"छिपी हुई प्रति" की अवधारणा, बेवकूफी भरी बातें न करना सीखना। व्यापार ईमेल पत्राचार का राज

ईमेल क्या है? आज की कारोबारी दुनिया में, यह है:

• आपका चेहरा। यह ईमेल की मदद से है कि आप प्रतिपक्ष की आंखों में सकारात्मक छवि बना सकते हैं या पहली छाप खराब कर सकते हैं।
• आपका काम उपकरण। बाहरी दुनिया के साथ बहुत सा संचार ईमेल द्वारा होता है। इसलिए, इस टूल पर अच्छी पकड़ होने के कारण, आप अपने जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं।
• शक्तिशाली व्याकुलता। बाहरी दुनियाईमेल के माध्यम से आपको पाने, विचलित करने और आपको भटकाने की कोशिश कर रहा है।

इन पदों से और ई-मेल के साथ काम करने को देखो. चलिए सरल शुरू करते हैं।

पत्र डिजाइन

मैं मोज़िला थंडरबर्ड मेल क्लाइंट का उपयोग करता हूं, इसलिए मैं इसके उदाहरण का उपयोग करूंगा। चलिए एक नया अक्षर बनाते हैं और फ़ील्ड्स की सूची के माध्यम से ऊपर से नीचे जाते हैं।

किसके लिए। कॉपी। छिपी हुई प्रति

शायद किसी को पता न हो, लेकिन Mozilla में "To" को "Cc" या "Bcc" में बदला जा सकता है।

• किसके लिए: हम मुख्य प्राप्तकर्ता या अर्धविराम से अलग किए गए कई प्राप्तकर्ता लिखते हैं।
• प्रतिलिपि: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन जिससे हमें प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं होती।
• छिपी हुई प्रति: हम किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे पत्र पढ़ना चाहिए, लेकिन पत्र के बाकी प्राप्तकर्ताओं के लिए अज्ञात रहना चाहिए। सूचनाओं जैसे व्यावसायिक पत्रों के सामूहिक मेलिंग के लिए इसका उपयोग करना विशेष रूप से उपयुक्त है।

गलत मास मेलिंग में, "सीसी" या "टू" फ़ील्ड के माध्यम से प्राप्तकर्ताओं को निर्दिष्ट करें। साल में कई बार मुझे ऐसे पत्र मिलते हैं जिनमें "सीसी" फील्ड में 50-90 प्राप्तकर्ताओं की सूची होती है। निजता का हनन होता है। आपके सभी प्राप्तकर्ताओं को यह जानने की आवश्यकता नहीं है कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं। समान विषय. यह अच्छा है अगर वे ऐसे लोग हैं जो एक दूसरे को जानते हैं। और अगर सूची में प्रतिस्पर्धी कंपनियां हैं जो एक दूसरे के बारे में नहीं जानती हैं? कम से कम, आपको अनावश्यक स्पष्टीकरणों के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है, और कम से कम, उनमें से किसी एक के साथ सहयोग समाप्त करने के लिए। इसे इस तरह मत करो।

पत्र विषय

पेशेवर मेलिंग सेवाएं अक्सर अपने कॉर्पोरेट ब्लॉग में विषय पंक्ति (कभी-कभी समझदारी से) के महत्व के बारे में लिखती हैं। लेकिन वहां अक्सर हम बिक्री पत्रों के बारे में बात कर रहे हैं, जहां पत्र का विषय "ईमेल खोला जाना चाहिए" समस्या हल करता है।

हम दैनिक व्यापार पत्राचार पर चर्चा करते हैं। यहाँ विषय समस्या को हल करता है "पत्र और उसके लेखक को आसानी से पहचाना जाना चाहिए और फिर पाया जाना चाहिए।" इसके अलावा, आपका परिश्रम कई प्रतिक्रिया पत्रों के कर्म के रूप में आपके पास वापस आ जाएगा, केवल उपसर्गों के साथ दोबारा:या अग्रेषित, जिसके बीच आपको विषय पर वांछित पत्र खोजना होगा।

बीस अक्षर एक मध्य प्रबंधक के एक दिन के पत्राचार का आयतन है। मैं उद्यमियों और व्यापार मालिकों के बारे में बिल्कुल भी बात नहीं करता, उनके पत्रों की संख्या कभी-कभी प्रति दिन 200 या अधिक से अधिक हो जाती है। तो एक बार फिर: खाली विषय पंक्ति के साथ ईमेल न भेजें.

तो, पत्र के विषय को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए?

गलती #1 : विषय में केवल कंपनी का नाम। उदाहरण के लिए, "आकाश" और सभी। सबसे पहले, आप शायद इस प्रतिपक्ष के साथ संचार करने वाली आपकी कंपनी में से एक नहीं हैं। दूसरे, इस तरह के विषय का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि पते से आपकी कंपनी का नाम पहले से ही दिखाई दे रहा है। तीसरा, अनुमान लगाएं कि पत्राचार के इस दृष्टिकोण के साथ आपका अपना मेलबॉक्स कैसा दिखेगा? लगभग इस प्रकार।

क्या ऐसे विषयों पर खोज करना सुविधाजनक है?

गलती #2 : आकर्षक, विक्रय शीर्षक। यह बहुत अच्छा है अगर आप इस तरह की सुर्खियाँ लिखना जानते हैं। लेकिन क्या इन कौशलों का उपयोग करना उचित है? व्यावसायिक पत्राचार? व्यावसायिक पत्र की विषय पंक्ति का उद्देश्य याद रखें: बेचना नहीं, बल्कि पहचान और खोज प्रदान करना।

पत्र का पाठ

विभिन्न अवसरों के लिए ग्रंथ लिखने के लिए कई गाइड हैं। उदाहरण के लिए, मैक्सिम इलियाखोव, अलेक्जेंडर अमज़िन और शब्द के अन्य स्वामी के पास बहुत उपयोगी जानकारी है। मैं आपको सलाह देता हूं कि कम से कम सामान्य साक्षरता में सुधार और लिखित भाषण की समग्र शैली में सुधार के लिए उनके लेख पढ़ें।

पत्र लिखने की प्रक्रिया में, हमें लगातार कई निर्णय लेने चाहिए।

शिष्टाचार की बात . पत्र की शुरुआत में, आप शिष्टाचार या यहां तक ​​​​कि कोमलता की भावना में धुंधला हो सकते हैं, "मेरे प्यारे रोद्या, अब दो महीने से अधिक समय से मैंने आपसे लिखित में बात नहीं की है, जिससे मैं खुद पीड़ित हूं और यहां तक ​​​​कि दूसरे को भी नहीं सोया रात, सोच। बहुत विनम्र और बहुत महंगा, इस तरह के परिचय को लिखने के लिए समय के संदर्भ में, और इसे पढ़ने के लिए वार्ताकार के समय के संदर्भ में। पत्राचार व्यवसाय है, याद है? एक प्रतियोगिता के लिए एक पत्रक शैली नहीं लिख रहा था और अपनी मां से रस्कोलनिकोव को एक पत्र नहीं, बल्कि व्यापार पत्राचार।

हम अपने समय और प्राप्तकर्ता का सम्मान करते हैं!

