre acțiuni și fapte au fost păstrate în scrisorile de afaceri. Scrisorile de afaceri au început să fie compuse într-un mod mai obișnuit, cu toate acestea, nu au dobândit declarații emoționale deschise, epitete și comparații din trăsăturile corespondenței personale, vechea etichetă a scrisului de afaceri încă triumfă aici. Și tocmai pentru că scopul unui astfel de mesaj este, ca și până acum, depunerea unei propuneri, care trebuie neapărat urmată de un răspuns concret, influența autorului unei scrisori de afaceri ar trebui să fie foarte mare, deoarece încurajează destinatarul să întreprinde acțiuni de natură specifică. Mai mult, textul este întocmit în așa fel încât punctul de vedere al autorului să nu reprezinte propria atitudine față de problemă, ci interese reciproc avantajoase în soluționarea acesteia.

Eticheta unei scrisori de afaceri prescrie să nu se folosească pronumele „eu”, așa cum este obișnuit în corespondența personală, dar aici accentul pe un alt pronume - „tu” este potrivit. Dacă un mesaj de afaceri este scris fără erori, imprimat îngrijit, textul este plasat în conformitate cu toate regulile și cerințele existente și, prin urmare, este citit nu numai ușor, ci și cu plăcere, corespondența va continua cu siguranță. Deși și astăzi este de foarte multe ori necesară descifrarea frazelor întortocheate în mod capricios, căutând subiectul și predicatul pentru a ajunge la fundul sensului inerent acestora. Regulile scrisului de afaceri se schimbă foarte repede acum. Ce ton bun a fost să scrii de mână. Atunci se putea fi sigur că mesajul nu a fost o copie carbon. Câtă personalitate se vedea în acest mesaj, iar la relația dintre destinatar și autor s-a adăugat întotdeauna respect. Păcat că acest obicei este complet depășit, iar aproape toate scrisorile au devenit acum electronice.

Reguli moderne

O scrisoare de afaceri, din care un eșantion va fi prezentat mai jos, reprezintă corespondența unui act civilizat modern. Astăzi, nu există reguli mai puțin diverse care trebuie respectate. Deși, în comparație cu limba oficiala, care a existat în țară în urmă cu aproximativ cincizeci de ani, aceste reguli par mai degrabă nuanțe sau subtilități deosebite. În primul rând, așa cum dictează regulile unei scrisori de afaceri, trebuie să utilizați un salut înainte de începutul textului într-un apel personal către destinatar. Deși acum în corporații și orice organizații care nu sunt prea mici există o comunicare internă a formatului ISQ, unde răspunsul urmează întrebarea, întrebarea după răspuns și în această corespondență rapidă, adresarea pe nume de fiecare dată nu este necesară. in orice caz design corect O scrisoare de afaceri implică o concentrare individuală și, prin urmare, este necesar un apel personal.

Subiectul scrisorii în corespondența modernă este de obicei plasat într-un câmp separat și trebuie completat corespunzător, adică conform conținutului. Formularea corectă a subiectului scrisorii reprezintă jumătate din succes, deoarece acesta este primul lucru pe care îl va vedea destinatarul. Formularea exactă îl va ajuta să se acorde în mod corect și să perceapă rapid și complet informațiile primite. Și este imperativ să informați destinatarul despre primirea răspunsului său - acesta este un ton bun, o manifestare de respect față de colegi și parteneri, au făcut asta acum o sută două sute de ani și nici atunci nu s-au grăbit să trăiască și știa exact cum să scrie o scrisoare de afaceri. Astăzi, trebuie să răspundeți rapid la un mesaj, în care e-mailul vă ajută - comunicarea are loc foarte rapid. Dacă nu puteți răspunde imediat, mai trebuie să trimiteți un mesaj despre primirea unui răspuns, unde puteți specifica ora următoarei sesiuni de comunicare.

timp și loc

Trebuie amintit că din punct de vedere psihologic timpul limită de răspuns în valoarea sa critică este de patruzeci și opt de ore. Acesta este cazul dacă nu există o funcție de răspuns automat. Când au trecut două zile, destinatarul este deja plin de încredere că scrisoarea sa a fost ignorată sau, în cel mai bun caz, pierdută. Regulile unei scrisori de afaceri conțin și acest punct: nu amânați niciodată un răspuns, deoarece aceasta este o pierdere indispensabilă a unui client, iar partenerul va începe să se îngrijoreze și să se gândească la întreruperea tot felul de relații. În orice caz, aceasta este o încălcare gravă a eticii. Corespondență de afaceri. Dacă trebuie să trimiteți aceleași informații, puteți pur și simplu să extindeți lista de corespondență. Plasarea tuturor adreselor într-un câmp „către” reduce foarte mult timpul de livrare, iar transparența în parteneriate este menținută: toți cei care primesc scrisoarea văd lista generată.

Un mesaj grozav pentru a continua parteneriatele este expresia politicoasă „mulțumesc anticipat”. Cum este scrisă într-o scrisoare de afaceri și în ce parte este plasată - fiecare decide singur. Desigur, destinatarul ar trebui să-l vadă după ce a învățat deja informațiile și i-a îndemnat la acțiune. La sfârșitul scrisorii, înainte de blocarea contactului - cel mai mult cel mai bun loc pentru această frază. Apropo, despre informațiile de contact: ar trebui să fie în fiecare scrisoare, nu numai în prima. Telefoanele autorului, poziția și orice altceva nu pot fi forțate să caute. Designul unei scrisori de afaceri nu depinde de durata corespondenței. Regulile trebuie respectate întotdeauna. Și pentru a nu ghici dacă destinatarul a primit scrisoarea, există o funcție de interogare. Numai în acest caz, poți fi sigur că a fost citit. Istoricul corespondenței trebuie salvat, nu puteți scrie un răspuns cu un mesaj nou. Cu toate acestea, atunci când transmiteți întregul flux de comunicare pentru a rezolva o anumită problemă, este necesar să vă amintiți nu numai despre subordonare, ci și despre confidențialitate. Dacă corespondența conține informații personale, aceasta trebuie ștearsă înainte de a fi citită de terți.

