टेलीफोन शिष्टाचार. टेलीफोन पर बातचीत करने के नियम। फ़ोन द्वारा संचार करने के नियम. फ़ोन पर व्यावसायिक बातचीत का उदाहरण

फ़ोन पर सही तरीके से कैसे बात करें? व्यावसायिक संपर्क.

• टेलीफोन पर बातचीत के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती। भागीदार, अधिकारी, ग्राहक फ़ोन का उपयोग करके अधिकांश समस्याओं का पता लगाते हैं। यही स्थिति व्यावसायिक संपर्कों पर भी लागू होती है।
• आप टेलीफोन संचार की क्षमताओं का प्रभावी ढंग से और सक्षमता से कैसे उपयोग कर सकते हैं, ताकि आप अपना कीमती समय व्यर्थ में बर्बाद न करें और अपने व्यावसायिक संपर्क बढ़ाएँ? टेलीफोन शिष्टाचार का ज्ञान एक ऐसे व्यक्ति की छवि बनाने में मदद करेगा जो व्यावसायिक माहौल में अपने काम की बारीकियों को जानता है।

टेलीफोन शिष्टाचार या टेलीफोन पर बातचीत के दौरान व्यवहार के बुनियादी नियम: सूची

यदि आपका कार्यस्थल किसी कंपनी या संगठन की ओर से कॉल करता है जो इनकमिंग कॉल प्राप्त करता है या ग्राहक कॉल को अन्य व्यक्तियों को अग्रेषित करता है, तो आपको निश्चित रूप से टेलीफोन शिष्टाचार के बुनियादी नियमों से परिचित होने की आवश्यकता है। इससे आपको पेशेवर माहौल में एक सक्षम विशेषज्ञ के साथ-साथ ग्राहकों के बीच खुद को स्थापित करने में मदद मिलेगी।

टेलीफोन शिष्टाचार के मानदंड आधुनिक कंपनियों के लिए अपनी शर्तें निर्धारित करते हैं जो व्यवस्थित रूप से उनकी प्रतिष्ठा का ख्याल रखती हैं। टेलीफोन शिष्टाचार जानना उनमें से एक है।

कंपनी के किस कर्मचारी को टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों को दिल से जानना चाहिए और व्यवहार में लागू करना चाहिए:

• कोई व्यक्ति जो इनकमिंग कॉल प्राप्त करता है
• कोई व्यक्ति, जो पेशे से, किसी संगठन की ओर से कॉल करता है
• जो उसके पास अग्रेषित ग्राहक कॉल प्राप्त करता है

टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों का पालन करने का क्या मतलब है:

• फ़ोन पर बात करते समय, अपनी आवाज़ का एकसमान स्वर बनाए रखना और अपनी भावनाओं पर खुली लगाम न देना महत्वपूर्ण है। चूँकि टेलीफोन पर बातचीत के दौरान लोगों को संवाद करने की अनुमति देने वाले तीन चैनलों में से एक सक्रिय होता है (इनमें "बॉडी लैंग्वेज," स्वर और शब्द शामिल होते हैं), वार्ताकार, किसी एक चैनल से वंचित होकर, संदेश के अर्थ को समझना शुरू कर देता है। कुछ हद तक संक्षिप्त रूप.
• फोन पर जो कहा गया था उसका अर्थ इस प्रकार बताया गया है: "संकेत भाषा" की अनुपस्थिति इस तथ्य की ओर ले जाती है कि शेष दो चैनल (स्वर और शब्द) जो कहा गया था उसका 100% अर्थ बताते हैं, अधिक सटीक रूप से, 86% स्वर-शैली के लिए आवंटित किया गया है, और केवल 14% शब्दों के लिए।
• वार्ताकार की आवाज संदेश के भावनात्मक स्वर को व्यक्त करती है। वार्ताकार अपनी स्वयं की धारणा बनाता है कि उसे किसने बुलाया। इसलिए, फोन पर अपने वार्ताकार को कोई भी जानकारी संप्रेषित करके, आप न केवल उसकी प्रारंभिक धारणा को प्रभावित कर सकते हैं, बल्कि आप अपने वार्ताकार का मूड भी बना सकते हैं।

अपनी ऊर्जा और उत्साह को अपने स्वर से व्यक्त करने का प्रयास करें।

• जब तक मुस्कुराओ टेलीफोन संचारभी आवश्यक है. आपको यह नहीं सोचना चाहिए कि, आपको देखने के अवसर से वंचित, वार्ताकार मुस्कुराहट के अभाव में आपके लिए आवश्यक गोपनीय नोट्स और सकारात्मक दृष्टिकोण लेने में सक्षम होगा। अपने उत्साह को स्वर-शैली के माध्यम से व्यक्त करने का प्रयास करें।
• फोन पर बात करते समय कुर्सी पर पीठ करके न लेटें, मेज पर पैर न फैलाएं। अर्ध-लेटने या अर्ध-बैठने की स्थिति में, डायाफ्राम का कोण बदल जाता है, जिससे आवाज का समय बदल जाता है। पंक्ति के दूसरे छोर पर वे निश्चित रूप से अनुमान लगा लेंगे कि इस समय आप लेटे हुए हैं। एकमात्र चीज जो आप इस तरीके से टेलीफोन कॉल के माध्यम से किसी ग्राहक या किसी अन्य संगठन के कर्मचारी को बता सकते हैं वह है आपकी उदासीनता और पूर्ण उदासीनता।
• फ़ोन कॉल का उत्तर देते समय, कॉल करने वाले का अभिवादन करना न भूलें। हालाँकि, दिन के अलग-अलग समय के लिए, उचित अभिवादन का उपयोग करें: " शुभ प्रभात! शुभ दोपहर शुभ संध्या!».
• आपके संगठन का फ़ोन नंबर डायल करने वाले व्यक्ति का अभिवादन करके, आप दिखाते हैं कि यह कॉल आपके लिए कितनी महत्वपूर्ण है और बातचीत आपको खुशी देती है, भले ही आप कोई भी जानकारी सुनें। लेकिन जिस व्यक्ति से आपको फोन पर कुछ जानकारी प्राप्त करनी है, उसके प्रति आपका व्यक्तिगत रवैया यदि नकारात्मक अर्थ रखता है, तो पंक्ति के दूसरे छोर पर मौजूद लोगों को इसके बारे में अनुमान नहीं लगाना चाहिए।

