ईमेल पत्राचार नियम। व्यापार पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम

जो कोई भी व्यापार मंडल में सभ्य दिखने का प्रयास करता है वह हमेशा उपयोग करता है। और वह हमेशा मुख्य बात याद रखता है - एक ई-मेल से न तो प्राप्तकर्ता, या कंपनी की प्रतिष्ठा, जिसका वह प्रतिनिधि है, या व्यावसायिक छवि खराब नहीं होनी चाहिए।

व्यापार ई-मेल पत्राचार को सही ढंग से और सक्षम रूप से संचालित करने की क्षमता एक आधुनिक प्रबंधक की छवि का मुख्य घटक है। यह एक सामान्य सांस्कृतिक स्तर का संकेत और व्यक्तिगत व्यावसायिकता का संकेतक दोनों है। एक व्यक्ति अपने विचारों को कैसे तैयार और औपचारिक रूप देने में सक्षम होता है, उसके अनुसार व्यक्ति आत्मविश्वास से दूसरों के प्रति और स्वयं के प्रति अपने दृष्टिकोण का न्याय कर सकता है। एक ई-मेल, लापरवाही से लिखा गया, भागीदारों और सहकर्मियों की नजर में लेखक की व्यावसायिक प्रतिष्ठा को आसानी से बर्बाद कर सकता है।

व्यापार ईमेल नियम

1. केवल आधिकारिक उद्देश्यों के लिए कार्यकर्ता का उपयोग करें। ईमेल पता. यदि आप काम के दौरान काम कर रहे सर्वर से एक पत्र भेजते हैं, तो यह आउटगोइंग और इनकमिंग मेल दोनों में सहेजा जाता है। आपका नियोक्ता किसी भी समय पत्र पढ़ सकता है। कार्यालय की दीवारों के भीतर ही व्यावसायिक पत्राचार करें।

2. स्पष्ट रूप से समझें कि आपका संदेश किसको संबोधित है और इसमें निहित जानकारी किसके लिए उपयोगी हो सकती है। आपका पत्र किसको संबोधित है? ग्राहक? साझेदार? सहकर्मी? अधीनस्थ? रोब जमाना? पता करने वाले को "किससे" कॉलम में दर्शाया गया है, जो रुचि रखते हैं - "प्रतिलिपि"। कभी भी अतिरिक्त प्रतियां न भेजें, खासकर अपने बॉस को। यदि ई-मेल में तीसरे पक्ष का उल्लेख किया गया है, तो वे, एक नियम के रूप में, "कॉपी" कॉलम में भी दर्ज किए जाते हैं।

3. अपने लिए, संदेश का उद्देश्य तैयार करें। आपका लक्ष्य क्या है: आप अपने पत्र के पाठक से क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? आप किस प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं? प्राप्तकर्ता, आपका संदेश पढ़ने के बाद, तुरंत समझ जाएगा कि आपको उससे क्या चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करने के नियम:

यदि आप घटनाओं को व्यक्तिगत रूप देना चाहते हैं - पहले व्यक्ति (हम, मैं) से
यदि आपका संदेश अनुरोध या शिक्षाप्रद प्रकृति का है - दूसरे व्यक्ति (आप, आप) से
यदि आप एक बाहरी पर्यवेक्षक के रूप में एक पत्र लिख रहे हैं और तीसरे व्यक्ति (वे, वह, वह) से पिछले तथ्यों या घटनाओं के बारे में पता करने वाले को सूचित करना चाहते हैं।

4. "विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें। ई-मेल प्राप्त करने वाले अधिकांश लोग "विषय" फ़ील्ड को देखकर पत्राचार का अध्ययन शुरू करते हैं। एक व्यक्ति कुछ सेकंड में एक पत्र को पढ़ने का निर्णय लेता है, इसलिए पत्र की सामग्री विषय पंक्ति में परिलक्षित होनी चाहिए। विषय संक्षिप्त, विशिष्ट और सूचनात्मक होना चाहिए।

5. स्पष्ट सामग्री रखें: पता और अभिवादन, मुख्य हिस्सा, सारांश, हस्ताक्षर, संपर्क। प्रत्येक अक्षर में होना चाहिए ईमेल शिष्टाचार. आलसी मत बनो और स्वीकृत सामग्री के किसी भी हिस्से को मत छोड़ो, एक सही ढंग से डिज़ाइन किया गया पत्र आपके व्यावसायिकता का संकेतक है।

6. अभिभाषक को अपील और अभिवादन - उसके प्रति आपके सम्मान का सूचक। प्रत्येक पत्र की शुरुआत एक व्यक्तिगत संदेश और यदि संभव हो तो अभिवादन से करें। किसी को उनके पहले नाम से संबोधित करना विनम्र है। अपील के बाद, यदि आप संदेश को दैनिक चरित्र देना चाहते हैं तो अल्पविराम लगाएं। और यदि आप आधिकारिकता और महत्व पर जोर देना चाहते हैं, तो एक विस्मयादिबोधक चिह्न, भले ही यह पत्र किसी सहकर्मी को संबोधित किया गया हो, जिसके साथ आप अक्सर संवाद करते हैं।

7. सिद्धांत पर टिके रहें: छोटा और स्पष्ट (केजे)। व्यापार ई-मेल पत्राचार के मुख्य नियमों में से एक "न्यूनतम शब्द - अधिकतम जानकारी" है। अपने विचारों को विशेष रूप से (स्पष्ट रूप से), लगातार, संक्षिप्त और समझदारी से बताएं। वाक्य छोटे होने चाहिए, ताकि अभिभाषक के लिए आवश्यक जानकारी देना आसान हो। वहाँ एक है ईमेल सुनहरा नियम- विभाजित, एक विषय - एक अक्षर। कुछ असंबंधित विचारों वाले एक बड़े ईमेल की तुलना में एकाधिक ईमेल (प्रत्येक एक ही विषय पर) भेजना बेहतर है।

8. अनौपचारिक संचार से व्यावसायिक पत्राचार न करें। ईमेल में कोई भावना नहीं! यदि आप भावनात्मक रूप से अपने ई-मेल में बताए गए बिंदुओं पर जोर देना चाहते हैं, तो भावनात्मक सबटेक्स्ट को एक तटस्थ, बाहरी रूप से शांत और प्रस्तुति के सही स्वर के पीछे छिपाया जाना चाहिए। यह सामग्री से प्राप्त होता है, भाषा से नहीं।

9. पत्र के मुख्य पाठ के निर्माण के लिए एक स्पष्ट संरचना पर टिके रहें। सबसे अधिक बार, पत्र में तीन भाग होते हैं:

पत्र लिखने का कारण (कारण, आधार)। यह हिस्सा आमतौर पर जितना संभव हो उतना छोटा होता है।
मुद्दे के सार की क्रमिक प्रस्तुति
निर्णय, अनुरोध, सुझाव, निष्कर्ष

10. दिखावटसंदेशों को समझना बेहद आसान होना चाहिए। पाठ को पैराग्राफ में विभाजित करें, जिसमें पांच से छह पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। एक खाली लाइन के साथ पैराग्राफ को एक दूसरे से अलग करना बेहतर है। एक रंग और एक फ़ॉन्ट चुनें, ताकि टेक्स्ट को बेहतर तरीके से समझा जा सके। विशेष आवश्यकता के बिना विस्मयादिबोधक, इमोटिकॉन्स, संक्षिप्ताक्षर, घसीट तत्वों का उपयोग नहीं करना बेहतर है।

11. अच्छा लिखें। एक अनपढ़ पत्र इंगित करता है कि लेखक पर्याप्त रूप से शिक्षित नहीं है। टेक्स्ट में टाइपो और त्रुटियों से आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा बदनाम होती है। पत्र भेजने से पहले ईमेल शिष्टाचारअनुशंसा करता है कि आप पत्र को ध्यान से पढ़ें। कई मेल प्रोग्राम और टेक्स्ट एडिटर विराम चिह्न और वर्तनी की जांच कर सकते हैं, और जब उन्हें त्रुटियां मिलती हैं, तो वे सुधार विकल्प प्रदान करते हैं। ईमेल लिखने के लिए यह सेवा आवश्यक है।

12. इस बारे में सोचें कि संलग्नक में स्थानांतरित करने के लिए आपको कौन से दस्तावेज़ों की आवश्यकता है। पत्र के मुख्य भाग में शामिल न करें विस्तृत जानकारी, इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में भेजना बेहतर है। विषय पंक्ति में इंगित करना सुनिश्चित करें कि आप कौन सी फ़ाइल सम्मिलित कर रहे हैं, अन्यथा प्राप्तकर्ता इसे वायरस के रूप में मान सकता है। भेजने से पहले सभी फाइलों को एंटी-वायरस सॉफ्टवेयर से जांचना चाहिए।