अपना परिचय देना और अपने परिचित की परिस्थितियों को याद करना प्रदर्शनी में क्षणभंगुर बैठक के बाद भेजे गए पहले पत्र में ही समझ में आता है। यदि यह सहयोग या वर्तमान पत्राचार की निरंतरता है, तो दिन के पहले अक्षर में हम लिखते हैं: "हैलो, इवान", दूसरे और बाद के लोगों में: "इवान, ..."।

अपील करना . मैं हमेशा इस सवाल के बारे में चिंतित रहता था कि यदि एक पत्र में कई प्राप्तकर्ता हैं तो किससे संपर्क करें। मैंने हाल ही में अन्ना नाम की तीन लड़कियों को एक पत्र लिखा था। बिना किसी हिचकिचाहट के, मैंने "हैलो, अन्ना" लिखा और स्टीम बाथ नहीं लिया। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता।

क्या होगा यदि तीन या सात प्राप्तकर्ता हैं और उनका एक ही नाम नहीं है? आप नाम से सूचीबद्ध कर सकते हैं: "शुभ दोपहर, रोडियन, पुलचेरिया, अविद्या और प्योत्र पेत्रोविच।" लेकिन यह लंबा है और इसमें समय लगता है। आप लिख सकते हैं: "नमस्कार, साथियों!"।

मेरे लिए, मैं "टू" फ़ील्ड में मौजूद व्यक्ति को नाम से संबोधित करने के लिए नियम का उपयोग करता हूं। और जो कॉपी में हैं उनसे बिल्कुल भी संपर्क ना करें। यह नियम एक ही समय में आपको अधिक सटीक रूप से निर्धारित करने की अनुमति देता है (एक!) पत्र का प्राप्तकर्ता और इस पत्र का उद्देश्य।

उद्धरण . पत्राचार अक्सर प्रश्नों और उत्तरों के साथ पत्रों की एक श्रृंखला होती है - एक शब्द में, एक संवाद। पत्राचार के इतिहास को नष्ट न करना और उद्धृत पाठ के शीर्ष पर अपना उत्तर लिखना अच्छा रूप माना जाता है, ताकि जब आप एक सप्ताह में इस पत्राचार पर लौटें, तो आप अवरोही तारीखों से ऊपर से नीचे तक संवाद आसानी से पढ़ सकें।

किसी कारण से, मोज़िला में डिफ़ॉल्ट सेटिंग "उद्धृत पाठ के बाद कर्सर सेट करें" है। मैं इसे "टूल्स" → "खाता विकल्प" → "संकलन और पता" मेनू में बदलने की सलाह देता हूं। ऐसा होना ही चाहिए।

पत्र का उद्देश्य . व्यावसायिक पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• जब हम केवल वार्ताकार को सूचित करते हैं (उदाहरण के लिए, महीने के लिए किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट);
• और जब हम वार्ताकार से कुछ चाहते हैं। उदाहरण के लिए, ताकि वह भुगतान के लिए संलग्न चालान पर सहमत हो।

एक नियम के रूप में, रिपोर्ट करने वालों की तुलना में बहुत अधिक प्रोत्साहन पत्र हैं। यदि हम वार्ताकार से कुछ हासिल करना चाहते हैं, तो यह बहुत महत्वपूर्ण है कि इसे सादे पाठ में एक पत्र में कहा जाए। कॉल टू एक्शन के बाद पहला नाम होना चाहिए और पत्र का अंतिम वाक्य होना चाहिए।

गलत : "पोर्फिरी पेत्रोविच, मुझे पता है कि बूढ़ी औरत को किसने मारा।"

सही : "पोर्फिरी पेत्रोविच, मैंने ही बूढ़ी औरत को मारा था, कृपया मेरी गिरफ्तारी पर कार्रवाई करें, मैं पीड़ा से थक गया हूँ!"

संवाददाता आपके लिए क्यों सोचे कि इस पत्र का क्या किया जाए? आखिर वह गलत निर्णय भी ले सकता है।

पाठ में हस्ताक्षर . उसे करना होगा। इसके अलावा, सभी ईमेल क्लाइंट आपको हस्ताक्षर के ऑटो-प्रतिस्थापन सेट करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, क्लासिक "सम्मानपूर्वक ..."। मोज़िला में, यह "टूल्स" → "खाता विकल्प" मेनू में किया जाता है।

हस्ताक्षर में संपर्क लिखना या न लिखना सभी के लिए एक व्यक्तिगत मामला है। लेकिन अगर आप किसी तरह बिक्री से जुड़े हैं - तो अवश्य लिखें। भले ही संचार के परिणामों के आधार पर लेन-देन नहीं होता है, भविष्य में आप हस्ताक्षर से संपर्कों का उपयोग करके आसानी से मिल जाएंगे।

अंत में, उन वार्ताकारों के लिए पत्र के शरीर की एक और विशेषता जो आपके पत्रों का उत्तर देना पसंद नहीं करते (नहीं कर सकते, नहीं चाहते, समय नहीं है)। पत्र के पाठ में डिफ़ॉल्ट निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, "पोर्फिरी पेत्रोविच, यदि आप शुक्रवार 12:00 बजे से पहले मुझे गिरफ्तार करने नहीं आते हैं, तो मैं खुद को शर्मिंदा महसूस करता हूं।" बेशक, समय सीमा वास्तविक होनी चाहिए (शुक्रवार को 11:50 बजे उदाहरण से पाठ न भेजें)। प्राप्तकर्ता को आपके पत्र को पढ़ने और उस पर निर्णय लेने में शारीरिक रूप से सक्षम होना चाहिए। इस तरह की "चुप्पी" आपको वार्ताकार की गैर-प्रतिक्रिया के लिए जिम्मेदारी से मुक्त करती है। हमेशा की तरह, इस चिप का उपयोग बुद्धिमानी से किया जाना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति आपके पत्रों का समय पर और नियमित रूप से उत्तर देता है, तो ऐसा अल्टीमेटम हो सकता है, अगर उसे नाराज नहीं करता है, तो उसे थोड़ा तनाव दें या निर्णय लें कि अभी पत्र का जवाब न दें, लेकिन शुक्रवार की प्रतीक्षा करें।

संलग्नक

पत्र अक्सर अनुलग्नकों के साथ आते हैं: बायोडाटा, वाणिज्यिक प्रस्ताव, अनुमान, कार्यक्रम, दस्तावेज़ स्कैन - एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण और साथ ही लोकप्रिय त्रुटियों का स्रोत।

गलती : विशाल निवेश आकार। हम अक्सर 20 एमबी आकार तक के अटैचमेंट वाले ईमेल प्राप्त करते हैं। एक नियम के रूप में, ये 600dpi के रिज़ॉल्यूशन के साथ TIFF प्रारूप में कुछ दस्तावेज़ों के स्कैन हैं। इस अनुलग्नक के पूर्वावलोकन को डाउनलोड करने के निरर्थक प्रयासों में संवाददाता का मेल प्रोग्राम लगभग निश्चित रूप से कई मिनटों तक रुका रहेगा। और भगवान न करे कि प्राप्तकर्ता इस पत्र को स्मार्टफोन पर पढ़ने की कोशिश करे ...