फ़ोन पर बातचीत के दौरान अपनी भावनाओं को उग्र न होने दें

ऐसे लोगों की एक श्रेणी है, जो फोन उठाते समय, बिना किसी स्वर के हमेशा "हैलो!", "हां!", "सुनो!", "कंपनी (नाम)!", "मशीन पर!" कहते हैं। आपको ऐसे "टेलीफोन डायनासोर" की तरह नहीं होना चाहिए, क्योंकि इस तरह के "अभिवादन" के बाद कॉल करने वाले के बातचीत जारी रखने की इच्छा व्यक्त करने की संभावना नहीं है। सबसे अधिक संभावना है, वह आवश्यक जानकारी भी प्रदान करेगा और बातचीत समाप्त कर देगा।

अभिवादन के बाद टेलीफोन पर हुई बातचीत में संगठन का नाम शामिल होता है। बाहरी कॉल प्राप्त करते समय, उस कंपनी या संस्थान का पूरा नाम बताना न भूलें जहां आप काम करते हैं।

आधिकारिक अभिवादन के दो विकल्प हैं, जो टेलीफोन पर दिए जाते हैं:

विकल्प 1: न्यूनतम दृष्टिकोण के साथ।

कॉल प्राप्त करने वाला व्यक्ति कॉल करने वाले का स्वागत करता है और संगठन का नाम बताता है। ऐसे अभिवादन का एक उदाहरण: “शुभ संध्या! पत्रिका "रॉकेट" का संपादकीय बोर्ड।

विकल्प 2: अधिकतम दृष्टिकोण के साथ.

इस विकल्प में अभिवादन, संगठन का नाम और कॉल का उत्तर देने वाले व्यक्ति का नाम शामिल है। ऐसे अभिवादन का एक उदाहरण: “सुप्रभात! पत्रिका "राकेता" के संपादक, नादेज़्दा विक्टोरोवना सुन रहे हैं!

जो भी विकल्प आपको सबसे अच्छा लगे, उसका उपयोग करें। दोनों विकल्प फोन का उत्तर देने वाले व्यक्ति को पेशेवर दिखाने में मदद करते हैं। कॉल करने वाले की भी संगठन के संबंध में यही राय होगी.

दूसरी या तीसरी घंटी के बाद इनकमिंग कॉल का उत्तर दें

• व्यावसायिक टेलीफोन संचार के मुख्य नियमों में से एक यह है कि आपको दूसरी या तीसरी घंटी के बाद आने वाली कॉल का उत्तर देना होगा। "टेलीफोन" कर्मी जिनके कर्तव्यों में टेलीफोन कॉल का उत्तर देना शामिल है (टेलीफोन ऑपरेटर, कंपनी सचिव, हॉटलाइन कर्मचारी) इस नियम को सबसे महत्वपूर्ण बात के रूप में सीखते हैं।
• पहली कॉल के बाद फ़ोन उठाने की अनुशंसा क्यों नहीं की जाती है? सब कुछ बहुत सरलता से समझाया गया है: कॉल करने वाला सोच सकता है कि संगठन का कर्मचारी पहले ऊब गया था, अगली कॉल की प्रतीक्षा करते समय उसे नहीं पता था कि क्या करना है। दूसरी या तीसरी कॉल से पहले आपके पास जो कुछ सेकंड होंगे, उसमें आप पहले जो कर रहे थे उससे ध्यान भटक जाएगा और पूरी तरह से आने वाली कॉल पर ध्यान केंद्रित कर लेंगे।
• चौथी या पाँचवीं कॉल के बाद इनकमिंग कॉल का उत्तर देने की अनुशंसा नहीं की जाती है, क्योंकि साधारण कारण यह है कि फोन पर उत्तर की प्रतीक्षा करते समय कॉल करने वाला धैर्य खो सकता है। इस छोटी सी अवधि में, कॉल करने वाले के पास ग्राहकों में कंपनी की रुचि और उनकी जरूरतों और समस्याओं पर तुरंत प्रतिक्रिया देने की क्षमता के बारे में "निश्चित" राय बनाने का समय होगा।

चौथी या पाँचवीं कॉल के बाद आने वाले संदेशों का उत्तर देने की अनुशंसा नहीं की जाती है

फ़ोन पर सबसे पहले किसे अपना परिचय देना चाहिए?

• आपको जो चाहिए उसे टाइप करके टेलीफोन नंबर, उन लोगों की गलतियों को न दोहराएं जो वाक्यांश के साथ बातचीत शुरू करते हैं: "आप (संगठन का नाम) के बारे में चिंतित हैं" या "आप किसी मुद्दे के बारे में परेशान हो रहे हैं।" इस प्रकार असुरक्षित लोग या जो लोग विनम्र दिखना चाहते हैं वे टेलीफोन पर बातचीत शुरू करते हैं। ये वाक्यांश असफल क्यों हैं? यदि आप पंक्ति के दूसरे छोर पर बैठे व्यक्ति को "परेशान (परेशान)" करते हैं, तो बातचीत के पहले मिनटों से ही वह कॉल करने वाले और कॉल के प्रति नकारात्मक रवैया विकसित कर लेगा।
• इससे स्वचालित रूप से चिंता की भावना पैदा होगी, और आप अपने कॉल को अवांछित मानने का एक कारण दे रहे हैं, जो केवल आपको महत्वपूर्ण मामलों से विचलित करता है।
• अपने और वार्ताकार के लिए ऐसे वाक्यांशों के साथ असुविधाजनक क्षण न बनाएं जो ऐसे लगते हों जैसे "मुझे आपको परेशान करना है और आपके आराम को परेशान करना है क्योंकि मुझे कुछ मुद्दों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।"

किस वाक्यांश से बातचीत शुरू करें? नमस्ते कहो और अपना परिचय दो। उदाहरण के लिए, यह इस तरह लग सकता है: “शुभ दोपहर! गेन्नेडी पावलोविच आपको प्रिंटिंग हाउस से बुला रहे हैं।"

फ़ोन पर सबसे पहले किसे अपना परिचय देना चाहिए?

वीडियो: व्यावसायिक टेलीफोन शिष्टाचार

किसी कंपनी, कार्यालय या घर पर आउटगोइंग कॉल करते समय फ़ोन पर अपना परिचय ठीक से कैसे दें?