13. हमेशा संपर्क जानकारी लिखें और सदस्यता लें। यह आपको अच्छे पक्ष से दिखाएगा और आपके पेशेवर गुणों का प्रदर्शन करेगा। हस्ताक्षर पांच या छह पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। इसमें कंपनी का नाम, आपका पहला नाम और आपकी स्थिति का अंतिम नाम शामिल होना चाहिए। आमतौर पर, बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए, आपका ईमेल पता, फ़ोन नंबर और कंपनी की वेबसाइट का पता भी इंगित किया जाता है।

14. व्यावसायिक पत्राचार में पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है। यदि आप अपने संदेश में पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग करते हैं, तो यह एक संकेतक है कि आपने पत्र की सामग्री के बारे में पर्याप्त नहीं सोचा।

15. केवल विशेष मामलों में ही पठन रसीद पोस्ट की जाती है। आमतौर पर, एक पठन रसीद केवल बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए सेट की जानी चाहिए और केवल तभी जब प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की अपेक्षा की जाती है।

16. "उच्च महत्व" ध्वज का प्रयोग तभी करें जब यह वास्तव में आवश्यक हो। यदि ईमेल में महत्वपूर्ण जानकारी है जिस पर तत्काल विचार करने की आवश्यकता है, तो महत्व को "उच्च" पर सेट करें। यह आपके ईमेल को आपके इनबॉक्स में हाइलाइट करेगा। लेकिन इस फ़ंक्शन का व्यर्थ दुरुपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

17. पत्र भेजने से पहले उसे दोबारा पढ़ें। क्या सब कुछ संक्षिप्त, विशिष्ट, स्पष्ट है, क्या कोई अनुचित जानकारी और व्याकरण संबंधी त्रुटियां हैं। क्या गंतव्य की जानकारी सही है? प्रस्तुति की निरंतरता और तर्क की जाँच करें।

18. ईमेल का तुरंत जवाब दें। एक पत्र की प्राप्ति की सूचना सहकर्मियों या भागीदारों के लिए सम्मान की अभिव्यक्ति है, अच्छे स्वाद का संकेत है। अगर पर इस पलआप पत्र का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो लेखक को सूचित किया जाना चाहिए और वादा किया जाना चाहिए कि आप पहले अवसर पर तुरंत जवाब देंगे। सभी प्रश्नों के उत्तर क्रम से दें। अपने उत्तर को एक नए पत्र के रूप में शुरू न करें। यदि 48 घंटों के भीतर पत्र का उत्तर नहीं दिया जाता है, तो पता करने वाला यह सोच सकता है कि उसके पत्र को अनदेखा कर दिया गया है या खो गया है।

19. जिसने पत्राचार शुरू किया वह इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करता है।

20. याद रखें कि पत्र व्यवहार के नियम ईमेल , या यों कहें, उनका पालन एक आधुनिक पेशेवर प्रबंधक का सूचक है।

किसी विशेष संदेश को संकलित करने से पहले, व्यावसायिक पत्र के शिष्टाचार और व्यक्तिगत पत्र के बीच के अंतर को याद रखना आवश्यक है। सबसे महत्वपूर्ण बात चुने हुए विषय की प्रस्तुति में आत्मविश्वास के स्तर का निरीक्षण करना है। अभिभाषक के इस या उस समस्या से ग्रस्त होने की अधिक संभावना है और यदि वह पत्र की पंक्तियों में लाइव संचार महसूस करता है तो वह पूछे गए प्रश्नों को हल करने में शामिल होने का प्रयास करेगा। यही कारण है कि जो लोग आधुनिक व्यावसायिक लेखन शिष्टाचार जानते हैं, वे पाठ में "तथ्य पर आधारित", "आपको चाहिए" या इससे भी अधिक भूल गए "मैं इसके द्वारा सूचित करता हूं" जैसे कालक्रम को शामिल नहीं करता है।

विशेषताएं

लक्ष्य का फोकस और स्पष्ट परिभाषा, तथ्यों की प्रस्तुति में निरंतरता, प्रस्तावों और अनुरोधों की विशिष्टता, कार्यों और कार्यों के बारे में संदेशों की सूचना सामग्री को व्यावसायिक पत्रों में संरक्षित किया गया है। व्यावसायिक पत्रों की रचना अधिक आकस्मिक तरीके से की जाने लगी, हालाँकि, उन्होंने व्यक्तिगत पत्राचार की विशेषताओं से खुले भावनात्मक बयान, विशेषण और तुलना प्राप्त नहीं की, व्यावसायिक लेखन का पुराना शिष्टाचार अभी भी यहाँ विजयी है। और सिर्फ इसलिए कि इस तरह के संदेश का उद्देश्य, पहले की तरह, एक प्रस्ताव प्रस्तुत करना है, जिसका अनिवार्य रूप से एक विशिष्ट उत्तर होना चाहिए, एक व्यावसायिक पत्र के लेखक का प्रभाव बहुत बड़ा होना चाहिए, क्योंकि यह पता करने वाले को प्रोत्साहित करता है एक विशिष्ट प्रकृति की कार्रवाई करें। इसके अलावा, पाठ को इस तरह से संकलित किया गया है कि लेखक का दृष्टिकोण समस्या के प्रति उसके अपने दृष्टिकोण का प्रतिनिधित्व नहीं करता है, बल्कि इसके समाधान में पारस्परिक रूप से लाभकारी हितों का प्रतिनिधित्व करता है।

एक व्यावसायिक पत्र का शिष्टाचार सर्वनाम "I" का उपयोग नहीं करने के लिए निर्धारित करता है, जैसा कि व्यक्तिगत पत्राचार में प्रथागत है, लेकिन यहां एक और सर्वनाम पर जोर देना - "आप" उपयुक्त है। यदि कोई व्यावसायिक संदेश त्रुटियों के बिना लिखा गया है, बड़े करीने से मुद्रित किया गया है, तो पाठ को सभी नियमों और मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार रखा गया है, और इसलिए इसे न केवल आसानी से पढ़ा जाता है, बल्कि खुशी के साथ, पत्राचार निश्चित रूप से जारी रहेगा। यद्यपि आज भी बहुत बार सनकी रूप से मुड़े हुए वाक्यांशों को समझना, विषय की तलाश करना और उनमें निहित अर्थ की तह तक जाने के लिए विधेय करना आवश्यक है। व्यापार लेखन के नियम अब बहुत तेजी से बदल रहे हैं। हाथ से लिखना कितना अच्छा स्वर था। तब कोई यह सुनिश्चित कर सकता था कि संदेश कार्बन कॉपी नहीं था। इस संदेश में कितना व्यक्तित्व देखा जा सकता था, और अभिभाषक और लेखक के बीच संबंधों में सम्मान हमेशा जोड़ा जाता था। यह अफ़सोस की बात है कि यह रिवाज पूरी तरह से पुराना है, और लगभग सभी पत्र अब इलेक्ट्रॉनिक हो गए हैं।

आधुनिक नियम

एक व्यावसायिक पत्र, जिसका एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया जाएगा, एक आधुनिक सभ्य अधिनियम के पत्राचार का प्रतिनिधित्व करता है। आज, कोई कम विविध नियम नहीं हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए। हालांकि, की तुलना में राजभाषा, जो लगभग पचास साल पहले देश में मौजूद थे, ये नियम अधिक बारीकियों या विशेष सूक्ष्मताओं की तरह लगते हैं। सबसे पहले, जैसा कि एक व्यावसायिक पत्र के नियम निर्धारित करते हैं, आपको अपने प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत अपील में पाठ की शुरुआत से पहले एक ग्रीटिंग का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि अब निगमों और किसी भी संगठन में जो बहुत छोटे नहीं हैं, वहाँ ISQ प्रारूप का एक आंतरिक संचार होता है, जहाँ उत्तर प्रश्न के बाद होता है, उत्तर के बाद प्रश्न और इस त्वरित पत्राचार में, हर बार नाम से संबोधित करना आवश्यक नहीं है। हालांकि सही डिजाइनएक व्यावसायिक पत्र का तात्पर्य एक व्यक्तिगत फोकस से है, और इसलिए एक व्यक्तिगत अपील आवश्यक है।

