एक छात्र से नमूना व्याख्यात्मक नोट। स्पष्टीकरण देने के बारे में कर्मचारी की अधिसूचना। एफएसएस में व्याख्यात्मक दस्तावेज

उसके बारे में (उदाहरण, नमूना) एक व्यक्ति यह सवाल पूछता है, अगर उसने अपने उद्यम के श्रम अनुशासन का उल्लंघन किया, उदाहरण के लिए, काम के लिए देर हो गई या एक कार्य दिवस छोड़ दिया, और उत्पादन में श्रमिकों की लापरवाही का एक अनजाने गवाह भी बन गया। हालांकि, अगर किसी कारण से कर्मचारी ऐसा नहीं करना चाहता है, तो आप श्रम संहिता के कानून का उल्लेख कर सकते हैं, जिसके अनुसार उद्यम का कर्मचारी अन्य कर्मचारियों द्वारा उल्लंघन के बारे में प्रबंधन को रिपोर्ट करने के लिए बाध्य नहीं है। इस मामले में, नियोक्ता एक निश्चित अधिनियम तैयार करता है जो इनकार का संकेत देगा।

प्रासंगिक आवश्यकताओं का पालन करने के लिए, लेकिन व्याख्यात्मक नोट की सामग्री कानून द्वारा विनियमित नहीं है, परिणामस्वरूप, व्याख्यात्मक नोट का लेखन एक मनमाना रूप में होता है।

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण या इसे सही तरीके से कैसे तैयार किया गया है

1. व्याख्यात्मक नोट की मात्रा पर ध्यान देना आवश्यक है, यह आधा शीट से अधिक नहीं होना चाहिए।कंप्यूटर की मदद से आप भविष्य में अपनी लिखावट की गलत व्याख्या करने से बच सकेंगे, जिसके परिणामस्वरूप आप पाठक को अभिलेखों को समझने से बचा पाएंगे। यदि संघर्ष की स्थिति, एक गंभीर प्रकृति का है, तो एक व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए, एक पेशेवर वकील से संपर्क करें, वह इस प्रकार के दस्तावेज़ को सही ढंग से लिखने में मदद करेगा।

2. व्याख्यात्मक नोट में पाठ अराजक न हो, इसके लिए शब्दों का सावधानीपूर्वक चयन करें।व्याख्यात्मक नोट लिखते समय मुख्य नियम का पालन करें - प्रस्तुति का क्रम, संक्षिप्तता और स्पष्टता। लेखन की शुरुआत से होनी चाहिए पूर्ण विवरणपरिस्थितियों, प्रतिभागियों की संरचना, साथ ही घटनाओं का समय और तारीख। इसके बाद, आपको उन कारणों के बारे में बात करने की ज़रूरत है जिनके कारण यह उल्लंघन हुआ, साथ ही अपने व्यवहार की व्याख्या करें और तर्क दें कि आपने ऐसा क्यों किया और अन्यथा नहीं।

3. के बारे में मत भूलना सही डिजाइनटिप्पणियाँ।हेडर इंगित करता है कि यह व्याख्यात्मक नोट किसको संबोधित है और किससे: कर्मचारी का पूरा नाम और स्थिति। तारीख और पेंटिंग लगाएं।

सहायक संकेतएक व्याख्यात्मक नोट लिखते समय

आपके द्वारा लिखे गए पाठ को स्पष्ट, संयमित और सुसंगत बनाने का प्रयास करें। जितना हो सके प्रेरक बनें, लेकिन बहाने न बनाएं। यदि आवश्यक हो, तो अपना अपराध स्वीकार करें, लेकिन अपने कार्यों को सही ठहराना सुनिश्चित करें। स्थिति का आकलन करते समय वस्तुनिष्ठ बनें। अपने सहकर्मियों के साथ जो हुआ उसकी जिम्मेदारी हर तरह से न बदलें। पाठ में एक विनतीपूर्ण स्वर का प्रयोग न करें - निश्चित रूप से, आपका नियोक्ता, जो निश्चित रूप से एक रचनात्मक तरीके से सेट है, इसे पसंद नहीं करेगा।

यदि, किसी भी परिस्थिति में, आपको जानने की आवश्यकता है व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें(उदाहरण, नमूना), हमारे लेख के सुझावों का उपयोग करें, उनकी मदद से आप सही व्याख्यात्मक नोट लिख सकते हैं और एक अप्रिय स्थिति से बाहर निकल सकते हैं, कम से कम नुकसानआपके लिए, यह न भूलें कि आप कैसे व्यवहार करते हैं, यह आपके व्यावसायिकता की विशेषता होगी।

नमूना व्याख्यात्मक नोट डाउनलोड करें

पहली नज़र में ऐसा लगता है कि सेवा, ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोटों में कोई महत्वपूर्ण अंतर नहीं है, क्योंकि। ये दस्तावेज़ अपने उद्देश्य में समान हैं - ये सभी प्रकृति में सूचनात्मक हैं। फिर भी, ये अलग-अलग दस्तावेज़ हैं जो सामग्री, लक्ष्यीकरण और संकलन के उद्देश्यों में भिन्न हैं। इसके अलावा, उनमें निर्देश नहीं होते हैं, लेकिन जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता को विचाराधीन मुद्दे पर अंतिम निर्णय लेने के लिए प्रेरित करती है।

एक सेवा, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट की विशेषताएं क्या हैं? कागज पर प्रत्येक दस्तावेज़ को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें? हम व्यावहारिक दृष्टिकोण से इन और अन्य सवालों के जवाब देने का प्रयास करेंगे।