• आउटगोइंग कॉल करते समय, यह अवश्य पूछें कि क्या आपका वार्ताकार आपसे बात कर सकता है। आख़िरकार, उसके पास अपनी स्वयं की कार्य सूची हो सकती है या वह बैठकों और बैठकों की योजना बना सकता है। सबसे अधिक संभावना है, फोन उठाने से पहले वह किसी काम में व्यस्त था और आपने उसे इस गतिविधि से दूर कर दिया। कॉल करते समय कृपया इसे ध्यान में रखें चल दूरभाष.
• अपना परिचय देने के बाद, तुरंत उस प्रश्न में न पड़ें जिसने आपको उसे कॉल करने के लिए प्रेरित किया। पता करें कि वार्ताकार के पास आपकी बात सुनने का समय है या नहीं और यदि उत्तर सकारात्मक है तो ही काम पर आगे बढ़ें। इस तरह आप दिखाएंगे कि आप उसके समय को महत्व देते हैं और अपने वार्ताकार की नज़र में खुद को एक पेशेवर के रूप में स्थापित करते हैं। यह आपके और जिस संगठन का आप प्रतिनिधित्व करते हैं, उसके प्रति सम्मान को प्रेरित किए बिना नहीं रह सकता।

विकल्प 1:सबसे पहले अपना परिचय दें. इसके बाद कॉल का उद्देश्य बताते हुए दूसरे व्यक्ति से पूछें कि क्या उसके पास आपकी बात सुनने का समय है।

विकल्प 2:अपना परिचय दें, कॉल का उद्देश्य बताएं और उसके बाद ही पूछें कि क्या वार्ताकार आपको समय दे पाएगा।

व्यावसायिक बातचीत के दौरान फोन पर ग्राहक का स्वागत कैसे करें?

यदि आप बातचीत के आरंभकर्ता नहीं हैं:

• "लियोनार्डो आर्ट सेंटर, शुभ संध्या, प्रशासक ओल्गा, मैं आपकी बात सुन रहा हूं।"
• यदि आपको लगता है कि यह वाक्यांश बहुत लंबा है, तो आप खुद को संक्षिप्त अभिवादन तक सीमित कर सकते हैं: "लियोनार्डो आर्ट सेंटर, शुभ संध्या!"
• अक्सर आप यह अभिवादन सुन सकते हैं: "हैलो!" हालाँकि, व्यक्तिगत मुलाकात के दौरान इस तरह से नमस्ते कहना जायज़ है, लेकिन व्यावसायिक संचार में ऐसे मुक्त वाक्यांश अस्वीकार्य हैं।

यदि आप कॉल के आरंभकर्ता हैं:

अपना परिचय दें, अपने संगठन या कंपनी का नाम बताएं और पूछें कि क्या आपके वार्ताकार के पास समय है

वीडियो: फ़ोन पर ग्राहक को अपना सही परिचय दें

फ़ोन का सही उपयोग कैसे करें: टेलीफोन शिष्टाचार वाक्यांश

फ़ोन पर उचित व्यावसायिक संचार की कुंजी निम्नलिखित वाक्यांश हैं:

• अगर यह आपके लिए मुश्किल नहीं है
• अपना समय देने के लिए धन्यवाद
• क्या आपके पास उत्तर की प्रतीक्षा करने का समय है? क्या मुझे परचेजिंग से संपर्क करने की आवश्यकता होगी?
• मैं इस जानकारी को स्पष्ट करूंगा और आपको वापस कॉल करूंगा।
• इस बातचीत के लिए अपने शेड्यूल में समय निकालने के लिए धन्यवाद।
• अपने व्यस्त कार्यक्रम के बावजूद हमारी बातचीत के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद।

निम्नलिखित प्रश्न आपको जानकारी स्पष्ट करने में मदद करेंगे:

• क्या तुम मुझे ठीक से सुन सकते हो?
• क्षमा करें, मैंने नहीं सुना। कृपया दोहराये।

फ़ोन शिष्टाचार वाक्यांश

बिजनेस कॉल को सही तरीके से कैसे समाप्त करें?

बातचीत को एक मानक प्रश्न के साथ समाप्त करें जिसके लिए स्पष्ट उत्तर की आवश्यकता है:

• तो, क्या हम इस मुद्दे पर सहमत हैं?
• क्या मैं यह मान सकता हूं कि हम इस मुद्दे पर सहमत हो गए हैं?
• जैसा कि मैं आपको समझता हूं (इस मामले में), हम आपके समर्थन पर भरोसा कर सकते हैं?

ऑफिस और घर पर फ़ोन कॉल का सही उत्तर कैसे दें?

वीडियो: फ़ोन कॉल का उत्तर कैसे दें?

फ़ोन पर व्यावसायिक संचार के अपने नियम हैं, जिनका अनुपालन उन सभी कंपनियों के लिए अनिवार्य है जो अपनी छवि की परवाह करती हैं। न केवल प्रबंधक, बल्कि उद्यम का कोई भी कर्मचारी जो इनकमिंग कॉल का जवाब देता है और कंपनी की ओर से कॉल करता है, उसे इन नियमों का पालन करना होगा।

1. फोन करने वाले को नमस्कार करें.यदि आप किसी बाहरी कॉल का उत्तर दे रहे हैं, तो फ़ोन उठाएं और तुरंत कॉल करने वाले व्यक्ति को नमस्ते कहें। बेशक, अभिवादन दिन के समय के आधार पर भिन्न होता है, यह "सुप्रभात", "शुभ दोपहर" या "शुभ संध्या" हो सकता है। इस तरह की बातचीत शुरू करना अस्वीकार्य है: "हैलो!", "हाँ!", "मैं सुन रहा हूँ!", "कंपनी!"

2. अपनी आवाज़ का स्वर देखें.फोन पर संचार करते समय, हम किसी व्यक्ति के चेहरे के भाव और हावभाव पर नजर रखने के अवसर से वंचित रह जाते हैं, इसलिए हम मुख्य रूप से उसकी आवाज के स्वर से उसका आकलन करते हैं। अपनी आवाज़ से आप वार्ताकार की धारणा और मनोदशा को प्रभावित करते हैं। फ़ोन पर बातचीत करते समय मुस्कुराएँ, ऊर्जा और उत्साह से भरपूर रहें। स्वर में मुस्कान और सकारात्मक दृष्टिकोण सुनाई देता है।

फोन पर बात करते समय आपकी मुद्रा का ध्यान रखना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति आराम से बैठता है, तो यह आवश्यक रूप से उसके भाषण को प्रभावित करता है: वह गतिशीलता और स्पष्टता भी खो देता है। तदनुसार, वक्ता उदासीन प्रतीत होता है।