निजी तौर पर मैं ऐसे पत्रों को तत्काल हटा देता हूं। क्या आप नहीं चाहते कि आपका ईमेल पढ़े जाने से पहले कूड़ेदान में चला जाए? अनुलग्नक के आकार को नियंत्रित करें। यह अनुशंसा की जाती है कि यह 3 एमबी से बड़ा न हो।

क्या होगा अगर यह अधिक है?

• एक अलग प्रारूप और संकल्प के लिए अपने स्कैनर को पुन: कॉन्फ़िगर करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, PDF और 300dpi में काफी पठनीय स्कैन प्राप्त होते हैं।
• WinRar संग्रहकर्ता या 7zip जैसे प्रोग्राम के बारे में सोचें। कुछ फ़ाइलें पूरी तरह से संपीड़ित होती हैं।
• क्या होगा अगर अटैचमेंट बहुत बड़ा है और आप इसे कंप्रेस नहीं कर सकते हैं? उदाहरण के लिए, लगभग खाली लेखा डेटाबेस का वजन 900 एमबी है। सूचनाओं के क्लाउड स्टोरेज बचाव में आएंगे: ड्रॉपबॉक्स, गूगल ड्राइव और इसी तरह। Mail.ru जैसी कुछ सेवाएं स्वचालित रूप से बड़े अटैचमेंट को क्लाउड स्टोरेज लिंक में बदल देती हैं। लेकिन मैं क्लाउड में संग्रहीत अपनी जानकारी को स्वयं प्रबंधित करना पसंद करता हूं, इसलिए मैं Mail.ru से स्वचालन का स्वागत नहीं करता।

और निवेश के बारे में एक और स्पष्ट सिफारिश नहीं - उनकी नाम . यह प्राप्तकर्ता को समझने योग्य और स्वीकार्य होना चाहिए। एक बार हम कंपनी में तैयारी कर रहे थे वाणिज्यिक प्रस्तावनाम पर ... इसे फ्योडोर मिखाइलोविच दोस्तोवस्की होने दें। मुझे प्रबंधक से अनुमोदन के लिए सीपी के मसौदे के साथ एक पत्र प्राप्त हुआ, और संलग्नक में "DlyaFedi.docx" नाम की एक फ़ाइल थी। मुझे यह भेजने वाले प्रबंधक के साथ, निम्नलिखित सामग्री के साथ एक संवाद हुआ:

प्रिय प्रबंधक, क्या आप व्यक्तिगत रूप से इस सम्मानित व्यक्ति से संपर्क करने के लिए तैयार हैं और उसे फ्योडोर को उसके चेहरे पर बुलाने के लिए तैयार हैं?

किसी तरह नहीं, एक सम्मानित व्यक्ति, हर कोई उसे उसके पहले नाम और संरक्षक के नाम से पुकारता है।

आपने अटैचमेंट को "फॉर फेडी" क्यों कहा? अगर मैं इसे अभी उसे भेज दूं, तो क्या आपको लगता है कि वह इस सीपी पर हमसे कुल्हाड़ियां खरीदेगा?

मैं नाम बदलने जा रहा था ...

टाइम बम क्यों तैयार करें - इनकार संभावित ग्राहक- या फ़ाइल का नाम बदलकर अपने लिए अतिरिक्त काम बनाएं? अनुलग्नक को तुरंत सही नाम क्यों नहीं दिया गया: "फ्योडोर मिखाइलोविच.docx" या इससे भी बेहतर - "KP_Sky_Axes.docx"।

तो, ईमेल के साथ "चेहरे" के रूप में कम या ज्यादा हल किया गया। आइए समीक्षा के लिए आगे बढ़ते हैं ईमेलप्रभावी कार्य के लिए एक उपकरण के रूप में और इसके विचलित करने वाले घटक के बारे में बात करें।

पत्रों के साथ काम करना

ईमेल एक शक्तिशाली व्याकुलता है। किसी भी व्याकुलता की तरह, मेल को कड़े नियमों और कार्य शेड्यूल को लागू करके निपटाया जाना चाहिए।

कम से कम, आपको सभी मेल सूचनाओं को बंद करना होगा। यदि मेल क्लाइंट डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो आपको सूचित किया जाएगा और ध्वनि संकेत, और घड़ी के आगे आइकन को ब्लिंक करें, और पत्र का पूर्वावलोकन दिखाएं। एक शब्द में, वे पहले आपको श्रमसाध्य काम से दूर करने के लिए सब कुछ करेंगे, और फिर आपको अपठित पत्रों और अनदेखे मेलों के रसातल में डुबो देंगे - एक या दो घंटे का जीवन।

कुछ के लिए, शक्तिशाली इच्छाशक्ति आपको सूचनाओं से विचलित नहीं होने देती है, लेकिन आम लोगबेहतर है कि भाग्य को लुभाएं नहीं और उन्हें बंद कर दें। मोज़िला थंडरबर्ड में, यह मेनू "टूल्स" → "सेटिंग्स" → "सामान्य" → "जब नए संदेश दिखाई देते हैं" के माध्यम से किया जाता है।

यदि कोई सूचना नहीं है, तो कैसे समझें कि एक पत्र आया है?

बहुत सरल। आप स्वयं, होशपूर्वक, मेल को पार्स करने के लिए समय आवंटित करते हैं, अपना मेल क्लाइंट खोलते हैं और सभी अपठित संदेशों को देखते हैं। यह दिन में दो बार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए दोपहर के भोजन के समय और शाम को, या मजबूर डाउनटाइम के दौरान, उदाहरण के लिए, ट्रैफिक जाम में।

लोग अक्सर पूछते हैं, प्रतिक्रिया समय और तत्काल ईमेल के बारे में क्या? मैं उत्तर देता हूं: आपके पास मेल में जरूरी पत्र नहीं हैं। जब तक आप ग्राहक सहायता विभाग में काम नहीं करते हैं (मेल के साथ काम करने के लिए ऐसे विभाग के अपने नियम हैं)।

यदि तत्काल पत्र हैं, तो प्रेषक आपको इसके बारे में अन्य चैनलों - फोन, एसएमएस, स्काइप के माध्यम से सूचित करेगा। तब आप सचेत रूप से मेल क्लाइंट में जाएंगे और अत्यावश्यक मेल को प्रोसेस करेंगे। सभी समय प्रबंधन गुरु (उदाहरण के लिए, Gleb Arkhangelsky अपने "टाइम ड्राइव" के साथ) 24 घंटे तक ईमेल का जवाब देने के लिए मानक घोषित करते हैं। यह अच्छे फॉर्म का एक सामान्य नियम है - ईमेल द्वारा वार्ताकार से तत्काल उत्तर की अपेक्षा न करें। यदि कोई अत्यावश्यक पत्र है, तो इसके बारे में तीव्र संचार माध्यमों से सूचित करें।

इसलिए, हमने सूचनाएं बंद कर दीं और अब हम अपने शेड्यूल के अनुसार मेल क्लाइंट चालू करते हैं।

जब हम मेल में गए और "पार्सिंग ईमेल" नामक गतिविधि में लगे तो क्या करें? इस कार्य का आरंभ और अंत कहां है?