O scrisoare de afaceri este un fel de portret psihologic al expeditorului, al lui carte de vizită, precum și o parte din imaginea și reputația companiei. Cum să te ferești de perspectiva de a pune o cruce îndrăzneață asupra tuturor acestor lucruri - în articolul nostru.

Tatiana Nikolaeva,

Expert lider în eticheta în afaceri la Centrul de instruire în negociere, Moscova

Reguli de e-mail pentru oameni de afaceri- acesta este un fel de instrument care vă permite să „păstrați fața” companiei și să reflectați imaginea acesteia în comunicarea cu partenerii. Care sunt regulile cheie ale corespondenței prin e-mail de afaceri pe care comercianții trebuie să le ia în considerare? Să aruncăm o privire mai atentă, pentru că într-adevăr joacă un rol uriaș.

Regula 1: Includeți subiectul e-mailului

Prin acest criteriu o persoană ocupată decide ce scrisoare să deschidă prima. În plus, această regulă de e-mail permite interlocutorului să găsească scrisoarea dorită printre fluxul de corespondență. De exemplu, este convenabil să primiți e-mailuri cu subiecte care reflectă diferite aspecte organizaționale ale aceluiași proces.

De exemplu: „Pachetul de documente al participantului”, „Factura de participare la expoziție”, „Notă pentru participantul la expoziție”, „Dispunerea pavilioanelor expoziționale”, etc. Dacă toată corespondența a fost efectuată cu subiectul „Participarea la expoziție”. expoziție”, găsiți scrisoarea dorită într-o corespondență extinsă ar fi mult mai dificil.

Regula 2. Nu uitați de adresă și salut

Aici ar trebui să înceapă scrisoarea. Este mai bine să faceți acest lucru în această formă: „Bună ziua, numele (patronimic) al destinatarului”. Construcția greoaie a lui „Bună ziua!” mai bine sa nu folosesti. De asemenea, este incorect să indicați următoarea formulare: „Bună ziua, domnule Ivanov”. Într-un mediu de afaceri, ei nu vorbesc despre sănătate. Dacă scrisoarea este adresată unui grup de persoane, puteți folosi cuvântul colectiv: „Stimați domni!” sau „Colegii!”. Puteți face fără contact doar în cazul corespondenței intense în modul „întrebare-răspuns”, ca atunci când comunicați pe Skype.

Expresii care nu pot fi folosite în corespondență

Dacă e-mailul este un canal important de generare de clienți potențiali pentru organizația dvs., iată 11 fraze, de care redactorii revistei „Director comercial” recomandă să scapi urgent.

Regula 3. Amintiți-vă că concizia este sora talentului

Dacă subiectul scrisorii necesită explicații și detalii, specificați parametrii necesari. Cu toate acestea, nu turnați „apă” în același timp, scrieți special. Opțiunea ideală va fi o scrisoare mică în care vei fi de acord cu destinatarul despre conversație telefonică sau o întâlnire în care poți discuta toate detaliile.

Regula 4. Stilul de scriere - afaceri, ton - neutru

Spre deosebire de comunicarea față în față și de o conversație telefonică, în care ai un scenariu, destinatarul tău nu numai că nu te vede, dar nici nu te aude. Nu vă puteți completa cuvintele cu expresii faciale, intonație sau alte indicii non-verbale. Prin urmare, respectați cu strictețe această regulă de e-mail de afaceri. De exemplu, într-o conversație, expresia „ce mai ai nevoie de la mine?”, pronunțată cu o anumită intonație, va exprima dorința de a cunoaște întreaga listă de îndatoriri sau acțiuni. Și în scris, se poate citi așa: „Cât pot încărca? Ai conștiință!

Prin urmare, dacă sunteți pregătit pentru acțiuni ulterioare, cel mai bine este să utilizați întotdeauna această regulă de corespondență prin e-mail. Scrie astfel: „la ce altceva pot fi util/util?”. Dacă nu doriți să participați la procesul ulterioar, trebuie să spuneți corect acest lucru. De exemplu, astfel: „Colegii, având în vedere volumul meu mare de muncă pe un alt proiect, v-aș fi recunoscător dacă ați...” și apoi descrieți-vă dorințele: „eliberați-mă de munca ulterioară la acest proiect”, „descrieți-mi întreaga gamă a sarcinilor mele, astfel încât să îmi pot planifica munca. În același timp, este important să țineți cont de subordonare: dacă corespundeți cu managerul, verificați cu el prioritatea acestei lucrări.

Regula 5. Dozați numărul de emoticoane din text

Aceasta este o regulă fundamentală a corespondenței electronice a oamenilor de afaceri. În unele companii, folosirea „smilies” este strict interzisă. Dacă organizația ta nu este una dintre ele, folosește aceste pictograme, dar fii foarte atent. La urma urmei, „emoticoanele” sunt simboluri ale emoțiilor care trebuie dozate într-un mediu de afaceri. O pictogramă din scrisoare este suficientă pentru a permite interlocutorului să vă înțeleagă emoțiile. Această regulă de corespondență prin e-mail se aplică și pentru comunicare de afaceri Skype și ICQ.