आधुनिक पत्राचार में पत्र का विषय आमतौर पर एक अलग क्षेत्र में रखा जाता है, और इसे पर्याप्त रूप से, यानी सामग्री के अनुसार भरा जाना चाहिए। पत्र के विषय को सही ढंग से तैयार करना आधी सफलता है, क्योंकि यह पहली चीज है जिसे पता करने वाला देखेगा। सटीक शब्दांकन उसे सही तरीके से ट्यून करने और प्राप्त जानकारी को जल्दी और पूर्ण रूप से समझने में मदद करेगा। और अपने उत्तर प्राप्त करने के बारे में पता करने वाले को सूचित करना अनिवार्य है - यह एक अच्छा स्वर है, सहकर्मियों और भागीदारों के लिए सम्मान की अभिव्यक्ति है, उन्होंने एक सौ दो सौ साल पहले ऐसा किया था, और तब भी उन्हें जीने की कोई जल्दी नहीं थी और एक व्यावसायिक पत्र लिखना ठीक से जानता था। आज, आपको एक संदेश का शीघ्रता से जवाब देने की आवश्यकता है, जिसमें ई-मेल मदद करता है - संचार बहुत जल्दी होता है। यदि आप तुरंत उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो भी आपको प्रतिक्रिया प्राप्त करने के बारे में एक संदेश भेजने की आवश्यकता है, जहां आप अगले संचार सत्र का समय निर्दिष्ट कर सकते हैं।

समय और स्थान

यह याद रखना चाहिए कि मनोवैज्ञानिक रूप से इसके महत्वपूर्ण मूल्य में प्रतिक्रिया समय सीमा अड़तालीस घंटे है। यह तब होता है जब कोई ऑटो-प्रतिक्रिया फ़ंक्शन नहीं होता है। जब दो दिन बीत गए, तो पता करने वाला पहले से ही इस विश्वास से भरा हुआ है कि उसके पत्र को नजरअंदाज कर दिया गया है या, सबसे अच्छा, खो गया है। एक व्यावसायिक पत्र के नियमों में यह बिंदु भी शामिल है: उत्तर में कभी देरी न करें, क्योंकि यह एक ग्राहक का एक अनिवार्य नुकसान है, और साथी सभी प्रकार के संबंधों को तोड़ने के बारे में चिंता करना और सोचना शुरू कर देगा। किसी भी मामले में, यह नैतिकता का घोर उल्लंघन है। कारोबार पत्राचार. यदि आपको वही जानकारी भेजने की आवश्यकता है, तो आप बस मेलिंग सूची का विस्तार कर सकते हैं। सभी पतों को एक "से" फ़ील्ड में रखने से डिलीवरी का समय बहुत कम हो जाता है, और साझेदारी में पारदर्शिता बनी रहती है: पत्र प्राप्त करने वाला प्रत्येक व्यक्ति जेनरेट की गई सूची को देखता है।

साझेदारी जारी रखने का एक अच्छा संदेश विनम्र मुहावरा है "अग्रिम धन्यवाद।" यह एक व्यावसायिक पत्र में कैसे लिखा जाता है और इसे किस भाग में रखा जाता है - हर कोई अपने लिए फैसला करता है। बेशक, पहले से ही जानकारी जानने और कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करने के बाद पता करने वाले को इसे देखना चाहिए। पत्र के अंत में, संपर्क खंड से पहले - सबसे अधिक सबसे अच्छी जगहइस वाक्यांश के लिए। वैसे, संपर्क जानकारी के बारे में: यह हर अक्षर में होना चाहिए, न कि केवल पहले में। लेखक के फोन, स्थिति और बाकी सब कुछ खोजने के लिए मजबूर नहीं किया जा सकता है। एक व्यावसायिक पत्र का डिज़ाइन पत्राचार की अवधि पर निर्भर नहीं करता है। नियमों का हमेशा पालन करना चाहिए। और यह अनुमान न लगाने के लिए कि क्या पता करने वाले को पत्र मिला है, एक क्वेरी फ़ंक्शन है। केवल इस मामले में, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि इसे पढ़ा गया है। पत्राचार का इतिहास सहेजा जाना चाहिए, आप एक नए संदेश के साथ उत्तर नहीं लिख सकते। हालांकि, किसी विशेष मुद्दे को हल करने के लिए संपूर्ण संचार फ़ीड अग्रेषित करते समय, न केवल अधीनता के बारे में, बल्कि गोपनीयता के बारे में भी याद रखना आवश्यक है। यदि पत्राचार में व्यक्तिगत जानकारी है, तो इसे तीसरे पक्ष द्वारा पढ़े जाने से पहले हटा दिया जाना चाहिए।

एक व्यावसायिक पत्र प्रेषक का एक प्रकार का मनोवैज्ञानिक चित्र है, उसका बिज़नेस कार्ड, साथ ही कंपनी की छवि और प्रतिष्ठा का हिस्सा। इस सब पर बोल्ड क्रॉस लगाने की संभावना से खुद को कैसे बचाएं - हमारे लेख में।

तात्याना निकोलेवा,

वार्ता प्रशिक्षण केंद्र, मास्को में अग्रणी व्यावसायिक शिष्टाचार विशेषज्ञ

ईमेल नियमके लिये व्यापारी लोग- यह एक प्रकार का उपकरण है जो आपको कंपनी का "चेहरा रखने" और भागीदारों के साथ संचार में अपनी छवि को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। व्यापार ई-मेल पत्राचार के प्रमुख नियम क्या हैं जिन पर व्यापारियों को विचार करने की आवश्यकता है? आइए करीब से देखें, क्योंकि यह वास्तव में बहुत बड़ी भूमिका निभाता है।

नियम 1: ईमेल का विषय शामिल करें

इसी कसौटी के आधार पर एक व्यस्त व्यक्ति यह तय करता है कि पहले कौन सा अक्षर खोलना है। इसके अलावा, यह ई-मेल नियम वार्ताकार को पत्राचार के प्रवाह के बीच वांछित पत्र खोजने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विषय पंक्तियों के साथ ईमेल प्राप्त करना सुविधाजनक है जो एक ही प्रक्रिया के विभिन्न संगठनात्मक पहलुओं को दर्शाते हैं।

उदाहरण के लिए: "प्रतिभागियों के दस्तावेजों का पैकेज", "प्रदर्शनी में भाग लेने के लिए चालान", "प्रदर्शनी के प्रतिभागी को ज्ञापन", "प्रदर्शनी मंडपों का लेआउट", आदि। यदि सभी पत्राचार "भागीदारी" विषय के साथ आयोजित किया गया था प्रदर्शनी", व्यापक पत्राचार में वांछित पत्र खोजें यह और अधिक कठिन होगा।

नियम 2। पते और अभिवादन के बारे में मत भूलना

यहीं से पत्र शुरू होना चाहिए। इसे इस रूप में करना बेहतर है: "शुभ दोपहर, पताकर्ता का नाम (संरक्षक)।" "अच्छे दिन!" का बोझिल निर्माण उपयोग न करना बेहतर है। निम्नलिखित शब्दों को इंगित करना भी गलत है: "हैलो, मिस्टर इवानोव।" कारोबारी माहौल में, वे स्वास्थ्य के बारे में बात नहीं करते हैं। यदि पत्र लोगों के समूह को संबोधित है, तो आप सामूहिक शब्द का उपयोग कर सकते हैं: "प्रिय महोदय!" या "सहयोगियों!"। आप केवल "प्रश्न-उत्तर" मोड में गहन पत्राचार के मामले में संपर्क के बिना कर सकते हैं, जैसे कि स्काइप पर संचार करते समय।

वाक्यांश जिनका उपयोग पत्राचार में नहीं किया जा सकता है

यदि ईमेल आपके संगठन के लिए एक महत्वपूर्ण लीड जनरेशन चैनल है, तो यह है 11 वाक्यांश, जिससे "वाणिज्यिक निदेशक" पत्रिका के संपादकों ने तत्काल छुटकारा पाने की सिफारिश की है।

नियम 3. याद रखें कि संक्षिप्तता प्रतिभा की बहन है

यदि पत्र के विषय में स्पष्टीकरण और विवरण की आवश्यकता है, तो आवश्यक पैरामीटर निर्दिष्ट करें। हालांकि, एक ही समय में "पानी" न डालें, विशेष रूप से लिखें। आदर्श विकल्पएक छोटा पत्र होगा जिसमें आप प्राप्तकर्ता के साथ सहमत होंगे दूरभाष वार्तालापया एक बैठक जहां आप सभी विवरणों पर चर्चा कर सकते हैं।

नियम 4. लेखन शैली - व्यवसाय, स्वर - तटस्थ

आमने-सामने संचार और एक टेलीफोन वार्तालाप के विपरीत, जहां आपके पास एक स्क्रिप्ट है, आपका पता न केवल आपको देखता है, बल्कि आपको नहीं सुनता है। आप अपने शब्दों को चेहरे के भाव, स्वर, या अन्य गैर-मौखिक संकेतों के साथ पूरक नहीं कर सकते। इसलिए व्यापार ई-मेल के इस नियम का कड़ाई से पालन करें। उदाहरण के लिए, एक वार्तालाप में, वाक्यांश "आपको मुझसे और क्या चाहिए?", एक निश्चित स्वर के साथ उच्चारण, कर्तव्यों या कार्यों की पूरी सूची जानने की इच्छा व्यक्त करेगा। और लिखित रूप में, इसे इस तरह पढ़ा जा सकता है: “मैं कितना लोड कर सकता हूँ? विवेक हो!