मैंने शून्य इनबॉक्स प्रणाली के बारे में बहुत कुछ सुना है, लेकिन, दुर्भाग्य से, मैं इसका उपयोग करने वाले एक भी व्यक्ति से नहीं मिला हूं। मुझे अपने पहिए को फिर से लगाना पड़ा। लाइफहाकर पर इस विषय पर लेख हैं। उदाहरण के लिए, " "। नीचे मैं अपनी व्याख्या में जीरो इनबॉक्स सिस्टम के बारे में बात करूंगा। मैं आभारी रहूंगा यदि GTD गुरुओं को टिप्पणियों में नोट किया जाएगा, वर्णित प्रणाली में पूरक या सुधार किया जाएगा।

यह समझना और स्वीकार करना महत्वपूर्ण है कि ईमेल आपकी गतिविधियों के लिए कार्य योजनाकार या संग्रह नहीं है। इसलिए इनबॉक्स फोल्डर हमेशा खाली रहना चाहिए। यदि आपने इनबॉक्स का विश्लेषण करना शुरू कर दिया है, तब तक रुकें नहीं और किसी भी चीज़ से विचलित न हों जब तक कि आप इस फ़ोल्डर को खाली न कर दें।

इनबॉक्स में ईमेल का क्या करें? आपको प्रत्येक अक्षर को क्रमिक रूप से पढ़ना होगा और उसे हटाना होगा। हां, बस कीबोर्ड पर डिलीट को चुनें और दबाएं। यदि आप स्वयं को ईमेल हटाने के लिए बाध्य नहीं कर सकते हैं, तो आपको यह निर्णय लेना होगा कि इसके साथ क्या करना है।

1. क्या आप तीन मिनट में इसका उत्तर दे सकते हैं? क्या इसका उत्तर देना आवश्यक है? हां, आप करते हैं, और उत्तर में तीन मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा, फिर तुरंत उत्तर दें।
2. आपको उत्तर देने की आवश्यकता है, लेकिन उत्तर तैयार करने में तीन मिनट से अधिक का समय लगेगा। यदि आप एक कार्य अनुसूचक का उपयोग करते हैं जो आपको एक ईमेल को एक कार्य में बदलने की अनुमति देता है, तो अपने ईमेल को एक कार्य में बदल दें और थोड़ी देर के लिए इसके बारे में भूल जाएं। उदाहरण के लिए, मैं बिल्कुल अद्भुत सेवा Doit.im का उपयोग करता हूं। यह आपको एक व्यक्तिगत ईमेल पता उत्पन्न करने की अनुमति देता है: आप इसे एक पत्र अग्रेषित करते हैं, और यह एक कार्य बन जाता है। लेकिन अगर आपके पास टास्क शेड्यूलर नहीं है, तो अक्षर को "0_Run" सबफ़ोल्डर में ले जाएँ।
3. एक पत्र की त्वरित प्रतिक्रिया के बाद, इसे एक कार्य में बदलना, या इसे पढ़ना, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि इस संदेश के साथ आगे क्या करना है: इसे हटा दें या इसे दीर्घकालिक भंडारण के लिए किसी एक फ़ोल्डर में भेज दें।

यहाँ के लिए फ़ोल्डर हैं दीर्घावधि संग्रहणमुझे मिल गया है।

• 0_भागो।मेरे पास ऐसा कोई फ़ोल्डर नहीं है, लेकिन यदि आपके पास कोई योजनाकार नहीं है, तो मैं दोहराता हूं, आप यहां ऐसे पत्र जोड़ सकते हैं जिनके लिए विस्तृत अध्ययन की आवश्यकता है। इस फोल्डर को भी नियमित रूप से साफ करने की जरूरत है, लेकिन इसके लिए विशेष रूप से आवंटित समय पर एक विचारशील दृष्टिकोण के साथ।
• 1_संदर्भयहीं से मैं पत्र डालता हूं पृष्ठभूमि की जानकारी: विभिन्न वेब सेवाओं से लॉगिन के साथ स्वागत पत्र, आगामी उड़ानों के लिए टिकट, और इसी तरह।
• 2_परियोजनाएं।यहां भागीदारों और परियोजनाओं पर पत्राचार का एक संग्रह संग्रहीत किया गया है, जिनके साथ वर्तमान संबंध है। स्वाभाविक रूप से, प्रत्येक परियोजना या भागीदार के लिए एक अलग फ़ोल्डर होता है। भागीदार के फ़ोल्डर में, मैंने न केवल उसके कर्मचारियों के पत्र डाले, बल्कि इस भागीदार से जुड़े "स्काई" के कर्मचारियों के पत्र भी रखे। बहुत सुविधाजनक: यदि आवश्यक हो, परियोजना पर सभी पत्राचार कुछ क्लिकों में हाथ में है।
• 3_संग्रहालय।यहाँ मैं उन पत्रों को फेंक देता हूँ जिन्हें हटाना अफ़सोस की बात है, और उनसे होने वाले लाभ स्पष्ट नहीं हैं। साथ ही फोल्डर बंद परियोजनाएं"2_Projects" से। एक शब्द में, हटाने के लिए पहले उम्मीदवारों को "संग्रहालय" में संग्रहीत किया जाता है।
• 4_दस्तावेज़।यहां इलेक्ट्रॉनिक नमूना दस्तावेजों वाले पत्र हैं जो भविष्य में लेखांकन के लिए उपयोगी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों से सुलह कार्य, यात्राओं के लिए टिकट। फ़ोल्डर में "2_Projects" और "1_Sprav" फ़ोल्डर के साथ बहुत कुछ है, केवल यह लेखांकन जानकारी संग्रहीत करता है, और फ़ोल्डर "2_Projects" में - प्रबंधन जानकारी। "4_दस्तावेज़" में - मृत जानकारी, और "2_Projects" में - लाइव।
• 5_ज्ञान।यहां मैं केवल वास्तव में उपयोगी मेलिंग रखता हूं, जिसे मैं प्रेरणा के लिए या समाधान खोजने के लिए थोड़ी देर बाद वापस करना चाहता हूं।

अन्य मेल क्लाइंट सेटिंग्स हैं जो इस सिस्टम के संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। सबसे पहले, डिफ़ॉल्ट रूप से, थंडरबर्ड में "मार्क संदेशों को पढ़ा गया" चेकबॉक्स होता है। मैं इसे होशपूर्वक करना पसंद करता हूँ, इसलिए फ़्लैग बंद है! ऐसा करने के लिए, मेनू "टूल" → "सेटिंग" → "उन्नत" → "पढ़ना और प्रदर्शित करना" पर जाएं।