Regula 6. Nu uita de semnătura electronică

La sfârșitul oricărei scrisori (nu numai a primei) scrisori, trebuie să existe o semnătură care să conțină numele complet și poziția expeditorului, contactele sale de serviciu și sigla companiei. Acesta este un ton bun și un indicator al prezenței unei culturi corporative.

Regula 7. Recitiți scrisoarea înainte de a trimite. Corectați erorile și greșelile de scriere

neglijența nu este cea mai buna calitate pentru un om de afaceri.

Regula 8. Răspundeți la corespondență în termen de 24 de ore

Dacă aveți nevoie de mai mult timp, ar trebui să scrieți despre asta într-o zi. Nu va fi de prisos să contactați destinatarul scrisorii după trimitere și să vă asigurați că a primit-o și când să așteptați un răspuns de la acesta.

Regula 9: Confirmați e-mailurile cu atașamente

Verificați dacă se deschid corect. Vă rugăm să rețineți că directorii companiei nu trebuie să trimită oferte promoționale sau link-uri care să conducă la acestea (cu excepția cazului în care acestea fac obiectul discuțiilor).

Este mai bine să trimiteți astfel de scrisori în numele unui manager de vânzări cu o notificare corespunzătoare în corpul scrisorii.

Regula 10. Corespondența se termină cu cel care a început-o

Ultima scrisoare este trimisă de inițiatorul corespondenței. Chiar dacă toate întrebările au fost deja discutate, scrieți partenerului cuvinte de recunoștință pentru cooperare eficientă și răspunsuri prompte. La final, poți să-ți urezi bună dispoziție și o săptămână productivă. Cu toate acestea, doar dacă aveți o relație apropiată și de lungă durată cu destinatarul. În toate celelalte cazuri, este mai bine să indicați: „Cele mai bune urări”.

În scrisori persoană inteligentă reflectă natura celor cărora li se adresează.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Scrieți scrisorile pe care doriți să le primiți.

[Aforism antic]

Scrisul este un argument puternic în lumea afacerilor.

[Bekhtereva Victoria]

1. De ce să existe standarde corporative uniforme în corespondența de afaceri?

Corespondența prin e-mail este atributul necesar comunicarea de afaceri a oricărei companii. Practic nu există companii care să nu folosească e-mailul. Dar pune-ți următoarele întrebări:

• Ați simțit vreodată că trimiteți un e-mail către o gaură neagră când trimiteți un e-mail unui coleg și este posibil să nu primiți un răspuns?
• Când angajații se sună între ei și cer să citească un e-mail urgent, iar asta se întâmplă toată ziua
• Când absolut nu poți înțelege ce vor de la tine într-un e-mail
• Când problemele complexe și dificile, atunci când sunt discutate prin e-mail, sunt înecate într-o mare de informații, detalii și problema nu este rezolvată

Dacă aceste întrebări sunt relevante pentru dvs., atunci puteți economisi mult timp în fiecare zi prin introducerea unor reguli uniforme pentru corespondența electronică. În acest articol, vom vorbi despre eticheta corespondenței de afaceri.

2. Șapte reguli principale ale eticii corespondenței în afaceri

Separăm condiționat regulile corespondenței de afaceri asupra regulilor de eticăși reguli de comunicare și schimb de informații.

Regulile de comunicare sunt guvernate de regulile de schimb de informații în cadrul proceselor și proiectelor de afaceri. Le vom dedica un articol separat. Regulile de etică formează stilul relațiilor interne ale angajaților companiei și influențează inevitabil formarea imaginii companiei dumneavoastră în rândul partenerilor. De exemplu, am primit recent o scrisoare de la unul dintre partenerii noștri care începea cu cuvintele „Bună ziua, Bekhterev”. Ce părere aveți despre cooperarea noastră?

Pentru a nu „pierde fața” companiei în timpul corespondenței de afaceri, este necesar să respectați „regulile de aur” ale eticii corespondenței de afaceri:

1. Întotdeauna începem o scrisoare cu o contestație
2. Subiectul e-mailului trebuie să fie
3. Verificați dacă există erori de ortografie, de punctuație și de vorbire înainte de a trimite.
4. Scrisoarea trebuie să fie structurată (NU apă!)
5. Scrisoarea trebuie să conțină formularea corectă
6. Dacă trimitem atașamente într-o scrisoare, atunci cu siguranță vom scrie că există fișiere atașate (această mutare va ajuta la evitarea situațiilor în care trimiteți o scrisoare și fișierul nu este atașat; destinatarul, citind scrisoarea și negăsind atașarea document, poate răspunde rapid și vă poate scrie că documentele anexate pe care le-ați indicat în scrisoare lipsesc).
7. Nu ștergem niciodată mesajele. Unul dintre cele mai importante puncte. Istoricul mesajelor nu trebuie niciodată șters, deoarece o scrisoare este un document. Dacă este necesar, ar trebui să puteți ridica întotdeauna istoricul corespondenței. Radislav Gandapas, de exemplu, a inclus chiar și o cerere de a nu șterge istoricul corespondenței în semnătura sa.

3. Tipuri de litere

Există multe clasificări diferite, ne propunem să distingem literele în funcție de structura de proiectare:

1. Scrisoare de comunicare (scrisoare de refuz, scrisoare de revendicare, scrisoare de recunoaștere, scrisoare de justificare etc.)
2. Scrisoarea de aprobare

Scrisoare-comunicare

In acest tip de scrisori, includem toate tipurile de scrisori pe care angajatul le foloseste in cursul activitatilor sale profesionale.