3. फ़ोन पर अपना परिचय दें.कॉल करने वाले का अभिवादन करने के बाद, अपना परिचय दें और अपने संगठन का नाम बताएं। टेलीफोन प्रस्तुति मॉडल का उपयोग निम्नलिखित क्रम में किया जाता है: अभिवादन, संगठन का नाम, फोन का उत्तर देने वाले व्यक्ति का पद या उपनाम। उदाहरण के लिए: “शुभ दोपहर। सूचना केंद्र. सचिव सुन रहा है।"

4. दूसरी या तीसरी रिंग के बाद कॉल का उत्तर दें।यह मुख्य रूप से टेलीफोन ऑपरेटरों, कंपनी सचिवों, हॉटलाइन कर्मचारियों आदि को सिखाया जाता है और यहां बताया गया है कि क्यों।

यदि आप पहली कॉल के तुरंत बाद उत्तर देते हैं, तो कॉल करने वाले को यह आभास हो जाता है कि आपके पास करने के लिए कुछ नहीं है, और आप किसी के कॉल करने का इंतजार करते-करते ऊब गए हैं।

यदि आप फोन को 4, 5 या अधिक बार बजने देते हैं, तो, सबसे पहले, कॉल करने वाला घबरा जाएगा, और दूसरे, उसके मन में यह धारणा बन जाएगी कि आप उसमें और सामान्य तौर पर ग्राहकों में रुचि नहीं रखते हैं। इसके बाद, उसे अब विश्वास नहीं होगा कि आप उसकी ज़रूरतों और समस्याओं का तुरंत जवाब दे सकते हैं।

5. "क्या आप चिंतित हैं..." या "क्या आप चिंतित हैं..." वाक्यांशों से छुटकारा पाएं।एक नियम के रूप में, उनका उच्चारण विनम्र दिखने की अत्यधिक इच्छा और आत्म-संदेह के कारण किया जाता है। किसी व्यक्ति को यह बताकर कि आप उसे परेशान (परेशान) कर रहे हैं, आप अनजाने में उसमें आपकी कॉल के प्रति अवांछनीय रवैया पैदा कर देते हैं। आप उसे सावधान कर रहे हैं, और आप उससे कह रहे हैं कि वह आपकी कॉल को व्यवसाय से अवांछित व्याकुलता के रूप में ले। बस कहें: “हैलो। ट्रांसटेकसर्विस कंपनी से पावेल निकोलेव आपको कॉल कर रहे हैं।

6. बातचीत की शुरुआत में पूछें कि क्या ग्राहक आपसे बात कर सकता है।यह मोबाइल फोन पर कॉल के लिए विशेष रूप से सच है; हमारा वार्ताकार कहीं भी हो सकता है और किसी भी चीज़ में व्यस्त हो सकता है। फ़ोन पर कॉल करते समय, आपको पहले अपना परिचय देना होगा, फिर अपने कॉल का उद्देश्य बताना होगा, और फिर पूछना होगा कि क्या वह व्यक्ति इस समय हमसे बात कर सकता है। इस प्रकार, हम दिखाते हैं कि हम वार्ताकार के समय को महत्व देते हैं और उसकी नजरों में खुद को एक पेशेवर के रूप में स्थापित करते हैं।

7. जितनी जल्दी हो सके अपने कॉल के मुद्दे पर पहुंचें।अपना परिचय देने और बात करने के लिए समय मांगने के बाद, उन प्रश्नों से विचलित न हों जो मौजूदा विषय से संबंधित नहीं हैं - यह कष्टप्रद होगा।

फोन पर बात व्यापारी लोगसंक्षिप्त होने और विषय पर बने रहने का प्रयास करें। यह जोड़ने योग्य है कि इस नियम का अपवाद उन ग्राहकों के साथ फोन पर संचार है जिनके साथ वर्षों से संबंध हैं सहयोगआपने मधुर मित्रताएँ या मित्रताएँ भी विकसित की हैं।

8. यदि आप किसी अनुपस्थित व्यक्ति से पूछें।केवल यह तथ्य बताकर कि यह व्यक्ति अंदर है, कॉल करने वाले को "काट" न दें इस समयनहीं, और तुरंत फ़ोन मत लटकाओ।

सबसे पहले, अपनी मदद की पेशकश करें. उदाहरण के लिए: "क्या ऐसी कोई चीज़ है जिसमें मैं आपकी मदद कर सकता हूँ?" या, "क्या कोई और आपकी मदद कर सकता है?"दूसरे, यदि कॉल करने वाला व्यक्ति दी गई मदद से सहमत नहीं है, तो एक संदेश छोड़ने के लिए कहें: “मुझे उसे क्या बताना चाहिए? किसने बुलाया? कृपया अपने आप का परिचय दो"

9. बातचीत समाप्त करते समय अपने वार्ताकार को अलविदा कहें।बहुत से लोग, बातचीत ख़त्म करते समय, अलविदा कहे बिना ही फ़ोन रख देते हैं।

10. अपने वार्ताकार के भाषण की गति को अपनाएं,लेकिन यह एक पैरोडी की तरह नहीं दिखना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति धीरे बोलता है तो यह इस बात का संकेत है कि उसकी सोचने की प्रक्रिया उसी गति से आगे बढ़ती है। ऐसे लोगों से संवाद करते समय अपने बोलने की गति को थोड़ा धीमा कर लें। अपने आप को यह सोचकर मूर्ख मत बनाइए कि आप जितनी तेजी से बोलेंगे, आपके वार्ताकार उतनी ही तेजी से सोचेंगे। इसके विपरीत, यदि वे आपके बोलने की गति के साथ तालमेल नहीं बिठा पाते हैं, तो वे आपके विचारों की गति खो देंगे और पूरी तरह से भ्रमित हो जाएंगे।

ऐसा व्यक्ति जो जल्दी बोलता है या बहुत तेजी से विचारों को समझ लेता है और बिना ज्यादा सोचे-समझे, शायद जल्दबाजी में भी निर्णय लेता है। वह धीमेपन और इत्मीनान से चिढ़ता है, वह अधीर है और कार्रवाई चाहता है। इन लोगों से बात करते समय अपनी वाणी तेज़ करें।

11. फोन पर बात करते समय चबाना, पीना या धूम्रपान न करें।टेलीफोन वार्ताकार इसे अवश्य सुनेगा।

12. अपने वार्ताकार का समय बर्बाद करने के लिए उससे माफी न मांगें।यह कहकर कि "माफ करें, हमारी बातचीत काफी देर तक चली, मैंने शायद आपका समय ले लिया," आप खुद को एक दोषी याचनाकर्ता की तरह दिखाते हैं। इस मामले में, वार्ताकार स्वयं सोचेगा कि उसने आपके साथ संवाद करने में केवल समय बर्बाद किया है।