दूसरे, हम उपयोग करते हैं फिल्टर . पहले, मैं सक्रिय रूप से फ़िल्टर का उपयोग करता था जो प्रेषक के पते के आधार पर उपयुक्त फ़ोल्डरों को स्वचालित रूप से पत्र अग्रेषित करता था। उदाहरण के लिए, किसी वकील के पत्र "वकील" फ़ोल्डर में ले जाए गए थे। मैंने इस दृष्टिकोण को कई कारणों से छोड़ दिया। पहला: 99% मामलों में एक वकील के पत्र किसी परियोजना या भागीदार से संबंधित होते हैं, जिसका अर्थ है कि उन्हें इस भागीदार या परियोजना के फ़ोल्डर में ले जाया जाना चाहिए। दूसरा: मैंने जागरूकता जोड़ने का फैसला किया। आपको स्वयं यह तय करना होगा कि किसी विशेष पत्र को कहाँ संग्रहीत किया जाना चाहिए, और इनबॉक्स में केवल एक ही स्थान पर असंसाधित संदेशों को देखना अधिक सुविधाजनक है। अब मैं केवल विभिन्न प्रणालियों से स्वचालित नियमित अक्षरों को फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करता हूं, यानी ऐसे पत्र जिन्हें मुझे निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं होती है। मोज़िला थंडरबर्ड में फ़िल्टर "टूल" → "संदेश फ़िल्टर" मेनू में कॉन्फ़िगर किए गए हैं।

तो, पर सही दृष्टिकोणपत्राचार की मात्रा के आधार पर ई-मेल को दिन में 10 से 60 मिनट तक लेना चाहिए।

हाँ, और एक बात। क्या आपने नए ईमेल के लिए सूचनाएं पहले ही बंद कर दी हैं? ;)

अब जब आपने अपना जीमेल बना लिया है, तो आप ईमेल संदेश भेजना शुरू कर सकते हैं। एक ईमेल लिखना उतना ही सरल हो सकता है जितना एक छोटा संदेश टाइप करना। आप फ़ॉर्मेटिंग, अटैचमेंट और कैप्शन का उपयोग कर सकते हैं।

इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि एक पत्र कैसे लिखें, एक पत्र में अटैचमेंट कैसे जोड़ें, और एक हस्ताक्षर कैसे बनाएं जो आपके सभी अक्षरों में दिखाई दे।

एक पत्र लिख रहा हूं

पत्र लिखने के लिए एक अलग विंडो का उपयोग किया जाता है। इसमें यह है कि आप प्राप्तकर्ता का ईमेल पता, विषय और संदेश स्वयं जोड़ देंगे। साथ ही आप प्रयोग कर सकते हैं विभिन्न प्रकार केपाठ स्वरूपण और अनुलग्नक जोड़ें। आप चाहें तो एक हस्ताक्षर भी बना सकते हैं जो आपके सभी पत्रों में जुड़ जाएगा।

खिड़की लिखें

1. प्राप्तकर्ता।

ये वे लोग हैं जिन्हें आप ईमेल भेजते हैं। आपको प्रत्येक प्राप्तकर्ता का ईमेल पता लिखना होगा।

ज्यादातर मामलों में, आप प्राप्तकर्ताओं को प्रति फ़ील्ड में जोड़ेंगे, लेकिन आप उन्हें प्रतिलिपि या गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में भी जोड़ सकते हैं।

2. कॉपी और बीसीसी।

कॉपी का अर्थ है "सटीक कॉपी"। इस फ़ील्ड का उपयोग तब किया जाता है जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल भेजना चाहते हैं जो प्राथमिक प्राप्तकर्ता नहीं है। इस तरह आप उस व्यक्ति को यह बताते हुए लूप में रख सकते हैं कि उन्हें ईमेल का जवाब नहीं देना है।

बीसीसी का अर्थ है "सटीक बीसीसी"। यह सीसी के समान काम करता है, लेकिन इस क्षेत्र में सभी प्राप्तकर्ता पते छिपे हुए हैं। इस प्रकार, इस क्षेत्र का उपयोग एक है बेहतर तरीकेपत्र भेजना एक लंबी संख्यालोग और गोपनीयता बनाए रखें।

3. विषय।

विषय को पत्र के सार को इंगित करना चाहिए। विषय पंक्ति संक्षिप्त होनी चाहिए, फिर भी संदेश प्राप्तकर्ता को सटीक रूप से सूचित करें।

4. शरीर।

यह पत्र का पाठ है। अभिवादन के साथ एक नियमित पत्र, कुछ पैराग्राफ, अपने नाम के साथ हस्ताक्षर आदि।

5. बटन भेजें।

जब आप अपना ईमेल पूरा कर लें, तो इसे प्राप्तकर्ताओं को भेजने के लिए भेजें बटन पर क्लिक करें।

6. स्वरूपण विकल्प।

उन तक पहुंचने के लिए प्रारूप विकल्प बटन पर क्लिक करें। फ़ॉर्मेटिंग से आप अपने ईमेल का रूप और शैली बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप फ़ॉन्ट आकार और रंग बदल सकते हैं, लिंक जोड़ सकते हैं।

7. फाइलें संलग्न करें।

अटैचमेंट एक फ़ाइल (जैसे कोई छवि या दस्तावेज़) होती है जिसे ईमेल के साथ भेजा जाता है। जीमेल आपको एक ईमेल में कई अटैचमेंट शामिल करने की अनुमति देता है। ईमेल में अटैचमेंट जोड़ने के लिए फाइल अटैच करें बटन पर क्लिक करें।

एक ईमेल भेजने के लिए:

यदि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं वह पहले से ही आपके संपर्कों में है, तो आप उसका पहला नाम, अंतिम नाम या ईमेल टाइप करना शुरू कर सकते हैं, जीमेल प्रति फ़ील्ड के ठीक नीचे उपयुक्त संपर्क प्रदर्शित करना शुरू कर देगा। आप उनमें से किसी एक का चयन कर सकते हैं और प्रति फ़ील्ड में व्यक्ति का पता जोड़ने के लिए Enter कुंजी दबा सकते हैं।

संलगन को जोडो

संलगनएक फ़ाइल है (उदाहरण के लिए, एक छवि या दस्तावेज़) जिसे एक ईमेल के साथ भेजा जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी की तलाश कर रहे हैं, तो आप अपना बायोडाटा एक पत्र के साथ संलग्न करके भेज सकते हैं, और पत्र का मुख्य भाग एक कवर लेटर बन जाएगा। ईमेल के मुख्य भाग में अटैचमेंट का उल्लेख शामिल करना अच्छा अभ्यास है, खासकर अगर प्राप्तकर्ता इसे प्राप्त करने की उम्मीद नहीं करते हैं।

सबमिट पर क्लिक करने से पहले फाइल अटैच करना न भूलें। संदेश भेजने से पहले उपयोगकर्ताओं द्वारा फ़ाइलों को अनुलग्न करना भूल जाना बहुत आम बात है।

अटैचमेंट जोड़ने के लिए:

1. पत्र लिखते समय, पत्र लिखने वाली विंडो के नीचे पेपरक्लिप आइकन पर क्लिक करें।
2. एक फ़ाइल अपलोड संवाद दिखाई देगा। वांछित फ़ाइल का चयन करें और खोलें पर क्लिक करें।
3. अटैचमेंट मेल सर्वर पर डाउनलोड होना शुरू हो जाएगा। अधिकांश अटैचमेंट कुछ ही सेकंड में डाउनलोड हो जाते हैं, लेकिन कुछ में अधिक समय लगता है।
4. जब आप ईमेल भेजने के लिए तैयार हों, तो भेजें पर क्लिक करें।

सर्वर पर अटैचमेंट अपलोड होने से पहले आप सबमिट बटन पर क्लिक कर सकते हैं। जीमेल ईमेल को डाउनलोड होने के बाद ही भेजेगा।

जीमेल आपको विभिन्न प्रकार के टेक्स्ट फॉर्मेटिंग जोड़ने की अनुमति देता है।

• फ़ॉर्मेटिंग विकल्प खोलने के लिए ईमेल कंपोज़ विंडो के निचले भाग में फ़ॉर्मेटिंग बटन पर क्लिक करें।

1) फ़ॉन्ट

जीमेल में, आप कई फोंट में से चुन सकते हैं। आप पूरे अक्षर या कुछ शब्दों का फ़ॉन्ट बदल सकते हैं।

2) फ़ॉन्ट आकार

ज्यादातर मामलों में, आप फ़ॉन्ट आकार बदलने के बारे में भी नहीं सोचेंगे और सामान्य फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करेंगे, लेकिन कभी-कभी, कुछ शब्दों को हाइलाइट करने के लिए, आपको एक अलग आकार की आवश्यकता होती है।

इस विकल्प से सावधान रहें। बहुत बड़े या छोटे अक्षर पत्र को अपठनीय बना सकते हैं।

3) बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन

आप इसे बनाकर टेक्स्ट को हाइलाइट कर सकते हैं निडर, इटैलिक में लिखेंया रेखांकित करें।

4) पाठ और पृष्ठभूमि का रंग

अनौपचारिक लेखन में, आप कुछ शब्दों के लिए टेक्स्ट और पृष्ठभूमि का रंग बदल सकते हैं।

बहुत हल्के टोन से बचने की कोशिश करें, क्योंकि सफेद पृष्ठभूमि पर इस रंग का टेक्स्ट देखना मुश्किल है।

5) लेवलिंग

आप अपने पत्र में टेक्स्ट संरेखण को बदल सकते हैं।

6) क्रमांकित और बुलेटेड सूचियाँ

आप अपना पाठ क्रमांकित या बुलेटेड सूची के रूप में लिख सकते हैं।

यह विधि सूची के प्रत्येक तत्व को उजागर करने और उन्हें एक दूसरे से अलग करने में मदद करती है।

7) इंडेंट

आप बाएँ या दाएँ मार्जिन को बढ़ा या घटा सकते हैं।

8) उद्धरण

एक उद्धरण पाठ के एक टुकड़े को हाइलाइट करने का एक और तरीका है।

9) स्पष्ट स्वरूपण

किसी ईमेल से सभी फ़ॉर्मेटिंग को पूरी तरह से हटाने के लिए, फ़ॉर्मैटिंग साफ़ करें बटन पर क्लिक करें।

10) प्लस बटन

अतिरिक्त विकल्प खोलने के लिए प्लस बटन पर क्लिक करें: फोटो जोड़ें, लिंक डालें, इमोटिकॉन डालें या आमंत्रण डालें।

एक हस्ताक्षर जोड़ना

एक हस्ताक्षर एक वैकल्पिक पत्र ब्लॉक है जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल में टेक्स्ट के अंत में दिखाई देता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, जीमेल ईमेल में हस्ताक्षर एम्बेड नहीं करता है, लेकिन यह एक आसान समाधान है। इसमें आमतौर पर आपका नाम और शामिल होता है संपर्क जानकारी: टेलीफोन, ईमेल पता। यदि आप कार्यस्थल पर Gmail का उपयोग करते हैं, तो आप अपने हस्ताक्षर में अपना कार्य शीर्षक, कंपनी का नाम और पता, या वेबसाइट का पता शामिल कर सकते हैं।

याद रखें कि हस्ताक्षर छोटा होना चाहिए। सभी फ़ोन नंबरों, ईमेल और डाक पतों को सूचीबद्ध करने के बजाय, यह कुछ मूलभूत निर्दिष्ट करने के लिए पर्याप्त है।

ध्यान रखें कि आपका हस्ताक्षर बहुत से लोगों को दिखाई देगा, इसलिए आपको हमेशा अपने घर का पता या अन्य व्यक्तिगत जानकारी शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। ऐसा तब भी क्यों हो सकता है जब आप अपने दोस्तों को लिखते हैं, क्योंकि वे आपके पत्र को किसी और को भेज सकते हैं।

अधिकांश ईमेल क्लाइंट, सहित जीमेल लगीं, याहू, Mail.ru, माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण, मोज़िला थंडरबर्ड, बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को एक ईमेल भेजने की क्षमता प्रदान करें। आप इसे आमतौर पर फ़ंक्शन के साथ कर सकते हैं प्रतिलिपि(पर अंग्रेजी भाषासंक्षिप्त नाम इसके पदनाम के लिए अपनाया गया है। एसएस), या छिपी हुई प्रति (सीसीबी). को संदेश भेजते समय प्रतियांप्राप्तकर्ता देख सकते हैं ईमेल पतेअन्य लोग जिन्हें यह पत्र भेजा गया था। दूसरे मामले में, अतिरिक्त प्राप्तकर्ताओं की पहचान छिपी हुई है।

प्राप्तकर्ता का पता जोड़ना

ईमेल के प्राप्तकर्ता (ओं) को निर्दिष्ट करने के लिए, फ़ील्ड में उनका ईमेल पता दर्ज करें किसके लिए (वह):

कुछ ईमेल क्लाइंट आपको केवल एक फ़ील्ड में एक उपयोगकर्ता नाम दर्ज करने की अनुमति देते हैं जो तब प्रोग्राम द्वारा स्वचालित रूप से पॉप्युलेट हो जाता है।

यदि आप एक से अधिक लोगों को ईमेल भेजने के लिए इस फ़ील्ड का उपयोग करते हैं, तो उनमें से प्रत्येक देख पाएगा पूरी सूचीअन्य प्राप्तकर्ता।