Structura literei

Scrisoarea nu trebuie formatată într-un singur text. Ar trebui să fie clar structurat și bine format, astfel încât destinatarul să nu piardă din vedere Informații importante. Structura scrisorii constă din componente clare:

Subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii ar trebui să conțină acțiunea specifică pe care o așteptați de la respondent: „negociați un contract”, „propuneți chestiuni de luat în considerare”, „trimiteți un raport” etc.

Dacă trimiteți documente, atunci linia de subiect ar trebui să conțină o formulare clară a documentelor conținute în atașamentul scrisorii.

De ce este important să scrieți subiectul corect?

După subiectul scrisorii, este foarte ușor să găsești scrisoarea necesară în fluxul zilnic de informații. Nicio scrisoare nu se va pierde.

Notă: dacă trimiteți o scrisoare în cadrul companiei, atunci subiectul scrisorii este formatat conform unui standard dat, dacă trimiteți o scrisoare în afara companiei, atunci este indicat să formatați subiectul conform șablonului: Nume companie: scopul scrisorii.

Cu cât este mai constructiv în corpul scrisorii, cu atât mai bine! Una dintre abilitățile cheie în corespondența de afaceri pe care ar trebui să le dezvolți la angajații tăi este capacitatea de a-ți articula în mod clar și concis gândurile.

P.S. Dacă noi, atunci când compunem o scrisoare, menționăm un fapt din scrisoarea interlocutorului, acesta trebuie citat, separându-l cu culoare sau font.

Semnătura corporativă

Șablonul de design al semnăturii corporative trebuie să fie același pentru toți angajații companiei.

Semnătura trebuie să conțină toate detaliile cheie ale destinatarului, astfel încât, dacă este necesar, destinatarul scrisorii să vă poată contacta cu ușurință.

Cu sinceritate,

Numele complet, funcția.

P.S. Dacă ne dorim o relație caldă cu un partener/client, atunci merită să emitem o semnătură personală. Orice persoană este încântată să primească o scrisoare cu o atitudine personală, chiar și în corespondență formală.

Semnătura personală se referă întotdeauna la corpul scrisorii. Exemplu: Să aveţi o zi bună/ Vă mulțumesc / A fost o plăcere să vorbim astăzi / Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru o problemă atât de importantă / Salutări familiei și copiilor etc.

Către/Cc

Completem ultimele câmpuri „Către” și „Cc” pentru a nu trimite accidental scrisoarea când aceasta nu este încă gata.

Care este diferența dintre câmpurile „Către” și „Cc”?

În câmpul „Către”, introducem adresa persoanei de la care dorim să efectuăm o acțiune.

În câmpul „Copiere”, introducem adresa unei persoane care ar beneficia de citirea conținutului scrisorii.

P.S. Experiența noastră a dovedit că câmpul „Copiere” este foarte util. Dacă negociem cu un angajat obișnuit, discutăm întrebări importante, dar nu primim răspunsuri pe fond și la timp, atunci merită să introduceți în copie o scrisoare de la director sau un manager superior, de îndată ce corespondența începe constructiv.

Din pacate, in multe companii nivelul de cultura corporativa nu este la nivelul corespunzator, drept urmare apar situatii cand, pentru ca un angajat sa-si faca bine treaba, este necesar un control strict din partea echipei de conducere.

De asemenea, în Outlook există o caracteristică precum „ Copie ascunsă„- un instrument important care îți permite să informezi persoanele interesate despre scrisoare, dar în același timp să nu faci de rușine pe destinatar că scrisoarea nu i se adresează numai lui!

Scrisoarea de aprobare

Un tip important de scrisoare care vă permite să rezumați rezultatele întâlnirii, să formați acorduri în scris, să indicați timpul de finalizare și să clarificați: ambele părți au înțeles ce trebuie să facă corect?

Este util să scrieți astfel de scrisori după o întâlnire, negocieri și întâlniri pentru a avea acorduri scrise și o viziune comună asupra implementării lor.

Structura literei:

1. Salutări, apel și recunoștință pentru participanții la discuție.
2. Repetarea scopului ședinței la care s-au încheiat acordurile.
3. O listă a tuturor problemelor care au fost discutate, în legătură cu deciziile luate cu privire la acestea și numirea unei persoane responsabile de executare.
4. Remedierea ideilor care nu necesită implementare urgentă pentru istorie.
5. Întrebare adresată destinatarilor: Se ia în considerare totul? Există comentarii sau completări?

De exemplu:

Design de scrisori

Font

Fontul literei trebuie să fie uniform, caracterele cursive pot fi evidențiate în text puncte cheie, titluri, dar asigurați-vă că respectați un singur stil de design.

P.S. Ar trebui să vă amintiți întotdeauna că cuvintele scrise cu majuscule sunt percepute ca o creștere a tonului. Ele ar trebui evitate.

Paragraf

Este de dorit să aranjați fiecare gând separat într-un paragraf separat, astfel încât textul să fie mai ușor de perceput.

Indentare

Paragrafele nu trebuie să fuzioneze unele cu altele. Pentru a face scrisoarea mai lizibilă, indentarea ar trebui să fie după salut, înainte de fiecare paragraf și înainte de semnătură:

Pentru a face scrisoarea mai atractivă din punct de vedere vizual, este mai bine să formatați legăturile din corpul scrisorii ca hyperlinkuri:

Stilul de scriere

Vă invităm la o clasă de master susținută de Serghei Bekhterev.

Câștigă cel puțin 1 oră de timp liber în fiecare zi cu acest antrenament!