इसलिए, यदि आप आगे की कार्रवाई के लिए तैयार हैं, तो हमेशा इस ई-मेल पत्राचार नियम का उपयोग करना सबसे अच्छा है। इस तरह लिखें: "मैं और क्या उपयोगी / उपयोगी हो सकता हूं?"। यदि आपकी आगे की प्रक्रिया में भाग लेने की कोई इच्छा नहीं है, तो आपको इसे सही ढंग से कहना चाहिए। उदाहरण के लिए, इस तरह: "सहयोगियों, किसी अन्य परियोजना पर मेरे उच्च कार्यभार को देखते हुए, मैं आभारी रहूंगा यदि आप ..." और फिर अपनी इच्छाओं का वर्णन करें: "मुझे इस परियोजना पर आगे के काम से मुक्त करें", "मुझे वर्णन करें अपने कर्तव्यों की पूरी श्रृंखला ताकि मैं अपने काम की योजना बना सकूं। उसी समय, अधीनता को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है: यदि आप प्रबंधक से मेल खाते हैं, तो उसके साथ इस कार्य की प्राथमिकता की जांच करें।

नियम 5. पाठ में इमोटिकॉन्स की संख्या डालें

यह व्यवसायियों के इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का एक मूलभूत नियम है। कुछ कंपनियों में, "स्माइली" का उपयोग सख्त वर्जित है। यदि आपका संगठन उनमें से एक नहीं है, तो इन चिह्नों का उपयोग करें, लेकिन बहुत सावधान रहें। आखिरकार, "इमोटिकॉन्स" भावनाओं के प्रतीक हैं जिन्हें कारोबारी माहौल में डालने की जरूरत है। पत्र में एक आइकन वार्ताकार को आपकी भावनाओं को समझने के लिए पर्याप्त है। यह ई-मेल पत्राचार नियम पर भी लागू होता है व्यापार संचारस्काइप और आईसीक्यू।

नियम 6. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में मत भूलना

किसी भी (न केवल पहले) पत्र के अंत में, एक हस्ताक्षर होना चाहिए जिसमें प्रेषक का पूरा नाम और स्थिति, उसके कार्य संपर्क और कंपनी का लोगो हो। यह एक अच्छा स्वर और कॉर्पोरेट संस्कृति की उपस्थिति का सूचक है।

नियम 7. भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें। सही त्रुटियाँ और टंकण

लापरवाही नहीं है अच्छी गुणवत्ताएक व्यवसायी के लिए।

नियम 8. 24 घंटे के भीतर पत्राचार का जवाब दें

यदि आपको और समय चाहिए, तो आप एक दिन में इसके बारे में लिख लें। भेजने के बाद पत्र के प्राप्तकर्ता से संपर्क करना और यह सुनिश्चित करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि उसे यह प्राप्त हुआ है और उससे कब प्रतिक्रिया की उम्मीद है।

नियम 9: अटैचमेंट के साथ ईमेल स्वीकार करें

जांचें कि क्या वे सही ढंग से खुलते हैं। कृपया ध्यान दें कि कंपनी के अधिकारियों को कोई भी प्रचार प्रस्ताव या उनके लिए लिंक नहीं भेजना चाहिए (जब तक कि वे चर्चा का विषय न हों)।

बिक्री प्रबंधक की ओर से इस तरह के पत्र पत्र के मुख्य भाग में संबंधित नोटिस के साथ भेजना बेहतर है।

नियम 10. पत्राचार उसी के साथ समाप्त होता है जिसने इसे शुरू किया था

अंतिम पत्र पत्राचार के आरंभकर्ता द्वारा भेजा जाता है। भले ही सभी प्रश्नों पर पहले ही चर्चा हो चुकी हो, प्रभावी सहयोग और त्वरित प्रतिक्रियाओं के लिए भागीदार को कृतज्ञता के शब्द लिखें। अंत में, आप एक अच्छे मूड और एक उत्पादक सप्ताह की कामना कर सकते हैं। हालाँकि, केवल तभी जब आपका प्राप्तकर्ता के साथ घनिष्ठ और दीर्घकालिक संबंध हो। अन्य सभी मामलों में, यह इंगित करना बेहतर है: "शुभकामनाएं।"

अक्षरों में समझदार आदमीउन लोगों की प्रकृति को दर्शाता है जिनसे उन्हें संबोधित किया जाता है।

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ]

पत्र लिखें जो आप प्राप्त करना चाहते हैं।

[प्राचीन सूत्र]

व्यापार जगत में लेखन एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखतेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यापार पत्राचार में समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

ईमेल पत्राचार है आवश्यक विशेषताकिसी भी कंपनी का व्यावसायिक संचार। व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ई-मेल का उपयोग नहीं करती है। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपको कभी ऐसा लगता है कि जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं तो आप ब्लैक होल को ईमेल भेज रहे हैं, और हो सकता है कि आपको कोई प्रतिक्रिया न मिले?
• जब कर्मचारी एक दूसरे को कॉल करते हैं और एक जरूरी ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और यह पूरे दिन होता है
• जब आप बिल्कुल समझ नहीं पाते हैं कि वे ईमेल में आपसे वास्तव में क्या चाहते हैं
• जब जटिल और कठिन मुद्दे, जब ई-मेल द्वारा चर्चा की जाती है, सूचना, विवरण के समुद्र में डूब जाते हैं, और समस्या का समाधान नहीं होता है

यदि ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए एक समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय बचा सकते हैं। इस लेख में, हम व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यापार पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

हम सशर्त रूप से व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को अलग करते हैं नैतिकता के नियमों परतथा संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें एक अलग लेख समर्पित करेंगे। नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के आंतरिक संबंधों की शैली बनाते हैं और अनिवार्य रूप से भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से "शुभ दोपहर, बेखटेरेव" शब्दों से शुरू होने वाला एक पत्र मिला है। आप हमारे सहयोग के बारे में क्या सोचते हैं?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "चेहरा न खोने" के लिए, व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. ईमेल की विषय पंक्ति होनी चाहिए
3. भेजने से पहले वर्तनी, विराम चिह्न और वाक् त्रुटियों की जाँच करें।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होना चाहिए
6. यदि हम एक पत्र में संलग्नक भेजते हैं, तो हम निश्चित रूप से लिखेंगे कि संलग्न फाइलें हैं (यह कदम उन स्थितियों से बचने में मदद करेगा जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ चुका है और संलग्न नहीं ढूंढ रहा है दस्तावेज़, तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में इंगित किए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम संदेशों को कभी नहीं हटाते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक। संदेश इतिहास को कभी भी हटाया नहीं जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा पत्राचार के इतिहास को बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रेडिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. अक्षरों के प्रकार

कई अलग-अलग वर्गीकरण हैं, हम डिजाइन संरचना के अनुसार अक्षरों को अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार का पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र-संचार

इस प्रकार के पत्र में, हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक पाठ में स्वरूपित नहीं किया जाना चाहिए। यह स्पष्ट रूप से संरचित और अच्छी तरह से गठित होना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की दृष्टि न खोएं महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक होते हैं:

पत्र विषय

पत्र के विषय में वह विशिष्ट कार्रवाई होनी चाहिए जिसकी आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक अनुबंध पर बातचीत करें", "विचार के लिए मुद्दों का प्रस्ताव", "एक रिपोर्ट भेजें", आदि।

यदि आप दस्तावेज भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र संलग्नक में निहित दस्तावेजों का स्पष्ट शब्दांकन होना चाहिए।

सही सब्जेक्ट लाइन लिखना क्यों जरूरी है?