सरलता और गरिमा के साथ वार्ताकार को धन्यवाद दें: “मुझसे मिलने (बात करने) का अवसर पाने के लिए धन्यवाद। मैं समझता हूं कि आप कितने व्यस्त हैं, हमारी बैठक के लिए आवंटित समय के लिए धन्यवाद।

13. जब तक अत्यंत आवश्यक न हो, स्पीकरफ़ोन का उपयोग न करेंऔर वार्ताकार की चेतावनी या सहमति के बिना। आज की तकनीक के साथ, ग्राहक हैंडसेट के माध्यम से आपके साथ संचार करने और "स्पीकरफोन" का उपयोग करने के बीच के अंतर को सुनेंगे। यह सुनकर कि आप स्पीकरफ़ोन का उपयोग करके उससे बात कर रहे हैं, ग्राहक को लगभग तुरंत असुविधा महसूस होगी और वह सावधान हो जाएगा। इसके अलावा, वह दो निष्कर्ष निकालेंगे:
1) यह व्यक्ति, मेरे साथ संवाद करते समय, कुछ और कर रहा है जो उसके लिए अधिक महत्वपूर्ण है।
2) कोई हमारी बात सुन रहा है.

14. सचिवों को अपमानित या कम न आंकेंजिन कंपनियों को आप कॉल करते हैं. आज ये शिक्षित और योग्य लोग हैं जो "कंपनी का चेहरा" हैं और अपने वरिष्ठों के काम को अनुकूलित करते हैं। उनकी राय सुनी जाती है और उन्हें अत्यधिक महत्व दिया जाता है। इस कारण सचिव या तो आपका समर्थक या फिर आपका शत्रु बन सकता है। अपने सचिव का सम्मान करें और वह आपको बदले में भुगतान करेगा।

एक बात याद रखें: सचिव का पक्ष जीतकर, आप ग्राहक के संगठन में एक समर्थक हासिल कर लेते हैं। साथ ही यह व्यक्ति कल किस दिशा और किस कंपनी में मैनेजर बनेगा यह भी कोई नहीं जानता.

विशेषज्ञों का अनुमान है कि 50 प्रतिशत से अधिक व्यावसायिक मुद्दों का समाधान फोन पर किया जाता है, इसलिए यह जानना बेहद जरूरी है टेलीफोन शिष्टाचार नियम. अतः संचार का यह तरीका सबसे अधिक है तेज़ तरीके सेसंपर्क स्थापित करना. लेकिन टेलीफोन पर बातचीत के दौरान आपकी आवाज़ कैसी है और आपकी संचार शैली काफी हद तक आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा और उसके व्यावसायिक संचालन की सफलता को निर्धारित करेगी। इसलिए, टेलीफोन शिष्टाचार है अभिन्न अंगकिसी भी उद्यम की छवि नीति।

व्यावसायिक संचार की संस्कृति का अध्ययन करने के लिए, आपको टेलीफोन शिष्टाचार के बुनियादी नियमों को जानना होगा।

वर्तमान में, शिष्टाचार के कई नियम हैं:

1. आपको चौथी रिंग से पहले फोन उठाना होगा, क्योंकि आपकी कंपनी और आप पर पहली छाप इस बात पर निर्भर करती है कि आपके वार्ताकार को आपसे उत्तर के लिए कितनी देर तक इंतजार करना पड़ता है।

2. टेलीफोन शिष्टाचार का दूसरा नियम कहता है कि फोन पर बात करते समय सभी बाहरी बातचीत को कुछ देर के लिए स्थगित कर देना चाहिए।

3. यदि आप फोन पर बात करने की कला में महारत हासिल करना चाहते हैं, तो आपको एक आवश्यकता सीखनी होगी - फोन पर बात करते समय आपको खाना, धूम्रपान या शराब नहीं पीना चाहिए, यह आपके लिए काफी अशोभनीय होगा।

4. जब आप फ़ोन उठाते हैं, तो आपको "बस एक मिनट" कहने और कॉल करने वाले व्यक्ति को तब तक प्रतीक्षा करने की ज़रूरत नहीं है जब तक आप अपनी समस्याओं का समाधान नहीं कर लेते। यह केवल बहुत में ही किया जा सकता है चरम मामलेऔर केवल एक मिनट के भीतर.

5. यदि कोई आपके कॉल का इंतजार कर रहा है, तो उसे वापस कॉल करना सुनिश्चित करें।

6. जब आप किसी व्यक्ति के घर पर फोन करते हैं, तो आप उस पर आक्रमण कर रहे हैं व्यक्तिगत जीवन, इसलिए पूछें कि क्या आपके वार्ताकार के पास आपसे बात करने का समय है।

7. फ़ोन पर बात करते समय आपको बेहद विनम्र रहने की ज़रूरत है।

8. यदि फोन पर बात करते समय आपके पास मेहमान हों तो आपको नम्रता और शालीनता से बातचीत समाप्त करनी चाहिए।

9. यदि टेलीफोन पर बातचीत के दौरान कनेक्शन टूट जाता है, तो फोन काट दें और उस व्यक्ति का नंबर दोबारा डायल करें जिसने आपको पहले कॉल किया था।

10. टेलीफोन शिष्टाचार का एक और नियम यह है कि जिस व्यक्ति ने फोन किया है उसे पहले फोन काट देना चाहिए।

टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, टेलीफोन पर बातचीत की अवधि चार मिनट से अधिक नहीं होनी चाहिए।

टेलीफोन शिष्टाचार के कुछ और बुनियादी नियम हैं:

1. टेलीफोन नैतिकता के नियमों के अनुसार, कॉल करने वाले का उत्तर सुनने के बाद, आपको उसका अभिवादन करना चाहिए और यदि वह व्यक्ति आपसे परिचित नहीं है तो उसे अपना परिचय देना चाहिए। यह प्रक्रिया अनिवार्य और पारस्परिक होनी चाहिए.