La master class vei învăța:
✓ Cum să gestionați sarcinile astfel încât toate sarcinile să fie finalizate 100% și la timp
✓ Cum să pregătiți și să desfășurați în mod eficient întâlnirile
✓ Cum să organizați munca productivă a angajaților într-un singur birou

• Care sunt tipurile de corespondență comercială.
• Ce reguli de corespondență comercială este important de urmat.
• Care sunt caracteristicile e-mailului de afaceri?

Face Corespondență de afaceri respectarea regulilor este una dintre componentele importante ale succesului într-o carieră și în afaceri. Necunoașterea acestor reguli sau aplicarea lor incorectă în practică poate duce la pierderea partenerilor și clienților. În plus, corespondența de afaceri precisă și competentă este o componentă importantă a unei imagini de afaceri.

Care sunt tipurile de corespondență comercială

Corespondența de afaceri - cu parteneri, clienți, colegi, organizații - este una dintre cele mai importante activități ale oricărei întreprinderi. Managerii, angajații de diferite grade primesc și trimit scrisori, oferte comerciale etc. În funcție de formă, conținut și direcție, orice corespondență este împărțită în următoarele tipuri:

• oficial;
• personal;
• intern;
• extern.

Pentru fiecare dintre ele există cerințe separate pentru compilare și depunere. Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri formale sunt:

• mulțumire;
• comercial;
• scrisori, cereri și cereri;
• negări;
• Felicitări;
• condoleanțe, necrolog.

Având în vedere că cea mai mare parte a corespondenței de afaceri astăzi se face electronic, există șabloane și formulare gata făcute pentru orice fel.

Arta scrisului de afaceri

Fiecare text este un mecanism de influențare a destinatarului. Dacă nu funcționează, atunci ai încălcat regulile de asamblare: ai luat piesele greșite, ai aranjat greșit. Pentru a obține ceea ce doriți de la destinatar, trebuie să culegeți faptele corecte, să le precizați corect și să o faceți „cu fața potrivită” - unul care îl va face pe destinatarul scrisorii să dorească să vă accepte oferta. Cum să o facă?

Date. Se întâmplă ca argumentele raționale care îl pot convinge pe destinatar să se piardă în prezentarea haotică a unor gânduri diverse, uneori străine. Dar merită să construiți o structură, iar scrisoarea devine clară și convingătoare, chiar dacă nimic din ea nu a fost schimbat în sens. Ideea principală (de multe ori acesta este un apel la acțiune) este adusă la început, urmează imediat salutului. Următoarea este o listă de argumente (fiecare este indicată printr-o linie roșie și cu caractere italice) cu ilustrații vii (explicații). La final, există un apel la acțiune. Urmează semnătura. Editarea simplă transformă chiar și un mesaj jalnic și puțin inteligibil „către satul bunicului” din povestea lui Cehov „Vanka” într-o ofertă ispititoare bine motivată către bunic.

imaginea expeditorului. Răspunsul depinde de modul în care apare expeditorul scrisorii. Într-o scrisoare, poți fi un funcționar sau poți fi o persoană. Uneori prima este benefică, iar uneori cea din urmă. De exemplu, dacă lăudați destinatarul, este mai bine să folosiți un stil personal (scrieți de la dvs., raportați-vă atitudinea față de fapte, vorbiți pe picior de egalitate). Datorită acestui fapt, destinatarul va ști nu numai că este bine făcut, ci și că vorbești despre el parere buna. Certerea, dimpotrivă, este mai bună cu fraze formale, care expun fapte simple. Acest sfat, într-o prezentare oarecum exagerată, arată astfel: în loc de „Ești un prost”, trebuie să scrieți „semnele minții cititorului nu au fost găsite”.

În corespondența modernă, ajungem adesea direct la obiect, omițând „vorbirea despre vreme” între salut și titlu. S-ar părea că o propoziție scurtă opțională nu are o încărcătură semantică mare. Dar este cel care apare pentru prima dată în fața ochilor cititorului, prin urmare dă tonul scrisorii și determină cu ce ochi va privi destinatarul la restul textului. Iată câteva exemple despre cum să începi mesajul către subordonați și parteneri, urmărind diferite obiective.

1. Pentru a adăuga greutate: „Având în vedere că proiectul A se află sub controlul personal al guvernatorului regiunii, vă reamintim.”
2. Pentru a stabili relații calde cu o companie necunoscută: „După ce am aflat că compania dumneavoastră, ca și noi, este un sponsor al concursului KVN Siberia, am decis să vă oferim în primul rând.”
3. Pentru a obține ajutor: „Olya, ai fost atât de cool și, cel mai important, ai vorbit profesionist la conferință! Cred că tu, ca expert, mă poți ajuta.”
4. Pentru a mobiliza subordonații: „Felicitări – este deja vineri. Rămâne să depuneți propuneri la buget - și vă puteți relaxa.

5 prime fraze groaznice care îți vor ucide e-mailul

Compania americană HubSpot a aflat care primele propoziții nu inspiră cititorul, ci, dimpotrivă, îl obligă să ștergă scrisoarea. Aflați care sunt aceste expresii și nu le folosiți niciodată la începutul unei corespondențe.

Reguli generale pentru corespondența de afaceri

Reputația companiei dvs. depinde indirect de modul în care este concepută și scrisă scrisoarea de afaceri. Putem spune că pentru a-și forma o imagine de succes a companiei și pentru a-și construi reputația, angajații trebuie să respecte regulile corespondenței de afaceri atât pentru comunicarea externă, cât și pentru cea internă.

Scrisoare goală. Corect ar fi să folosiți formulare concepute în stil corporativ, pe care există detalii. Stilul se referă la prezența unui logo, la utilizarea unui font special, la indicarea tuturor informațiilor de contact și la numele complet al organizației.