पत्र के विषय से सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र को खोजना बहुत आसान है। कोई पत्र खो नहीं जाएगा।

नोट: यदि आप कंपनी के भीतर एक पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार स्वरूपित होता है, यदि आप कंपनी के बाहर पत्र भेजते हैं, तो टेम्पलेट के अनुसार विषय को प्रारूपित करने की सलाह दी जाती है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य।

पत्र के मुख्य भाग में जितना अधिक रचनात्मक, उतना ही अच्छा! व्यावसायिक पत्राचार में एक प्रमुख कौशल जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए, वह है अपने विचार को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने की क्षमता।

पी.एस. यदि हम, एक पत्र की रचना करते समय, वार्ताकार के पत्र से एक तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो इसे उद्धृत किया जाना चाहिए, इसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए कॉर्पोरेट हस्ताक्षर डिजाइन टेम्पलेट समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी प्रमुख विवरण होने चाहिए ताकि, यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्त करने वाला आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, पद।

पी.एस. यदि हम एक साथी / ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो यह व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करने के लायक है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण के साथ एक पत्र प्राप्त करने में प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज बात करके खुशी हुई / इस तरह के एक महत्वपूर्ण मुद्दे के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद / परिवार और बच्चों को बधाई, आदि।

प्रति/सीसी

हम "टू" और "सीसी" फ़ील्ड को अंतिम रूप से भरते हैं ताकि गलती से पत्र न भेजें जब यह अभी तक तैयार न हो।

"टू" और "सीसी" फ़ील्ड में क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हम कुछ क्रिया करना चाहते हैं।

"कॉपी" फ़ील्ड में, हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री को पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि "कॉपी" फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम एक साधारण कर्मचारी के साथ बातचीत कर रहे हैं, तो हम चर्चा करते हैं महत्वपूर्ण प्रश्न, लेकिन हमें योग्यता और समय पर उत्तर नहीं मिलते हैं, तो जैसे ही पत्राचार रचनात्मक रूप से शुरू होता है, निदेशक या उच्च प्रबंधक से एक प्रति में एक पत्र डालने के लायक है।

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में कॉर्पोरेट संस्कृति का स्तर उचित स्तर पर नहीं होता है, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियां होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए, प्रबंधन टीम से सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

आउटलुक में भी एक फीचर है जैसे " छिपी हुई प्रति"- एक महत्वपूर्ण उपकरण जो आपको इच्छुक पार्टियों को पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को शर्मिंदा नहीं करने के लिए कि पत्र अकेले उसे संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक के परिणामों का योग करने, लिखित रूप में समझौते करने, पूरा होने और स्पष्ट करने का समय इंगित करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों को समझ में आया कि उन्हें सही तरीके से क्या करना चाहिए?

लिखित समझौते और उनके कार्यान्वयन की एक सामान्य दृष्टि के लिए बैठक, वार्ता और बैठकों के बाद ऐसे पत्र लिखना उपयोगी है।

पत्र संरचना:

1. चर्चा में भाग लेने वालों को बधाई, अपील और आभार।
2. बैठक के उद्देश्य की पुनरावृत्ति जिस पर समझौते किए गए थे।
3. उन सभी मुद्दों की एक सूची, जिन पर चर्चा की गई, उन पर लिए गए निर्णयों और निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के साथ।
4. उन विचारों को ठीक करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. प्राप्तकर्ताओं से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? क्या कोई टिप्पणी या जोड़ हैं?

उदाहरण के लिए:

पत्र डिजाइन

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए, पाठ में इटैलिक को हाइलाइट किया जा सकता है प्रमुख बिंदु, शीर्षक, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना सुनिश्चित करें।

पी.एस. आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए।

अनुच्छेद

प्रत्येक अलग विचार को एक अलग पैराग्राफ में व्यवस्थित करना वांछनीय है ताकि पाठ को समझना आसान हो।

खरोज

पैराग्राफ एक दूसरे के साथ विलय नहीं होना चाहिए। पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले इंडेंटेशन होना चाहिए:

पत्र को अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेखटेरेव द्वारा मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

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मास्टर क्लास में आप सीखेंगे:
कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार और संचालित करें
कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को एक कार्यालय में कैसे व्यवस्थित करें

• व्यावसायिक पत्राचार कितने प्रकार के होते हैं।
• व्यापार पत्राचार के किन नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है।
• व्यापार ई-मेल की विशेषताएं क्या हैं?

करते हुए कारोबार पत्राचारनियमों का अनुपालन करियर और व्यवसाय में सफलता के महत्वपूर्ण घटकों में से एक है। इन नियमों की अनभिज्ञता, या व्यवहार में उनके गलत प्रयोग से भागीदारों और ग्राहकों की हानि हो सकती है। इसके अलावा, सटीक और सक्षम व्यावसायिक पत्राचार व्यावसायिक छवि का एक महत्वपूर्ण घटक है।

व्यापार पत्राचार के प्रकार क्या हैं

व्यापार पत्राचार - भागीदारों, ग्राहकों, सहयोगियों, संगठनों के साथ - किसी भी उद्यम की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है। प्रबंधक, विभिन्न रैंक के कर्मचारी पत्र प्राप्त करते हैं और भेजते हैं, वाणिज्यिक प्रस्तावआदि। प्रपत्र, सामग्री और दिशा के आधार पर, किसी भी पत्राचार को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

• अधिकारी;
• व्यक्तिगत;
• आंतरिक;
• बाहरी।

उनमें से प्रत्येक के लिए संकलन और प्रस्तुत करने के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। औपचारिक व्यावसायिक पत्रों के सबसे सामान्य प्रकार हैं:

• धन्यवाद;
• व्यावसायिक;
• पत्र, मांग और अनुरोध;
• इनकार;
• बधाई हो;
• शोक संवेदनाएं, श्रद्धांजलि।

यह देखते हुए कि आज अधिकांश व्यावसायिक पत्राचार इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जाता है, किसी भी प्रकार के लिए तैयार टेम्पलेट और फॉर्म हैं।

व्यापार लेखन की कला

प्रत्येक पाठ प्राप्तकर्ता को प्रभावित करने के लिए एक तंत्र है। यदि यह काम नहीं करता है, तो आपने विधानसभा के नियमों का उल्लंघन किया है: आपने गलत हिस्से लिए, उन्हें गलत तरीके से व्यवस्थित किया। आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए, आपको सही तथ्यों को चुनना होगा, उन्हें सही ढंग से बताना होगा और इसे "सही चेहरे के साथ" करना होगा - एक ऐसा जो पत्र प्राप्तकर्ता को आपके प्रस्ताव को स्वीकार करना चाहता है। यह कैसे करना है?

जानकारी। ऐसा होता है कि तर्कसंगत तर्क जो अभिभाषक को समझा सकते हैं, विभिन्न, कभी-कभी बाहरी विचारों की अराजक प्रस्तुति में खो जाते हैं। लेकिन यह एक संरचना के निर्माण के लायक है, और पत्र स्पष्ट और आश्वस्त हो जाता है, भले ही इसमें कुछ भी अर्थ में नहीं बदला गया हो। मुख्य विचार (अक्सर यह कार्रवाई का आह्वान होता है) शुरुआत में लाया जाता है, यह तुरंत अभिवादन का अनुसरण करता है। निम्नलिखित ज्वलंत दृष्टांतों (स्पष्टीकरण) के साथ तर्कों की एक सूची है (प्रत्येक को एक लाल रेखा और इटैलिक में दर्शाया गया है)। अंत में, कार्रवाई के लिए एक कॉल है। सिग्नेचर फॉलो करता है। सरल संपादन चेखव की कहानी "वंका" के "दादाजी के गाँव के लिए" एक दयनीय और बहुत समझदार संदेश को भी दादा के लिए एक उचित आकर्षक प्रस्ताव में बदल देता है।

प्रेषक छवि। प्रतिक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि पत्र भेजने वाला कैसे प्रकट होता है। एक पत्र में, आप एक अधिकारी हो सकते हैं, या आप एक व्यक्ति हो सकते हैं। कभी पूर्व फायदेमंद होता है, और कभी बाद वाला। उदाहरण के लिए, यदि आप अभिभाषक की प्रशंसा कर रहे हैं, तो व्यक्तिगत शैली का उपयोग करना बेहतर है (स्वयं से लिखें, तथ्यों के प्रति अपने दृष्टिकोण की रिपोर्ट करें, समान स्तर पर बोलें)। इसके लिए धन्यवाद, पता करने वाले को न केवल यह पता चल जाएगा कि उसने अच्छा किया है, बल्कि यह भी कि आप उसके बारे में बात कर रहे हैं अच्छी राय. इसके विपरीत, औपचारिक वाक्यांशों के साथ डांटना बेहतर है, नंगे तथ्यों को निर्धारित करना। यह सलाह, कुछ हद तक अतिरंजित प्रस्तुति में, इस तरह दिखती है: "आप मूर्ख हैं" के बजाय, आपको "पाठक के दिमाग के संकेत नहीं मिले" लिखने की आवश्यकता है।