2. यदि कॉल पहले सचिव के माध्यम से जाती है और जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं वह आपको नहीं जानता है, तो सचिव कॉल का कारण पूछ सकता है।

3. आपका मूड चाहे जो भी हो, टेलीफोन पर बातचीत के दौरान मुस्कुराने की कोशिश करें, अन्यथा आप अपने वार्ताकार का दिल नहीं जीत पाएंगे।

4. जब आपको कोई कॉल आती है, तो टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, फोन उठाने के बाद आपको निम्नलिखित नियमों का पालन करना होगा:

अगर कॉल करने वाला आपसे बात नहीं करना चाहता है तो आपको उससे कहना होगा कि जब तक वह फोन का जवाब न दे तब तक थोड़ा इंतजार करें।

अगर फोन बजता है और उस समय आप अलग-अलग बातें करते हैं तो फोन उठाने के बाद सबसे पहले माफी मांग लें और हो सके तो पहली बातचीत बंद कर दें, फिर उस व्यक्ति से बातचीत शुरू करें जिसने आपको दूसरी बार फोन किया था। यदि आप पहली बातचीत समाप्त नहीं कर सकते हैं, तो दूसरे वार्ताकार से माफी मांगें और उसे बाद में वापस कॉल करने के लिए कहें।

टेलीफोन शिष्टाचार के और भी कई नियम हैं, लेकिन इस लेख में हमने केवल मुख्य नियमों पर ही चर्चा की है। बातचीत की कला में महारत हासिल करने के लिए आपको कम से कम इन्हें जानना होगा

में आधुनिक दुनियाटेलीफोन संचार का इतना सामान्य साधन बन गया है कि बहुत से लोग यह भी नहीं सोचते कि वे व्यावसायिक संचार के लिए इसका सही उपयोग कर रहे हैं या नहीं। फोन कॉलसंचार का एक तरीका है जो आपको वार्ताकारों के बीच व्यक्तिगत बैठक की आवश्यकता के बिना, जितनी जल्दी हो सके कई मुद्दों को हल करने की अनुमति देता है। टेलीफोन का उचित उपयोग आपको कंपनी के भीतर कर्मचारियों के बीच और ग्राहकों के साथ बातचीत में अनुकूल माइक्रॉक्लाइमेट प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस आर्टिकल से आप सीखेंगे फ़ोन पर किसी ग्राहक से कैसे संवाद करेंक्या हैं नियम व्यापार वार्ताफ़ोन पर और कंपनी को पहली कॉल से अधिकतम दक्षता कैसे प्राप्त करें।

1. वार्ताकार को नमस्कार

तो, लंबे समय से प्रतीक्षित फोन कॉल आया। तुरंत फ़ोन पर जाने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि इससे यह धारणा बन सकती है कि कंपनी में कॉल का उत्तर देने के अलावा और कुछ करने को नहीं है। 2-3 रिंगों तक प्रतीक्षा करने की प्रथा है, लेकिन आपको उत्तर देने में देरी नहीं करनी चाहिए, अन्यथा कॉल करने वाला घबरा जाएगा और आगामी संचार की प्रभावशीलता तेजी से कम हो जाएगी।

जब आप फोन उठाते हैं, तो आपको वार्ताकार का अभिवादन करना होगा। कई संगठन इस अभिवादन योजना का उपयोग करते हैं:

कॉल आने के समय के आधार पर, वे कहते हैं: "शुभ प्रभात, शुभ दोपहर, स्बुभ सांयकाल!";
- अगला, संगठन का नाम उच्चारण करें;
- और फिर अपना नाम (कभी-कभी अपना पद भी) बताते हुए अपना परिचय दें।

इस प्रकार की टेलीफोन बातचीत की शुरुआत से कॉल करने वाले को कुछ ही सेकंड में अधिकतम जानकारी प्राप्त करने में मदद मिलती है। ऐसा अभिवादन सुनने वाला व्यक्ति अधिक सहज महसूस करेगा, जो बातचीत की प्रभावशीलता को प्रभावित करेगा। सक्षम और शिक्षित लोगों के साथ व्यवहार करना हमेशा खुशी की बात होती है। मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण से, ऐसी अभिवादन योजना वार्ताकार को सहज होने और मनोवैज्ञानिक रूप से सुरक्षित महसूस करने की अनुमति देती है।

2. बात करते समय मुस्कुराएं

वार्ताकार यह नहीं देख सकता कि आप क्या कर रहे हैं, इसलिए थोड़ी सी भी जलन या शत्रुता तुरंत कानों को महसूस होगी। फ़ोन पर संचार करते समय, किसी व्यक्ति को लगभग 90% जानकारी उस स्वर के कारण मिलती है जिसके साथ आप बातचीत करते हैं। शेष 10% बातचीत का अर्थ सीधे शब्दों में व्यक्त करते हैं।

बोलते समय, कुर्सी पर बैठने की स्थिति न लें, इससे तुरंत आपकी आवाज़ का समय प्रभावित होगा। ऐसा करने से, आप केवल कॉल करने वाले के प्रति अपना अनादर और उदासीनता दिखाकर स्थिति को बढ़ा देंगे। मुस्कुराहट और अपनी आवाज़ में दिलचस्पी के साथ, आप न केवल अपने वार्ताकार के प्रति आकर्षित होंगे, बल्कि अपनी पूरी कंपनी के बारे में भी एक अनुकूल प्रभाव पैदा करेंगे।

3. अपने वार्ताकार का सम्मान करें

यदि लंबी बातचीत की उम्मीद है, तो पूछें कि क्या व्यक्ति अब बात करने में सहज है। यदि आवश्यक हो, तो अधिक सुविधाजनक समय के लिए बातचीत को पुनर्निर्धारित करने की पेशकश करें। फ़ोन पर संचार करना कुछ लोगों के लिए एक प्रकार का तनाव है, क्योंकि वह बातचीत में दूसरे भागीदार को नहीं देखता है और अपने प्रति उसके दृष्टिकोण का सटीक आकलन नहीं कर पाता है। वह केवल आपकी आवाज़ और स्वर पर ध्यान केंद्रित करता है।

4. अनावश्यक विषयों से विचलित न हों

व्यावसायिक बातचीत के दौरान, अमूर्त विषयों पर न जाएँ। मौसम, इराक में युद्ध, के बारे में प्रश्न सूर्यग्रहणइसे अपने दोस्तों और परिवार के साथ बातचीत के लिए छोड़ दें। अपने विचार संक्षेप में और बिंदुवार बताएं। ऐसा करके आप अपने वार्ताकार को अपनी व्यावसायिकता और व्यावसायिक भावना दिखाते हैं।

5. विशिष्ट वाक्यांश.