Aranjament în pagină. La scrierea unei scrisori de corespondență comercială, se folosesc marginile (marginea din stânga - 2 cm, marginea din dreapta - 1 cm, marginile superioare și inferioare - 2 cm fiecare). Dacă litera include mai multe foi, atunci acestea trebuie numerotate (puse în partea de sus a foii la mijloc).

Stil. Scrisorile de afaceri sunt scrise într-un stil de afaceri formal, care scurta descriere esența literei, acuratețea formulării și utilizarea ștampilelor și a turelor standard. În plus, există o regulă în corespondența de afaceri: o problemă - o scrisoare.

Structura textului. O scrisoare de corespondență comercială standard include trei părți:

1. Apel la destinatar.
2. Introducere (scopurile scrisorii).
3. Parte principală.
4. Rezumat.

Reguli de corespondență comercială în limba engleză

Pregătirea corespondenței de afaceri Limba engleză efectuate în conformitate cu cerințele generale:

1. Textul este împărțit în paragrafe fără utilizarea unei linii roșii.
2. Colțul din stânga sus al scrisorii trebuie să conțină datele personale ale expeditorului ( Numele complet, sau numele organizației și adresa acesteia).
3. Mai jos este numele adversarului sau numele întreprinderii destinatarului cu adresa (pe un rând nou).
4. Data scrisorii este indicată la trei rânduri mai jos sau în colțul din dreapta sus.
5. Partea principală a scrisorii este plasată în centrul foii.
6. Este mai bine să începeți ideea principală cu o indicație a motivului din motivul contestației: „Scriu...”
7. O scrisoare standard ar trebui să se încheie cu expresia: „Cu drag” dacă numele destinatarului este cunoscut; „Cu încredere” – dacă nu.
8. Sari peste cele patru rânduri de după mulțumire și includeți numele și funcția dvs.
9. Semnătura este plasată între nume și salutul de mai sus.

„Limba” corespondenței de afaceri

Corespondența de afaceri este supusă cerinte speciale. În primul rând, scrisorile nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Ar trebui să fie cât mai discrete, concise și precise posibil. Construcția logică și consistentă a textului înlocuiește complet emoționalitatea. Interjecții, diminutive, abrevieri care nu sunt pe lista celor general acceptate - toate acestea ar trebui evitate în corespondența de afaceri.

Unul dintre conditii importante pentru scrierea unei scrisori - acuratețe semantică, reprezentând valoarea ei practică.

Următorul criteriu important este prezentarea logică a textului. Cuvintele nu trebuie supuse unei interpretări duble - acest lucru poate schimba sensul conținutului din scrisoare și îi poate da un ton nedorit.

Scopul principal al oricărui document de afaceri este persuasivitatea în exprimarea unui anumit punct de vedere. Principalele reguli pentru scrierea și compilarea unui document, notificare sau scrisori - aceasta este alfabetizarea, argumentarea, recursul corect, fiabilitatea informațiilor și o cantitate suficientă de dovezi.

Mai jos sunt câteva reguli pentru scrierea scrisorilor de afaceri:

Utilizarea pronumelor. Corespondența de afaceri ar trebui să evite reflectarea emoțiilor și percepțiilor personale. informatii de afaceri transmise în mod tradițional folosind formulare standard. De regulă, în cursul unei astfel de corespondențe se exprimă interesele întregii întreprinderi, și nu ale unui individ, de aceea recursul vine de la plural. Și, în ciuda faptului că aceasta implică utilizarea pronumelui „noi”, ar trebui evitată prin utilizarea formelor verbale adecvate.

Formulare de gaj. În corespondența de afaceri, ar trebui folosită vocea pasivă. Astfel de apeluri sunt mai multe aspect moale. De exemplu, dacă rearanjați expresia: „Nu ați finalizat lucrările de reparație la timp”, cu cuvintele „ Lucrări de reparații stipulate prin contract nu au fost îndeplinite”, atunci se poate afirma însuși faptul neîndeplinirii lucrării fără a face acuzații directe. Adică se indică faptul încălcării, dar nu sunt indicați autorii specifici, ceea ce face tonul literei mai moale.

Vocea activă este folosită atunci când se definește într-o literă un obiect care servește drept inițiator al anumitor acțiuni. De exemplu, „departamentul juridic, oferind clarificări…”. Trebuie remarcat faptul că în astfel de propoziții se folosește forma timpului prezent.

Utilizarea vocii pasive determină și natura literei. Astfel de formulare vă permit să puneți accentul pe un anumit eveniment, și nu pe executanții acțiunii (oferta trimisă, raportul primit). Vocea pasivă este folosită și dacă obiectul este evident (s-a stabilit data întâlnirii).

Forma verbului. Dacă este nevoie să se concentreze atenția asupra unei acțiuni care se repetă constant, verbele într-o formă incompletă sunt folosite pentru a le descrie (specialiștii încalcă în mod regulat termenele limită). Dacă este necesar să se sublinieze caracterul complet al procesului, se folosește forma perfectă a verbelor (patrulerii au început să servească).

Introducerea accentelor. În timp ce majoritatea e-mailurilor de afaceri au un ton neutru, există unele cazuri în care un accent suplimentar asupra anumite momente. Pentru aceasta se folosesc ture introductive, înmuiind fraza. (Dacă schimbați expresia „vă rugăm să trimiteți documentația în posesia dumneavoastră” cu cuvintele „vă rugăm să trimiteți documentația care pare să fie în posesia dumneavoastră”, atunci gradul de tensiune este redus semnificativ în ea și este mai potrivit pentru cerințe de tact în corespondența de afaceri.)