ईमेल कैसे कॉपी करें

मैदान सीसीया प्रतिलिपिक्षेत्र की तुलना में अधिक अप्रत्यक्ष तरीके से इलेक्ट्रॉनिक संदेशों का आदान-प्रदान करने के लिए उपयोग किया जाता है किसके लिए. यदि आप अपने में हैं ईमेलकिसी व्यक्ति से सीधे बात नहीं कर रहे हैं, लेकिन चाहते हैं कि वह व्यक्ति ईमेल थ्रेड में चर्चा का अनुसरण करे या बस इस विषय, क्षेत्र से अवगत हो प्रतिलिपिइच्छा बढ़िया विकल्प. पतेदार में स्थित है प्रतियांपत्र, अपने मेलबॉक्स में एक अपठित पत्र प्राप्त करता है, ठीक उसी तरह जिसे बॉक्स में रखा गया था किसके लिए; अंतर केवल इतना है कि आप अपने ई-मेल के मुख्य भाग में पत्र को सबसे पहले किसे संबोधित करते हैं। पेशेवर दुनिया में, को मेल करना प्रतियांबहुत व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है और सहकर्मियों को विभिन्न घटनाओं और विषयों के बारे में सूचित करता है।

आप केवल फ़ील्ड में पतों की सूची दर्ज करके ईमेल प्राप्तकर्ताओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं प्रतिलिपि, जो आमतौर पर मैदान के ठीक नीचे स्थित होता है किसके लिए. प्राप्तकर्ताओं की इस श्रृंखला में सभी अन्य प्राप्तकर्ताओं के नाम और ईमेल पते देख सकेंगे:

किसी ईमेल को बीसीसी कैसे करें

प्रत्येक ईमेल क्लाइंट (जीमेल, आउटलुक, मोज़िला थंडरबर्ड, याहू, आदि) ईमेल भेजने वाले को ईमेल श्रृंखला में अन्य उपयोगकर्ताओं के विवरण को उजागर किए बिना बड़ी संख्या में लोगों तक पहुंचने की अनुमति देता है। यह समारोह कहा जाता है बीसीसीया छिपी हुई प्रति. आप फ़ील्ड में प्राप्तकर्ताओं के पते दर्ज करके उन्हें छुपा सकते हैं छिपी हुई प्रतिखेतों का उपयोग करने के बजाय किसके लिएऔर प्रतिलिपि:

आप इस सुविधा का उपयोग व्यक्तिगत और समूह ईमेल दोनों के लिए कर सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप अपने संपर्कों को निजी रखना चाहते हैं, उन्हें स्पैम और स्पैम से बचाना चाहते हैं, या केवल अपने प्राप्तकर्ताओं को यह नहीं जानना चाहते हैं कि समान संदेश किसे प्राप्त हुआ है।

मैदान छिपी हुई प्रतिहमेशा डिफ़ॉल्ट रूप से सभी ईमेल क्लाइंट के लिए उपलब्ध नहीं होता है। उदाहरण के लिए, में आउटलुकआपको जाना होगा विकल्पसेटिंग तक पहुँचने के लिए; वी थंडरबर्डआपको ड्रॉप-डाउन मेनू से इस फ़ंक्शन को चुनना होगा; वी जीमेल लगींआपको बटन दबाना है प्रतिलिपिऔर छिपी हुई प्रति; वी विंडोज लाइव मेलआपको कुंजियों को एक साथ दबाना होगा alt + बी.

छवि: © रुस्लान नेस्टरेंको - 123RF.com

Microsoft Outlook में, आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी संदेशों के लिए, एक स्वचालित Bcc (प्रतिलिपि) अन्य वितरण सूचियों या उपयोगकर्ताओं को भेजी जाएगी।

एक परिदृश्य जिसमें यह नियम उपयोगी होता है, जब आने वाले ईमेल संदेशों, जैसे कि सहायता केंद्र, का जवाब देने के लिए समूह के सभी सदस्यों को प्रतिक्रिया दी जाती है। जब समूह का एक सदस्य संदेशों का जवाब देता है, तो समूह के अन्य सदस्यों को सभी आउटगोइंग संदेशों को अद्यतित रखते हुए स्वचालित रूप से उत्तर की एक प्रति प्राप्त होती है।

ग्राहक नियम

एक नियम बनाएँ

अब हर बार जब आप एक संदेश भेजते हैं, चाहे वह एक नया संदेश हो, कोई संदेश अग्रेषित करें या नियमों में निर्दिष्ट लोगों या समूहों को उत्तर दें, वे स्वचालित रूप से प्रति प्राप्तकर्ताओं के रूप में जुड़ जाएंगे। लोगों या समूहों के नाम "सीसी" लाइन संदेश लिखें में प्रदर्शित नहीं होते हैं, लेकिन ये नाम संदेश के सभी प्राप्तकर्ताओं को प्रदर्शित किए जाएंगे।

एक नियम को अक्षम करना

टैब पर मेल दृश्य में घरबटन दबाएँ नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें.

अनुभाग में टैब पर नियम

बटन को क्लिक करे ठीक.

नियम और अलर्ट.

सलाह: अतिरिक्त जानकारीअलग-अलग संदेशों के लिए इस नियम को त्वरित रूप से अक्षम करने के तरीके के लिए अगला अनुभाग ("") देखें।

व्यक्तिगत संदेशों के लिए स्वचालित सीसी भेजने को अक्षम करने के लिए श्रेणी का उपयोग करना

यदि आप डायलॉग बॉक्स में नेविगेट किए बिना एकल संदेश के आधार पर स्वचालित नए कॉपी नियमों को अक्षम करने की सुविधा चाहते हैं नियम और अलर्ट, आप नियम के साथ आउटलुक में श्रेणियों की सुविधा का उपयोग कर सकते हैं।

सलाह:

सबसे पहले, आपको आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी ईमेल संदेशों के लिए एक स्वचालित ब्लाइंड कॉपी (CC) नियम बनाना होगा।

यह विशेष नियम कहलाता है ग्राहक नियम. क्लाइंट नियम केवल उस कंप्यूटर पर चलता है जिस पर इसे बनाया गया है और केवल तभी चलता है जब आउटलुक चल रहा हो। यदि आप एक अलग कंप्यूटर पर एक ईमेल खाते का उपयोग करके एक ईमेल संदेश भेजते हैं, तो उस कंप्यूटर से नियम नहीं चलेगा इसलिए इसे उस कंप्यूटर पर बनाया गया था। यही नियम प्रत्येक कंप्यूटर पर बनाया जाना चाहिए जिसे आप इसका उपयोग करने की योजना बनाते हैं।

एक नियम बनाएँ

अब, हर बार जब आप एक संदेश भेजते हैं, चाहे वह एक नया संदेश हो, जब आप किसी संदेश को अग्रेषित करते हैं या लोगों को जवाब देते हैं, या नियम में निर्दिष्ट वितरण सूची स्वचालित रूप से प्रति प्राप्तकर्ताओं के रूप में जोड़ दी जाएगी। लोगों के नाम या वितरण सूचियाँ "CC" पंक्ति संदेश लिखें में प्रदर्शित नहीं होती हैं, लेकिन ये नाम संदेश के सभी प्राप्तकर्ताओं को प्रदर्शित किए जाएँगे।

एक नियम को अक्षम करना

स्वत: प्रतिलिपि को भेजे जाने से रोकने के लिए, आपको पहले नियम को अक्षम करना होगा।

मेल में मेनू में सेवाबटन दबाएँ नियम और अलर्ट.