जैसे वाक्यांशों का प्रयोग न करें: "क्या यह तुम्हें परेशान कर रहा है...", "अगर मैं तुम्हें परेशान करूँ तो कोई बात नहीं...", "एक मिनट रुको!". ऐसे वाक्यांशों के साथ, आप अपने वार्ताकार को वास्तव में घबराने और चिंतित होने के लिए उकसाते हैं। उस व्यक्ति को यह समझाने का प्रयास करें कि आपको उसके प्रश्न का उत्तर देने से पहले उसे कुछ समय तक इंतजार क्यों करना होगा। उसके बाद, उन्हें प्रतीक्षा करने के लिए विनम्रतापूर्वक धन्यवाद दें और बातचीत जारी रखें।

6. स्पष्ट प्रश्न पूछें

ग्राहक की बात ध्यान से सुनने के बाद स्पष्ट प्रश्न पूछने में संकोच न करें। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप अपने वार्ताकार को सही ढंग से समझें। यह सोचना ग़लत है कि दोबारा पूछने से व्यक्ति अपनी अक्षमता और अव्यवसायिकता दर्शाता है। इसके विपरीत, प्रतिप्रश्न पूछकर, आप उस व्यक्ति को बताते हैं कि आपने उसकी बात ध्यान से सुनी है और आप महत्वपूर्ण विवरण छोड़ना नहीं चाहते हैं।

7. अपने वार्ताकार को बीच में न रोकें

यहां तक ​​​​कि अगर आप आश्वस्त हैं कि आपका वार्ताकार विषय से विचलित हो गया है और बातचीत को गलत दिशा में ले जाना शुरू कर दिया है, तो किसी भी परिस्थिति में उसे बीच में न रोकें। उस व्यक्ति को अपनी बात समाप्त करने दें और फिर विनम्रतापूर्वक उसे अपनी बातचीत का सार याद दिलाएँ।

8. बात करते समय फोन को टेबल पर न रखें

यदि आपको बातचीत में बाधा डालने की आवश्यकता है, सबसे अच्छा तरीकाऐसा करने के लिए, विशेष "होल्ड" या "म्यूट" फ़ंक्शन का उपयोग करें। अब लगभग हर टेलीफोन ऐसे बटनों से सुसज्जित है। कॉल करने वाले को अनावश्यक बातचीत से भ्रमित न करने के लिए यह आवश्यक है। इसके अलावा, वह अनावश्यक जानकारी सुन सकता है जो उसे नहीं पता होनी चाहिए।

फ़ोन पर बात करते समय होल्ड फ़ंक्शन का उपयोग करते समय, यह याद रखने योग्य है कि इसमें एक मिनट से कम समय लगना चाहिए। यदि आप पहले से जानते हैं कि समस्या को हल करने के लिए आपको अधिक समय चाहिए, उदाहरण के लिए, अगले कार्यालय में जाएं या समानांतर कॉल करें, तो बातचीत को पुनर्निर्धारित करने की पेशकश करना सबसे अच्छा होगा। उस व्यक्ति को विनम्रतापूर्वक समझाएं कि आपको आवश्यक जानकारी मिलते ही आप उससे संपर्क करेंगे।

9. तुरंत फ़ोन न रखें

यदि आपकी कंपनी को किसी ऐसे व्यक्ति का कॉल आता है जिसे किसी विशिष्ट कर्मचारी से संपर्क करने की आवश्यकता है, लेकिन वह कर्मचारी काम पर नहीं है, तो तुरंत फ़ोन न काटें। रिपोर्ट करें कि जिस व्यक्ति में उसकी रुचि है वह वर्तमान में अनुपस्थित है। अपनी सहायता अवश्य प्रदान करें. आप कई मुद्दों को सुलझाने में मदद करने में सक्षम हो सकते हैं। लेकिन जब कोई ग्राहक स्पष्ट रूप से आपकी मदद से इनकार कर देता है, तो उसे संपर्क विवरण या जानकारी छोड़ने के लिए कहें, जिसे आप अपने सहकर्मी के लौटने पर उसे दे सकें।

10. समानांतर कॉल पर स्विच न करें

फोन पर बात करते समय अन्य कॉल्स से ध्यान न भटकें। सबसे पहले आपको वर्तमान बातचीत को समाप्त करना होगा, और उसके बाद ही अगली बातचीत पर आगे बढ़ना होगा। एक कॉल से दूसरे कॉल पर जाना केवल आपकी अव्यवस्था और प्राथमिकता देने में असमर्थता को दर्शाएगा।

11. अन्य कार्य न करें

बहुत से लोग सोचते हैं कि यदि वार्ताकार उन्हें नहीं देखता है, तो वे एक ही समय में कई चीजों को जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, कॉफ़ी पीना या सैंडविच ख़त्म करना। यह अस्वीकार्य है और आपके वार्ताकार द्वारा निश्चित रूप से इस पर ध्यान दिया जाएगा। टेलीफोन पर बातचीत के दौरान खाना चबाने या सिगरेट पीने की आवाजें हमेशा स्पष्ट रूप से सुनाई देती हैं, और यह सुनना बेहद अप्रिय है।

12. अपने वार्ताकार को अलविदा कहें

अधिकांश लोग, टेलीफोन पर बातचीत समाप्त करते समय, अलविदा कहे बिना ही फोन रख देते हैं। यह बिल्कुल अनुचित है, खासकर फोन पर व्यावसायिक संचार के दौरान। बातचीत ख़त्म करने से पहले, पूछें कि क्या आप मदद के लिए कुछ और कर सकते हैं। और केवल नकारात्मक उत्तर के बाद ही फोन काट दें और कहें: "अलविदा!" यह महत्वपूर्ण है कि बातचीत सकारात्मक तरीके से समाप्त हो।

टेलीफोन शिष्टाचार नियमहवा से नहीं निकाला गया. यह कई मनोवैज्ञानिक अध्ययनों, व्यावहारिक अनुभव और कई टेलीफोन वार्तालापों के विश्लेषण का परिणाम है।

70% व्यावसायिक संचार फोन पर किया जाता है, जिसका अर्थ है कि संपूर्ण व्यवसाय की सफलता व्यावसायिक टेलीफोन संचार शिष्टाचार के नियमों के अनुपालन पर निर्भर करती है। बेशक, वार्ताकार अलग-अलग हैं। किसी भी स्थिति में सबसे अच्छी बात यह है कि एक विनम्र व्यक्ति के रूप में अपनी शैली बनाए रखें जो किसी भी अवसर के लिए शिष्टाचार के नियमों से लैस हो।

फ़ोन पर एक गलत "ALE" से कितने मामले "विफल" हो सकते हैं। ऐसा होने से रोकने के लिए, आपको टेलीफोन शिष्टाचार जानने की आवश्यकता है।

व्यवसाय विशेषज्ञ, ऑगस्टा मारिया कंपनी की निदेशक तात्याना कोशेचकिना ने फोन पर सफल संचार के रहस्य साझा किए।

किसी व्यक्ति के फोन पर बात करने के तरीके से आप उसका और उस कंपनी का अंदाजा लगा सकते हैं जिसका वह प्रतिनिधित्व करता है। इसलिए, फ़ोन पर संचार के कौन से नियम मौजूद हैं?