Atunci când scrieți scrisori de afaceri, trebuie acordată atenție și unei atitudini respectuoase față de adversar. Așadar, dacă expresia „nu suntem interesați de oferta dvs.” este înlocuită cu „din păcate, în prezent nu suntem interesați de oferta dumneavoastră”, aceasta este eliberată de rigiditatea inutilă, ceea ce nu este adecvat în corespondența de afaceri.

Construcții introductive sunt, de asemenea, o parte importantă a unei scrisori de afaceri, deoarece o fac să nu fie atât de uscată. În conformitate cu normele de etichetă în afaceri, expresia „vă rugăm să faceți, dacă este posibil, comentariile dumneavoastră de experți cu privire la calitatea materialelor noastre” ar fi potrivită. Construcții introductive un instrument bun pentru a reduce categoricitatea, a arăta respect și atenție, precum și a exprima un ton binevoitor. Folosirea lor vă permite să exprimați o idee fără a răni mândria adversarului.

Eticheta e-mailului de afaceri: 5 sfaturi pentru a face o impresie bună de departe

1. Timpul de răspuns la scrisoare demonstrează interesul dumneavoastră pentru comunicare și cooperare. Este necesar să răspundeți la scrisorile de afaceri în cel mai scurt timp posibil: minute, ore, maxim pe zi. Dacă există motive obiective pentru întârziere, trimiteți o scrisoare și scrieți că ați primit un mesaj și că veți răspunde în curând. Pentru a stabili prioritățile corect, ar trebui să acordați atenție notelor corespunzătoare din scrisoarea adversarului - „importanță”, „temă” și așa mai departe. Prezența unor astfel de semne indică cât de important este răspunsul tău.

O întârziere a răspunsului este o probabilitate mare de a pierde un client. Vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil. „Pentru mai târziu” lăsați doar litere, răspunsul la care necesită mult timp. Învățarea să preziceți comportamentul oamenilor și negocierea excelentă vă vor ajuta în Școala Directorului General.

2. Apel personal. Adresa personală este de preferat, deoarece este o manifestare a respectului față de destinatar.

Utilizarea adresei personale este una dintre reguli obligatorii Corespondență de afaceri. Orientarea personală este o demonstrație de respect pentru individualitate și bunăvoință. În plus, în acest fel îți vei evidenția scrisoarea din masa gri de răspunsuri șablon.

3. Exprimarea cuvintelor de recunoştinţă (pentru apel). Aprecierea exprimată într-o scrisoare este un fel de exprimare a recunoştinţei pentru alegerea unui adversar sau client în favoarea companiei dumneavoastră. Un răspuns scris care începe cu „Mulțumesc pentru scrisoarea ta” demonstrează adversarului că este valoros pentru tine. Acest ton al unei scrisori de afaceri este corect, deoarece reflectă o poziție constructivă. De exemplu:

Buna ziua! Cu sinceritate, Anatoly Seosyan.
Răspuns nereușit	răspuns norocos
Salut Anatoly! Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare.	Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, avem nevoie de detaliile companiei dvs. Vă rugăm să le trimiteți ca răspuns la această scrisoare.

O expresie de recunoștință pentru încrederea în afacerea dumneavoastră se face la începutul scrisorii folosind următoarele construcții:

• Îți mulțumesc pentru interes…;
• Multumesc pentru scrisoarea ta…;
• Vă mulțumim că ne-ați contactat...;
• Vă mulțumim că ați ales compania noastră...;
• Îți mulțumesc pentru interes...

4. Final pozitiv. Construcțiile finale sunt garantate să cadă în câmpul de atenție al adversarului după citirea scrisorii. Prin urmare, este de dorit să se repare în această formă atitudine pozitiva corespondență de afaceri și creați o dispoziție pozitivă și dorința de a continua comunicarea cu un partener de corespondență. De exemplu;

ultimul lucru care rămâne în câmpul de atenție al destinatarului la citirea scrisorii dumneavoastră. Fixați atmosfera emoțional pozitivă a comunicării de afaceri în ultimele fraze. Creați la destinatar bună dispoziție- ca să vrea să comunice din nou cu tine. De exemplu:

Buna ziua! Am trecut interviul pentru înscrierea la cursurile de perfecţionare la centrul dumneavoastră. Taxele de școlarizare vor fi plătite din contul meu de companie. Vă rog să-mi trimiteți factura corespunzătoare pentru plată. Cu sinceritate, Anatoly Seosyan.
Opțiune nereușită	Opțiune bună
Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare.	Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare. Suntem întotdeauna bucuroși să răspundem la întrebări legate de formarea în centrul nostru.

Când îți termini scrisoarea, oferă întotdeauna oponentului tău o atitudine pozitivă pentru a continua comunicarea. În aceste scopuri, puteți utiliza construcția:

• Suntem bucuroși să cooperăm;
• Gata să vă răspundă la întrebări;
• Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați;
• Așteptăm cu nerăbdare o cooperare reciproc avantajoasă;
• Bucuros să vă ajut;
• Cu sinceritate.

5. Semnătura și blocarea contactelor. Un angajat care conduce corespondența de afaceri trebuie să aibă o idee care este prezentă „de cealaltă parte a monitorului”. Cu alte cuvinte, sunt necesare informații despre numele, prenumele, funcția și datele de contact ale adversarului:

1. Nume (prenume) - oferă posibilitatea adresei personale;
2. Poziție - oferă adversarului o înțelegere a nivelului de competență
3. Coordonate - contribuie la apariția unor canale de comunicare suplimentare.