आधुनिक पत्राचार में, हम अक्सर सीधे बिंदु पर पहुंच जाते हैं, अभिवादन और शीर्षक के बीच "मौसम की बात" को छोड़ कर। ऐसा प्रतीत होता है कि एक वैकल्पिक लघु वाक्य में एक बड़ा शब्दार्थ भार नहीं होता है। लेकिन यह वह है जो सबसे पहले पाठक की आंखों के सामने प्रकट होता है, इसलिए यह पत्र के लिए स्वर सेट करता है और निर्धारित करता है कि प्राप्तकर्ता शेष पाठ को किन आंखों से देखेगा। विभिन्न लक्ष्यों का पीछा करते हुए, अधीनस्थों और भागीदारों के लिए अपना संदेश कैसे शुरू करें, इसके कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं।

1. अपने आप को वजन जोड़ने के लिए: "यह देखते हुए कि परियोजना ए क्षेत्र के राज्यपाल के व्यक्तिगत नियंत्रण में है, हम आपको याद दिलाते हैं।"
2. एक अपरिचित कंपनी के साथ मधुर संबंध स्थापित करने के लिए: "यह जानने के बाद कि आपकी कंपनी, हमारी तरह, केवीएन साइबेरिया प्रतियोगिता की प्रायोजक है, हमने आपको सबसे पहले पेशकश करने का फैसला किया।"
3. सहायता प्राप्त करने के लिए: "ओला, आप बहुत अच्छे थे और सबसे महत्वपूर्ण बात, आपने सम्मेलन में पेशेवर रूप से बात की थी! मुझे लगता है कि एक विशेषज्ञ के रूप में आप मेरी मदद कर सकते हैं।"
4. अधीनस्थों को जुटाने के लिए: "बधाई हो - यह पहले से ही शुक्रवार है। यह बजट पर प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए बनी हुई है - और आप आराम कर सकते हैं।

5 भयानक पहले वाक्यांश जो आपके ईमेल को मार देंगे

अमेरिकी कंपनी हबस्पॉट ने पता लगाया कि कौन से पहले वाक्य पाठक को प्रेरित नहीं करते हैं, बल्कि इसके विपरीत, उन्हें पत्र को हटाने के लिए मजबूर करते हैं। पता लगाएँ कि ये वाक्यांश क्या हैं, और पत्राचार की शुरुआत में उनका कभी भी उपयोग न करें।

व्यापार पत्राचार के लिए सामान्य नियम

आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा परोक्ष रूप से इस बात पर निर्भर करती है कि व्यावसायिक पत्र कैसे डिज़ाइन और लिखा जाता है। हम कह सकते हैं कि कंपनी की एक सफल छवि बनाने और अपनी प्रतिष्ठा बनाने के लिए, कर्मचारियों को बाहरी और आंतरिक संचार दोनों के लिए व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना चाहिए।

खाली पत्र। कॉर्पोरेट शैली में डिज़ाइन किए गए प्रपत्रों का उपयोग करना सही होगा, जिन पर विवरण हैं। स्टाइलिंग एक लोगो की उपस्थिति, एक विशेष फ़ॉन्ट का उपयोग, सभी संपर्क जानकारी का संकेत और संगठन का पूरा नाम दर्शाता है।

पेज लेआउट। व्यावसायिक पत्राचार पत्र लिखते समय, मार्जिन का उपयोग किया जाता है (बाएं मार्जिन - 2 सेमी, दायां मार्जिन - 1 सेमी, ऊपरी और निचला मार्जिन - 2 सेमी प्रत्येक)। यदि पत्र में कई पत्रक शामिल हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाना चाहिए (बीच में शीट के शीर्ष पर रखें)।

शैली। व्यावसायिक पत्र औपचारिक व्यावसायिक शैली में लिखे जाते हैं, जो संक्षिप्त वर्णनपत्र का सार, शब्दों की सटीकता और टिकटों और मानक मोड़ों का उपयोग। इसके अलावा, व्यापार पत्राचार में एक नियम है: एक समस्या - एक पत्र।

पाठ की संरचना। एक मानक व्यापार पत्राचार पत्र में तीन भाग शामिल हैं:

1. अभिभाषक से अपील।
2. परिचय (पत्र के उद्देश्य)।
3. मुख्य हिस्सा।
4. सारांश।

अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार के नियम

व्यापार पत्राचार की तैयारी अंग्रेजी भाषासामान्य आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है:

1. पाठ को लाल रेखा के उपयोग के बिना पैराग्राफ में विभाजित किया गया है।
2. पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में प्रेषक का व्यक्तिगत डेटा होना चाहिए ( पूरा नाम, या संगठन का नाम और उसका पता)।
3. नीचे प्रतिद्वंद्वी का नाम है, या पते के साथ प्राप्तकर्ता के उद्यम का नाम (नई लाइन पर) है।
4. पत्र की तिथि नीचे तीन पंक्तियों में या दाएं कोने में शीर्ष पर इंगित की गई है।
5. पत्र का मुख्य भाग शीट के केंद्र में रखा गया है।
6. अपील के कारण से कारण के संकेत के साथ मुख्य विचार शुरू करना बेहतर है: "मैं लिख रहा हूं ..."
7. एक मानक पत्र अभिव्यक्ति के साथ समाप्त होना चाहिए: "आपका ईमानदारी से" यदि पताकर्ता का नाम ज्ञात है; "आपका विश्वासपूर्वक" - यदि नहीं।
8. धन्यवाद के बाद चार पंक्तियों को छोड़ दें और अपना नाम और स्थिति शामिल करें।
9. हस्ताक्षर नाम और ऊपर अभिवादन के बीच रखा गया है।

व्यापार पत्राचार की "भाषा"

व्यापार पत्राचार के अधीन है विशेष ज़रूरतें. सबसे पहले, अक्षरों में भावनात्मक ओवरटोन नहीं होना चाहिए। उन्हें यथासंभव विवेकपूर्ण, संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए। पाठ का तार्किक और सुसंगत निर्माण भावनात्मकता को पूरी तरह से बदल देता है। आम तौर पर स्वीकृत लोगों की सूची में शामिल नहीं होने वाले अंतःक्षेपण, कम, संक्षिप्त - यह सब व्यापार पत्राचार में टाला जाना चाहिए।

में से एक महत्वपूर्ण शर्तेंएक पत्र लिखने के लिए - शब्दार्थ सटीकता, इसके व्यावहारिक मूल्य का प्रतिनिधित्व करना।

अगला महत्वपूर्ण मानदंड पाठ की तार्किक प्रस्तुति है। शब्दों को दोहरी व्याख्या के अधीन नहीं किया जाना चाहिए - यह पत्र में सामग्री का अर्थ बदल सकता है और इसे एक अवांछित स्वर दे सकता है।

किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज का मुख्य उद्देश्य एक निश्चित दृष्टिकोण को व्यक्त करने के लिए अनुनय-विनय करना होता है। दस्तावेज़ लिखने और संकलित करने के मुख्य नियम, ज्ञापनया पत्र - यह साक्षरता, तर्क-वितर्क, सही अपील, सूचना की विश्वसनीयता और पर्याप्त मात्रा में साक्ष्य हैं।

व्यावसायिक पत्र लिखने के कुछ नियम नीचे दिए गए हैं:

सर्वनामों का प्रयोग। व्यावसायिक पत्राचार को व्यक्तिगत भावनाओं और धारणाओं को प्रतिबिंबित करने से बचना चाहिए। व्यवसाय जानकारीपारंपरिक रूप से मानक रूपों का उपयोग करके प्रेषित। एक नियम के रूप में, इस तरह के पत्राचार के दौरान, पूरे उद्यम के हितों को व्यक्त किया जाता है, न कि किसी व्यक्ति के, इसलिए अपील बहुवचन से आती है। और, इस तथ्य के बावजूद कि इसमें सर्वनाम "हम" का उपयोग शामिल है, इसे उपयुक्त क्रिया रूपों का उपयोग करके टाला जाना चाहिए।

प्रतिज्ञा प्रपत्र। व्यापार पत्राचार में, निष्क्रिय आवाज का इस्तेमाल किया जाना चाहिए। ऐसी अपीलें अधिक हैं सॉफ्ट लुक. उदाहरण के लिए, यदि आप वाक्यांश को पुनर्व्यवस्थित करते हैं: "आपने समय पर मरम्मत कार्य पूरा नहीं किया", शब्दों के साथ " मरम्मत का कामअनुबंध द्वारा निर्धारित पूरा नहीं किया गया है", तो सीधे आरोप लगाए बिना काम के गैर-पूर्ति के तथ्य को बताना संभव है। यही है, उल्लंघन के तथ्य का संकेत दिया गया है, लेकिन विशिष्ट अपराधियों को इंगित नहीं किया गया है, जो पत्र के स्वर को नरम बनाता है।