टैब पर ईमेल नियमअध्याय में नियमआपके द्वारा बनाए गए नियम से संबंधित बॉक्स को अनचेक करें।

बटन को क्लिक करे ठीक.

अब आप अन्य लोगों या मेलिंग सूचियों को स्वचालित रूप से इसकी एक प्रति भेजे बिना एक संदेश भेज सकते हैं। डायलॉग बॉक्स में इसे फिर से सक्षम किए जाने तक नियम निष्क्रिय रहेगा नियम और अलर्ट.

सलाह:

व्यक्तिगत संदेशों के लिए स्वचालित सीसी भेजने को अक्षम करने के लिए श्रेणी का उपयोग करना

यदि आप डायलॉग बॉक्स खोले बिना अलग-अलग संदेशों के लिए नए ऑटो-कॉपी नियम को अक्षम करना चाहते हैं नियम और अलर्ट, आप नियम को उस श्रेणी पर सेट कर सकते हैं जो Office Outlook 2007 में उपलब्ध है।

आपके द्वारा पहले बनाए गए नियम को संशोधित करें ताकि जब आप निर्दिष्ट श्रेणी को किसी संदेश में जोड़ते हैं, तो नियम स्वचालित रूप से एक प्रतिलिपि नहीं भेजता है।

जब आप किसी संदेश के लिए ऑटो-कॉपी नियम को अक्षम करना चाहते हैं, तो उस पर एक श्रेणी लागू करें।

सलाह:यदि आपने श्रेणी बनाते समय इसे निर्दिष्ट किया है तो आप कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं।

जब कोई संदेश भेजा जाता है, तो स्वचालित प्रेषण प्रतिलिपि नियम लागू नहीं होगा।

"ई-मेल" प्लगइन IMAP प्रोटोकॉल के माध्यम से किसी भी दूरस्थ मेल सर्वर तक पहुंच प्रदान करता है जो mail.ru (बैकअप Mail.ru) मेल सेवा सहित इस प्रोटोकॉल का समर्थन करता है। इस प्लगइन का उपयोग करके मेल आरयू मेल की एक बैकअप प्रति स्वचालित रूप से बनाई जाती है।

ई-मेल प्लगइन का उपयोग करके Mail.ru मेल का बैकअप कैसे बनाएं?

Mail.ru मेल बैकअप को स्वचालित हैंडी बैकअप कार्य बनाने के लिए, कृपया निम्नलिखित निर्देशों का उपयोग करें:

1. हैंडी बैकअप खोलें। Ctrl+N कुंजियों या बटन का उपयोग करके किसी नए कार्य को कॉल करें.
2. कार्य निर्माण विज़ार्ड में, चरण 1 में अपने डेटा का बैक अप लेना चुनें।
3. चरण 2 पर जाएं और डेटा स्रोतों की सूची से प्लगइन चुनें ईमेल.

1. प्लगइन पर डबल क्लिक करें, या ऐड बटन पर क्लिक करें - प्लगइन विंडो खुल जाएगी।
2. खुलने वाले संवाद में, Mail.ru बैकअप के लिए अपनी खाता जानकारी दर्ज करें
>

एक नोट पर: Mail.ru मेल बैकअप के लिए मानक सेटिंग्स का एक पूरा सेट - imap.mail.ru सर्वर, पोर्ट 993, एसएसएल / टीएलएस कनेक्शन प्रकार, "सादा"।

1. ओके पर क्लिक करें - प्रोग्राम एक कनेक्शन स्थापित करेगा। प्लगइन विंडो पर लौटें।
2. मेल मेल कॉपी करने के लिए डेटा को चिह्नित करें।

टिप्पणी।आप एक संदेश तक मेल का बैकअप ले सकते हैं।

1. एक बार जब आप सभी आवश्यक विवरण चिह्नित कर लेते हैं, तो फिर से ठीक क्लिक करें और चरण 2 पर वापस लौटें।
2. अपना कार्य बनाना जारी रखें। आप उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका में कार्य चरणों के बारे में अधिक जान सकते हैं।

Handy Backup के साथ Mail.ru मेल बैकअप के लाभ

डेटा स्टोर की विस्तृत पसंद

आप चरण 3 में चुन सकते हैं कि आप Mail.ru बैकअप कहाँ सहेजेंगे। स्थानीय और सहित भंडारण विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला उपलब्ध है हटाने योग्य डिस्क, FTP सर्वर, नेटवर्क ड्राइव और NAS डिवाइस, Yandex.Disk क्लाउड, Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, वनड्राइव, HBDrive विशेष स्टोरेज आदि।

डेटा सुरक्षा और संपीड़न

एक संशोधित ब्लोफिश एल्गोरिथम का उपयोग करके अपने संदेशों को 128-बिट कुंजी से एन्क्रिप्ट करें। डेटा को एक फ़ाइल में या व्यक्तिगत रूप से ज़िप संग्रह में संपीड़ित करें। या बिना पुनर्स्थापित किए मेल बैकअप को देखने और संशोधित करने के लिए डेटा को अपरिवर्तित छोड़ दें।

मेल बैकअप विकल्पों की विविधता

समय और नेटवर्क ट्रैफिक बचाने के लिए इंक्रीमेंटल, डिफरेंशियल या मिक्स्ड मेल बैकअप चुनें। mail.ru बैकअप के कई संस्करण रखें, आवश्यकतानुसार टाइमस्टैम्प्ड। पुराने बैकअप से छुटकारा पाएं।

कार्य से पहले या बाद में अन्य प्रोग्राम को कॉल करना

Mail.ru मेल बैकअप कार्य से पहले या बाद में अन्य कार्यों, जैसे POP3 मेल क्लाइंट या कचरा संग्राहक को चलाने का अवसर लें। अपने कार्यप्रवाह के भाग के रूप में मेल की प्रतिलिपि स्वचालित करें!

स्वचालित प्रारंभ और कार्यों की पुनरावृत्ति

एक विशिष्ट समय पर एक मेल बैकअप चलाएं, और इसे निर्धारित अंतराल पर महीनों से लेकर मिनटों तक दोहराएं। टास्क लॉन्च को सिस्टम इवेंट या यूएसबी ड्राइव कनेक्शन से बांधें। छूटे हुए कार्यों के लिए ऑटोरन का उपयोग करें।

अन्य नियंत्रण विकल्प

विंडोज सेवा के रूप में या कमांड लाइन पर प्रोग्राम के रूप में हैंडी बैकअप चलाएं ताकि उपयोगकर्ता को विचलित न किया जा सके। किए गए कार्य की सूचना ई-मेल द्वारा भेजें। कार्य को नियंत्रित करने के लिए रिपोर्ट और लॉग का उपयोग करें। मुख्य पैनल से मैन्युअल रूप से कार्य चलाएँ।

हैंडी बैकअप के साथ Mail.ru मेल का बैकअप लेना आपके संदेशों को सहेजने का एक पूरी तरह से स्वचालित, अत्यधिक कुशल तरीका है। अपने 30 दिन के नि:शुल्क परीक्षण को डाउनलोड करके इसे अभी आज़माएं!