Buna ziua! Am trecut interviul pentru înscrierea la cursurile de perfecţionare la centrul dumneavoastră. Taxele de școlarizare vor fi plătite din contul meu de companie. Vă rog să-mi trimiteți factura corespunzătoare pentru plată. Cu sinceritate, Anatoly Seosyan.
Opțiune nereușită	Opțiune bună
	Salut Anatoly! În primul rând, dorim să vă mulțumim pentru că ați ales centrul nostru. De asemenea, dorim să ne exprimăm încrederea că veți fi mulțumit de cooperarea cu noi. Pentru a deschide un cont, aveți nevoie de detaliile companiei dvs. Trimiteți-le, vă rog, în răspunsul la această scrisoare. Suntem întotdeauna bucuroși să răspundem la întrebările dumneavoastră legate de formarea în centrul nostru. Cu sinceritate, Anton Antonov Specialist al Centrului de Studii Avansate Tel. XXXXXXX Gloată. Tel.ХХХХХХ

Pentru a optimiza munca cu corespondența de afaceri, un bloc cu informatii de contact este mai bine să introduceți setările implicite. Acest bloc ar trebui să fie prezent în scrisorile către parteneri, colegi și clienți ca simbol al unei atitudini profesionale față de afaceri.

Reguli de e-mail pentru afaceri

Grigori Sizonenko, CEO Compania de implementare a informațiilor CJSC, Moscova

1. Folosiți butonul „Răspunde tuturor”. Dacă mai multe persoane participă la corespondență, trebuie să răspundeți tuturor, și nu doar expeditorului ultimului mesaj.

2. Indicați întotdeauna subiectul scrisorii. În cele mai multe cazuri, destinatarul vede doar antetul noului e-mail. Ulterior, informațiile din câmpul Subiect vă ajută să găsiți și să sortați mesajele. Puteți folosi cuvinte de etichetă în titlu - de exemplu, „IMPORTANT!” - dar numai dacă acestea corespund într-adevăr conținutului scrisorii (cu toate acestea, este mai convenabil să faceți clic pe butonul „Importanță”, care este disponibil în toate programe de e-mail populare, iar marcajul va apărea lângă câmpul „Subiect”). Dezvoltați un stil unificat de formulare și respectați-l în mod constant. Rețineți că astăzi mulți oameni folosesc filtre automate pentru a sorta corespondența. Prin urmare, titlul trebuie ales astfel încât să poată fi „citit” de aparat.

3. Scrisoarea trebuie să fie scurtă și structurată. Străduiți-vă pentru transparența maximă a sensului și claritatea prezentării, separați detaliile esențiale și minore. Este în interesul dumneavoastră ca, după ce ați citit o singură dată o scrisoare de afaceri, puteți înțelege cu ușurință atât esența problemei, cât și istoria problemei, sensul propunerilor și natura acțiunilor așteptate de la destinatar. Este mai bine să trimiteți materiale suplimentare (documente, tabele, fotografii) ca atașamente pentru a nu umfla textul mesajului; În același timp, trebuie să indicați în scrisoare ce fel de fișiere trimiteți.

4. Fii politicos. În orice scrisoare ar trebui să existe un loc pentru un salut, un apel și o semnătură (puteți activa adăugarea automată a acesteia la oricare dintre mesajele dvs.). De asemenea, trebuie să plasați accente semantice și emoționale - evitați stilul telegrafic. Chiar dacă corespondența este despre o problemă sensibilă sau un conflict, fiți respectuos. Într-adevăr, în afaceri este important să nu jignești, ci să găsești o soluție. Reținerea și curtoazia sunt bune ajutoare în acest sens.

5. La scrisori trebuie să se răspundă! Și prompt. Neînțelegerea acestui adevăr elementar implică o mulțime de neînțelegeri. Expeditorul ar trebui să știe că scrisoarea a fost citită și după un timp vă puteți aștepta la un răspuns semnificativ. În același timp, nu ar trebui să vă bazați în întregime pe autorespondere și notificări automate - scrieți o scurtă frază de la dvs. La unele e-mailuri, pe de altă parte, nu trebuie să li se răspundă. În primul rând, celor la care adresa dumneavoastră se află în câmpul „Copiere”: expeditorul dorește să fiți la curent cu corespondența sa cu o altă persoană. În al doilea rând, celor la care adresa dumneavoastră nu este deloc acolo: aceasta înseamnă că autorul scrisorii a adăugat coordonatele dumneavoastră în câmpul „Bcc” - adică intenționează să vă familiarizeze cu corespondența în secret de la destinatarul direct al mesajul.

6. Nu ștergeți textul scrisorii la care răspundeți. Este posibil ca răspunsul tău să fie recitit după un timp - poate chiar după câțiva ani. Multe companii au deja instalate sisteme de arhivare a e-mailurilor. Apropo, în țările în care un e-mail de la un oficial al companiei este recunoscut ca un document semnificativ din punct de vedere juridic, depozitare pe termen lung corespondența este o cerință a legii. Nu avem încă asta, dar practica depășește reglementările scrise. Privește fiecare scrisoare pe care o scrii prin ochii destinatarului. Aceasta este regula de bază a corespondenței de afaceri. Dacă îl urmați, destinatarii vor începe să vă evidențieze mesajele din flux.

7. Scrie bine. Greșelile unice făcute într-o scrisoare sunt ofensatoare pentru destinatar, deoarece sunt percepute ca o manifestare de grabă sau neglijență. Iar erorile multiple mărturisesc nivelul cultural scăzut al expeditorului și, de asemenea, întrucât vorbim de corespondență de afaceri, ele reprezintă și firma la care expeditorul lucrează într-o lumină nefavorabilă.

Un nou curs la „Școala Directorului General”