सक्रिय आवाज का उपयोग तब किया जाता है जब एक पत्र में एक वस्तु को परिभाषित किया जाता है जो कुछ क्रियाओं के आरंभकर्ता के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, "कानूनी विभाग, स्पष्टीकरण प्रदान कर रहा है ..."। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ऐसे वाक्यों में वर्तमान काल के रूप का उपयोग किया जाता है।

निष्क्रिय स्वर का प्रयोग भी पत्र की प्रकृति को निर्धारित करता है। इस तरह के फॉर्म आपको एक विशिष्ट घटना पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं, न कि कार्रवाई करने वालों पर (प्रस्ताव भेजा गया, रिपोर्ट प्राप्त)। यदि वस्तु स्पष्ट है (बैठक की तिथि निर्धारित की गई है) तो निष्क्रिय आवाज का भी उपयोग किया जाता है।

क्रिया रूप। यदि लगातार आवर्ती क्रिया पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है, तो अपूर्ण रूप में क्रियाओं का उपयोग उनका वर्णन करने के लिए किया जाता है (विशेषज्ञ नियमित रूप से समय सीमा का उल्लंघन करते हैं)। यदि प्रक्रिया की पूर्णता पर जोर देना आवश्यक है, तो क्रिया के सही रूप का उपयोग किया जाता है (गश्ती ने सेवा करना शुरू कर दिया है)।

उच्चारण का परिचय। जबकि अधिकांश व्यावसायिक ईमेल तटस्थ स्वर में होते हैं, कुछ मामले ऐसे भी होते हैं जहां पर अतिरिक्त ध्यान दिया जाता है कुछ पल. इसके लिए, परिचयात्मक मोड़ का उपयोग किया जाता है, वाक्यांश को नरम करना। (यदि आप वाक्यांश "कृपया अपने कब्जे में दस्तावेज भेजें" शब्दों के साथ बदलते हैं "कृपया वह दस्तावेज भेजें जो आपके कब्जे में प्रतीत होता है", तो इसमें तनाव की डिग्री काफी कम हो जाती है, और यह अधिक उपयुक्त है व्यापार पत्राचार में चातुर्य की आवश्यकताएं।)

व्यावसायिक पत्र लिखते समय विरोधी के प्रति सम्मानजनक रवैये पर भी ध्यान देना चाहिए। इसलिए, यदि वाक्यांश "हमें आपके प्रस्ताव में कोई दिलचस्पी नहीं है" को "दुर्भाग्य से, हम वर्तमान में आपके प्रस्ताव में रुचि नहीं रखते हैं" से बदल दिया जाता है, तो यह अनावश्यक कठोरता से मुक्त हो जाता है, जो व्यावसायिक पत्राचार में उपयुक्त नहीं है।

परिचयात्मक निर्माणएक व्यावसायिक पत्र का भी एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, क्योंकि वे इसे इतना सूखा नहीं बनाते हैं। व्यापार शिष्टाचार के मानदंडों के अनुसार, वाक्यांश "कृपया, यदि संभव हो तो, हमारी सामग्री की गुणवत्ता पर आपकी विशेषज्ञ टिप्पणी करें" उपयुक्त होगा। परिचयात्मक निर्माण अच्छा उपकरणश्रेणीबद्धता को कम करने के लिए, सम्मान और चौकसता दिखाने के साथ-साथ एक उदार स्वर व्यक्त करने के लिए। उनका उपयोग आपको प्रतिद्वंद्वी के गौरव को ठेस पहुंचाए बिना एक विचार व्यक्त करने की अनुमति देता है।

व्यापार ईमेल शिष्टाचार: दूर से एक अच्छा प्रभाव बनाने के लिए 5 युक्तियाँ

1. पत्र का प्रतिक्रिया समय संचार और सहयोग में आपकी रुचि को दर्शाता है। कम से कम संभव समय के भीतर व्यावसायिक पत्रों का जवाब देना आवश्यक है: मिनट, घंटे, अधिकतम एक दिन। यदि देरी के लिए वस्तुनिष्ठ कारण हैं, तो एक पत्र भेजें और लिखें कि आपको एक संदेश प्राप्त हुआ है और जल्द ही जवाब देंगे। सही ढंग से प्राथमिकता देने के लिए, आपको प्रतिद्वंद्वी के पत्र में संबंधित नोटों पर ध्यान देना चाहिए - "महत्व", "विषय", और इसी तरह। ऐसे अंकों की उपस्थिति इंगित करती है कि आपका उत्तर कितना महत्वपूर्ण है।

प्रतिक्रिया में देरी एक ग्राहक को खोने की एक उच्च संभावना है। कृपया जल्द से जल्द जवाब दें। "बाद के लिए" केवल अक्षरों को छोड़ दें, जिसका उत्तर समय लेने वाला है। लोगों के व्यवहार और उत्कृष्ट बातचीत की भविष्यवाणी करना सीखना आपको सामान्य निदेशक के स्कूल में मदद करेगा।

2. व्यक्तिगत अपील। व्यक्तिगत पता बेहतर है, क्योंकि यह प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान की अभिव्यक्ति है।

व्यक्तिगत पते का उपयोग इनमें से एक है बाध्यकारी नियमकारोबार पत्राचार। व्यक्तिगत अभिविन्यास व्यक्तित्व, और परोपकार के लिए सम्मान का प्रदर्शन है। इसके अलावा, इस तरह आप टेम्पलेट उत्तरों के ग्रे द्रव्यमान से अपने पत्र को हाइलाइट करेंगे।

3. आभार के शब्दों की अभिव्यक्ति (अपील के लिए)। एक पत्र में व्यक्त की गई प्रशंसा आपकी कंपनी के पक्ष में एक प्रतिद्वंद्वी या ग्राहक चुनने के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति है। एक लिखित प्रतिक्रिया जो "आपके पत्र के लिए धन्यवाद" से शुरू होती है, प्रतिद्वंद्वी को दर्शाती है कि वह आपके लिए मूल्यवान है। व्यावसायिक पत्र का यह स्वर सही है, क्योंकि यह एक रचनात्मक स्थिति को दर्शाता है। उदाहरण के लिए:

नमस्कार! ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन।
असफल उत्तर	भाग्यशाली उत्तर
हैलो अनातोली! खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी के विवरण की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें।	हैलो अनातोली! सबसे पहले, हम अपना केंद्र चुनने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहेंगे। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, हमें आपकी कंपनी के विवरण की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के जवाब में भेजें।

आपके व्यवसाय में विश्वास के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति निम्नलिखित निर्माणों का उपयोग करते हुए पत्र की शुरुआत में की जाती है:

• अपनी रुचि दिखाने के लिए धन्यवाद…;
• आपके पत्र के लिए धन्यवाद…;
• हमसे संपर्क की पहल के लिए आपका धन्यवाद…;
• हमारी कंपनी चुनने के लिए धन्यवाद…;
• अपनी रुचि दिखाने के लिए धन्यवाद...

4. सकारात्मक अंत। अंतिम निर्माण पत्र को पढ़ने के बाद प्रतिद्वंद्वी के ध्यान के क्षेत्र में गिरने की गारंटी है। इसलिए, इस रूप में ठीक करना वांछनीय है सकारात्मक रवैयाव्यापार पत्राचार और एक सकारात्मक मनोदशा और एक पत्राचार साथी के साथ संचार जारी रखने की इच्छा पैदा करना। उदाहरण के लिए;

आखिरी चीज जो आपके पत्र को पढ़ते समय पता करने वाले के ध्यान के क्षेत्र में रहती है। अंतिम वाक्यांशों में व्यावसायिक संचार के भावनात्मक रूप से सकारात्मक माहौल को ठीक करें। प्राप्तकर्ता पर बनाएँ अच्छा मूड- ताकि वह आपसे फिर से संवाद करना चाहे। उदाहरण के लिए:

नमस्कार! मैंने आपके केंद्र में उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में नामांकन के लिए साक्षात्कार पास किया है। मेरी कंपनी के खाते से ट्यूशन फीस का भुगतान किया जाएगा। कृपया मुझे भुगतान के लिए उचित चालान भेजें। ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन।
असफल विकल्प	अच्छा विकल्प
हैलो अनातोली! सबसे पहले, हम अपना केंद्र चुनने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहेंगे। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी के विवरण की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें।	हैलो अनातोली! सबसे पहले, हम अपना केंद्र चुनने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहेंगे। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी के विवरण की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। हमें अपने केंद्र में प्रशिक्षण से संबंधित सवालों के जवाब देने में हमेशा खुशी होती है।