फोन की घंटी बजी। और आपने फ़ोन उठाया. आप पेशेवर लग सकते हैं, या आप बहुत व्यक्तिगत लग सकते हैं। या अगर यह आपकी दिन की पहली कॉल है तो नींद में डूबे मुर्गे की तरह। आप जिस तरह से फोन का जवाब देते हैं, उससे कंपनी और व्यक्तिगत रूप से आप पर पहली छाप पड़ती है। कल्पना कीजिए कि आप ऑर्डर देने के लिए किसी कंपनी को कॉल करने और इस कंपनी को अपना पैसा देने की कोशिश कर रहे हैं। एक तो फ़ोन व्यस्त है. फिर वे काफी देर तक जवाब नहीं देते. आख़िरकार, फ़ोन उठाया गया, और आपको एक सुस्त, नींद भरी आवाज़ सुनाई देती है, "हाँ-आह-आह-आह?" मुझे इसमें कोई संदेह नहीं है कि इस समय आप जल्दी और स्पष्ट रूप से "नहीं" कहना चाहते हैं। और जो आप कहीं और जा रहे थे उसे खरीद लें।

आख़िरकार, कोई भी बिक्री, तुरंत या भविष्य में, पहले संपर्क से शुरू होती है। और अगर, आपकी नौकरी के हिस्से के रूप में, आपको ग्राहकों के साथ संवाद करना है, भले ही यह सिर्फ कॉल को सही नंबर पर स्विच करना हो, तो आप अपनी कंपनी के वित्तीय प्रदर्शन और सफलता के लिए अन्य कर्मचारियों की तरह ही जिम्मेदार हैं। आप पहली छाप बनाते हैं, और जैसा कि हम जानते हैं, एक ख़राब पहली छाप को ठीक करने के लिए बीस अतिरिक्त सकारात्मक संपर्कों की आवश्यकता होती है।

क्या पहली बार में अच्छा प्रभाव डालना बेहतर नहीं है?

इनकमिंग कॉल का सही उत्तर कैसे दें?

पेशेवर कैसे बनें, कुछ बुनियादी युक्तियाँ:

1. कार्य दिवस शुरू हो गया है. आपने अभी तक किसी से बात नहीं की है, लेकिन वे आपको किसी भी समय कॉल कर सकते हैं। इसलिए अपनी आवाज़ को कार्यशील रूप दें। यदि आवश्यक हो तो अपना गला साफ़ करें, यदि चाहें तो गाएँ। बस कुछ ज़ोर से पढ़ें.

2. कॉल का शीघ्र उत्तर दिया जाना चाहिए. फ़ोन को तीसरी घंटी के बाद उठाया जाना चाहिए, संभवतः पहले, लेकिन बाद में नहीं।

3. उत्तर देने से पहले मुस्कुराएँ। एक मुस्कान हमेशा सुनाई देती है. और लोग उन लोगों से बात करना पसंद करते हैं जिनका मूड अच्छा होता है।

4. और कॉल पर फोकस करें. एक ही समय में ईमेल का उत्तर देने का प्रयास न करें.

5. कॉल करने वाले का अभिवादन करते समय नमस्ते अवश्य कहें और कंपनी का नाम बताएं। यह एक पेशेवर बातचीत की शुरुआत है और यदि कॉल करने वाले व्यक्ति के पास गलत नंबर है तो समय की बचत होती है।

6. अपना नाम बताना अच्छा है. यदि यह कोई सामान्य संख्या नहीं है, बल्कि आपकी सीधी रेखा है, तो अपना परिचय देना अत्यंत आवश्यक है।

8. यदि आपसे किसी अनुपस्थित सहकर्मी को कुछ बताने के लिए कहा जाए, तो इसे अवश्य लिख लें और बचने के लिए इसे दोहराएँ संभावित त्रुटियाँ, उदाहरण के लिए किसी फ़ोन नंबर में।

10. एक फ़ोन कॉल लघु रूप में वही व्यावसायिक बैठक है। अत: कृपया अपना अनुरोध/समस्या स्पष्ट करें। एक समाधान ढूंढें (यह बहुत सरल हो सकता है - उदाहरण के लिए, हमें 10:30 पर वापस कॉल करें और मैं आपको आवश्यक विशेषज्ञ से मिलवाऊंगा)। एक कार्य योजना बनाएं (पत्र लिखें, आदेश भेजें, संदेश भेजें)

11. अलविदा कहना मत भूलना.

12. मुख्य नियम मैत्रीपूर्ण और मिलनसार होना है, लेकिन व्यवसायिक और पेशेवर बने रहना है।

टेलीफोन पर बातचीत को विनम्रता से कैसे मना करें?

यदि आपको किसी व्यक्ति को मना करना है, तो आपको निश्चित रूप से माफी मांगनी होगी, लंबी बातचीत और चर्चा में शामिल हुए बिना इनकार का कारण बताना होगा, और समझौता या पर्याप्त प्रतिस्थापन की पेशकश करना बहुत अच्छा है।

गोपनीयता कैसे बनाए रखें? अक्सर बातचीत रिकॉर्ड की जा सकती है या स्पीकरफ़ोन चालू किया जा सकता है।

स्पीकरफ़ोन और उससे भी अधिक रिकॉर्डिंग चालू करते समय, वार्ताकार को सूचित करना और उसकी सहमति प्राप्त करना आवश्यक है। अधिकांश देशों में, कॉल करने वाले की जानकारी के बिना रिकॉर्डिंग करना अवैध माना जाता है। जहां तक ​​गोपनीयता की बात है तो यह बातचीत और दर्शकों पर निर्भर करता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह फोन कॉल है या आमने-सामने की मुलाकात।

यदि आपको लगता है कि आपकी गुप्त रूप से रिकॉर्डिंग की जा रही है, तो कल इंटरनेट पर ऐसा कुछ भी न कहें जिसे आप देखना/सुनना नहीं चाहते।

टेलीफोन शिष्टाचार समय बर्बाद किए बिना फोन पर बात करने और साथ ही सभी मुद्दों को हल करने की क्षमता है। उपरोक्त संचार नियम आपको टेलीफोन पर बातचीत सही ढंग से करने में मदद करेंगे।