जब आप अपना पत्र समाप्त कर लें, तो अपने प्रतिद्वंद्वी को संचार जारी रखने के लिए हमेशा सकारात्मक दृष्टिकोण दें। इन उद्देश्यों के लिए, आप निर्माण का उपयोग कर सकते हैं:

• हमें सहयोग करने में खुशी हो रही है;
• आपके सवालों का जवाब देने के लिए तैयार;
• यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें;
• हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की आशा करते हैं;
• आपकी मदद करने में खुशी हुई;
• ईमानदारी से।

5. हस्ताक्षर और संपर्कों का ब्लॉक। एक कर्मचारी जो व्यावसायिक पत्राचार करता है उसे एक विचार होना चाहिए जो "मॉनिटर के दूसरी तरफ" मौजूद है। दूसरे शब्दों में, प्रतिद्वंद्वी के नाम, उपनाम, स्थिति और संपर्क विवरण के बारे में जानकारी आवश्यक है:

1. नाम (उपनाम) - व्यक्तिगत पते की संभावना प्रदान करें;
2. स्थिति - प्रतिद्वंद्वी को क्षमता के स्तर की समझ प्रदान करती है
3. निर्देशांक - अतिरिक्त संचार चैनलों के उद्भव में योगदान करते हैं।

नमस्कार! मैंने आपके केंद्र में उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में नामांकन के लिए साक्षात्कार पास किया है। मेरी कंपनी के खाते से ट्यूशन फीस का भुगतान किया जाएगा। कृपया मुझे भुगतान के लिए उचित चालान भेजें। ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन।
असफल विकल्प	अच्छा विकल्प
	हैलो अनातोली! सबसे पहले, हम अपना केंद्र चुनने के लिए आपको धन्यवाद देना चाहेंगे। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी के विवरण की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। हमारे केंद्र में प्रशिक्षण से संबंधित आपके सवालों के जवाब देने में हमें हमेशा खुशी होती है। ईमानदारी से, एंटोन एंटोनोव उन्नत अध्ययन केंद्र के विशेषज्ञ दूरभाष. XXXXXXX भीड़। दूरभाष.ХХХХХХ

व्यावसायिक पत्राचार के साथ काम का अनुकूलन करने के लिए, के साथ एक ब्लॉक संपर्क जानकारीडिफ़ॉल्ट सेटिंग्स में लाना बेहतर है। यह ब्लॉक व्यापार के प्रति पेशेवर रवैये के प्रतीक के रूप में भागीदारों, सहकर्मियों और ग्राहकों को लिखे गए पत्रों में मौजूद होना चाहिए।

व्यापार ईमेल नियम

ग्रिगोरी सिज़ोनेंको, सीईओ CJSC सूचना कार्यान्वयन कंपनी, मास्को

1. "सभी को उत्तर दें" बटन का प्रयोग करें। यदि कई लोग पत्राचार में भाग लेते हैं, तो आपको सभी को जवाब देना होगा, न कि केवल अंतिम संदेश भेजने वाले को।

2. हमेशा पत्र के विषय को इंगित करें। ज्यादातर मामलों में, प्राप्तकर्ता केवल नए ईमेल का हेडर देखता है। बाद में, विषय फ़ील्ड की जानकारी आपको संदेशों को खोजने और क्रमबद्ध करने में मदद करती है। आप शीर्षक में लेबल शब्दों का उपयोग कर सकते हैं - उदाहरण के लिए, "महत्वपूर्ण!" - लेकिन केवल अगर वे वास्तव में पत्र की सामग्री से मेल खाते हैं (हालांकि, "महत्व" बटन पर क्लिक करना अधिक सुविधाजनक है, जो सभी में उपलब्ध है लोकप्रिय ईमेल प्रोग्राम, और चिह्न "विषय" फ़ील्ड के बगल में दिखाई देगा)। शब्दों की एक एकीकृत शैली विकसित करें और लगातार उससे चिपके रहें। ध्यान रखें कि आज कई लोग पत्राचार को छाँटने के लिए स्वचालित फ़िल्टर का उपयोग करते हैं। इसलिए, शीर्षक को इस तरह चुना जाना चाहिए कि इसे मशीन द्वारा "पढ़ा" जा सके।

3. पत्र छोटा और संरचित होना चाहिए। अर्थ की अधिकतम पारदर्शिता और प्रस्तुति की स्पष्टता के लिए प्रयास करें, आवश्यक और मामूली विवरण अलग करें। यह आपके हित में है कि एक बार व्यावसायिक पत्र पढ़ने के बाद, आप समस्या के सार और मुद्दे के इतिहास, प्रस्तावों के अर्थ और प्राप्तकर्ता से अपेक्षित कार्यों की प्रकृति दोनों को आसानी से समझ सकते हैं। अतिरिक्त सामग्री (दस्तावेज, टेबल, फोटो) को संलग्नक के रूप में भेजना बेहतर है ताकि संदेश के पाठ को न बढ़ाया जा सके; साथ ही आपको पत्र में यह बताना होगा कि आप किस तरह की फाइलें भेज रहे हैं।

4. विनम्र रहें। किसी भी पत्र में अभिवादन, अपील और हस्ताक्षर के लिए जगह होनी चाहिए (आप अपने किसी भी संदेश में इसके स्वचालित जोड़ को सक्षम कर सकते हैं)। आपको सिमेंटिक और इमोशनल एक्सेंट लगाने की भी जरूरत है - टेलीग्राफिक स्टाइल से बचें। भले ही पत्राचार किसी संवेदनशील मुद्दे या संघर्ष के बारे में हो, सम्मानजनक रहें। दरअसल, व्यवसाय में यह महत्वपूर्ण है कि आप नाराज न हों, बल्कि इसका समाधान खोजें। संयम और शिष्टता इसमें अच्छे सहायक होते हैं।

5. पत्रों का उत्तर दिया जाना चाहिए! और तुरंत। इस प्रारंभिक सत्य को समझने में विफलता बहुत सी गलतफहमियों को जन्म देती है। प्रेषक को पता होना चाहिए कि पत्र पढ़ा गया है और थोड़ी देर बाद आप एक सार्थक प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकते हैं। उसी समय, आपको पूरी तरह से ऑटोरेस्पोन्डर और स्वचालित सूचनाओं पर भरोसा नहीं करना चाहिए - अपने आप से एक छोटा वाक्यांश लिखें। दूसरी ओर, कुछ ईमेलों का उत्तर देने की आवश्यकता नहीं होती है। सबसे पहले, उन लोगों के लिए जहां आपका पता "कॉपी" फ़ील्ड में है: प्रेषक चाहता है कि आप किसी अन्य व्यक्ति के साथ उसके पत्राचार से अवगत हों। दूसरे, उन लोगों के लिए जहां आपका पता बिल्कुल नहीं है: इसका मतलब है कि पत्र के लेखक ने आपके निर्देशांक "गुप्त प्रति" फ़ील्ड में जोड़ दिए हैं - अर्थात, वह आपको प्रत्यक्ष पते वाले से गुप्त रूप से पत्राचार से परिचित कराने का इरादा रखता है संदेश।

6. जिस पत्र का आप उत्तर दे रहे हैं, उसके पाठ को न हटाएं। यह संभव है कि आपका उत्तर कुछ समय बाद फिर से पढ़ा जाएगा - शायद कुछ वर्षों के बाद भी। कई व्यवसायों में पहले से ही ईमेल संग्रह प्रणाली मौजूद है। वैसे, जिन देशों में कंपनी के अधिकारी के ईमेल को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ के रूप में मान्यता दी जाती है, ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वालापत्राचार कानून की एक आवश्यकता है। हमारे पास यह अभी तक नहीं है, लेकिन अभ्यास लिखित नियमों से आगे निकल जाता है। प्राप्तकर्ता की आंखों से लिखे गए प्रत्येक पत्र को देखें। यह व्यापार पत्राचार का मूल नियम है। यदि आप इसका अनुसरण करते हैं, तो प्राप्तकर्ता आपके संदेशों को स्ट्रीम से हाइलाइट करना शुरू कर देंगे।

7. अच्छा लिखें। एक पत्र में की गई एकल गलतियाँ पता करने वाले के लिए आक्रामक होती हैं, क्योंकि उन्हें जल्दबाजी या लापरवाही की अभिव्यक्ति के रूप में माना जाता है। और कई त्रुटियां प्रेषक के निम्न सांस्कृतिक स्तर की गवाही देती हैं, और साथ ही, चूंकि हम व्यावसायिक पत्राचार के बारे में बात कर रहे हैं, वे उस कंपनी का भी प्रतिनिधित्व करते हैं जहां प्रेषक प्रतिकूल प्रकाश में काम करता है।

"सामान्य निदेशक के स्कूल" में एक नया पाठ्यक्रम