ज्ञापन

ज्ञापन(ओकेयूडी के अनुसार कोड 0286041) एक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है जो प्रमुख, विभाग के प्रमुख, अन्य अधिकृत व्यक्तियों को संबोधित किया जाता है। यह संकलक के निष्कर्षों और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को विस्तार से बताता है और इसका उद्देश्य प्रबंधन को एक निश्चित निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करना है।

कानून में एक स्वतंत्र अवधारणा के रूप में "ज्ञापन" की कोई परिभाषा नहीं है।

ज्ञापन प्रबंधक के लिखित या मौखिक निर्देशों और स्वयं कर्मचारियों की पहल पर तैयार किया जाता है (उदाहरण के लिए, ऐसे मामलों में, जहां, किसी उत्पादन या आर्थिक मुद्दे को हल करने के लिए, लिखित रूप में जानकारी प्रस्तुत करना आवश्यक हो जाता है) उच्च प्रबंधन के लिए)। इस तरह के एक दस्तावेज़ की मदद से, आप उत्पादन प्रक्रियाओं के तकनीकी पक्ष में सुधार करने के लिए एक प्रस्ताव बना सकते हैं, एक उच्च प्रबंधक द्वारा किए गए निर्णय से असहमति व्यक्त कर सकते हैं, और सहकर्मियों के साथ असहमति के मामले में अपनी बात भी व्यक्त कर सकते हैं। इसलिए, एक ज्ञापन तैयार करते समय, लेखक के लिए सबसे पहले यह महत्वपूर्ण है कि वह अपनी स्थिति को सुलभ तरीके से तैयार करे, और फिर उसके पक्ष में ठोस तर्क दे।

मेमो के प्रकार

• पहल के लिए;
• सूचनात्मक;
• रिपोर्टिंग।

पहलप्राप्तकर्ता को स्वीकार करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक ज्ञापन तैयार किया जाता है निश्चित निर्णय, इसलिए, नोट का पाठ तथ्यों को निर्धारित करता है, जिसमें विशिष्ट प्रस्ताव, सिफारिशें या निष्कर्ष शामिल हैं।

सूचनाएक ज्ञापन नियमित रूप से संकलित किया जाता है और इसमें विवरण, परिणाम या कार्य करने के तरीकों के बारे में जानकारी होती है।

रिपोर्टिंगज्ञापन में काम पूरा होने, उसके चरण, निर्देशों के कार्यान्वयन, आदेश आदि के बारे में सूचित किया जाता है।

निर्भर करता है पता करने वाले सेरिपोर्ट में विभाजित हैं:

• बाहरी करने के लिए;
• आंतरिक।

बाहरी ज्ञापनकिसी विशेष संस्थान के प्रमुख को संबोधित, संगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किया जाता है, जो प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होता है और इसमें आमतौर पर निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• कंपनी का नाम;
• दिनांक;
• अनुक्रमणिका;
• संकलन का स्थान;
• पता करने वाला;
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्रबंधक के हस्ताक्षर;
• कलाकार का नाम, फोन नंबर।

मूल संगठन के प्रमुख को एक बाहरी ज्ञापन प्रस्तुत किया जाता है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बाहरी ज्ञापन

ज्ञापन

10.02.2014 № 12/05-14

अतिरिक्त आकर्षित करने पर

श्रम संसाधन

प्रिय आंद्रेई वासिलिविच!

मॉस्को में शाखा के लिए प्रशासनिक तंत्र के गठन के चरण में उम्मीदवारों की कमी के कारण, श्रम संसाधनों को आकर्षित करना आवश्यक है अतिरिक्त स्रोत 14 अप्रैल 2014 तक। नए उम्मीदवारों के साथ साक्षात्कार 21.04.2014 तक आयोजित किया जाना चाहिए।

अतिरिक्त सेवाओं के लिए व्यय का भुगतान सेवा अनुबंध संख्या 04/56 दिनांक 14 फरवरी 2014 के खंड 4.5 के अनुसार किया जाएगा।

मानव संसाधन के मुखिया सेमेनोवमें। सेमेनोव

मामले संख्या 03-13 . के मामले में

ओडिन्ट्सोव 10.02.2014

आंतरिक ज्ञापनसंस्था के बाहर भेजा गया, उदाहरण के लिए, एक उच्च संगठन को, ए 4 पेपर की एक मानक शीट पर तैयार किया गया, लेकिन GOST 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" के अनुसार स्थित सभी आवश्यक विवरणों को दर्शाता है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ ”(उदाहरण 2)।

आंतरिक ज्ञापन के अनिवार्य विवरण में शामिल हैं:

• नाम संरचनात्मक इकाई;
• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (मेमोरी);
• तारीख;
• पंजीकरण (आउटगोइंग नंबर);
• पाठ का शीर्षक;
• मूलपाठ;
• आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान (यदि कोई हो);
• गंतव्य;
• संकलक के हस्ताक्षर (स्थिति, आद्याक्षर, उपनाम का संकेत)।

उदाहरण 2

आंतरिक ज्ञापन

ज्ञापन

07.04.2014 № 6

प्रबंधक द्वारा की गई अनुपस्थिति के बारे में

बिक्री विभाग

मैं आपके ध्यान में लाता हूं कि आज, 07.04.2014, बिक्री प्रबंधक पेट्रोवा वेलेंटीना इवानोव्ना पूरे कार्य दिवस में 10:00 से 18:30 तक कार्यस्थल से अनुपस्थित थे।

वी.आई. पेट्रोवा की अनुपस्थिति के कारणों की वैधता की पुष्टि करने वाली कोई जानकारी या दस्तावेज प्रदान नहीं किए गए थे।

प्रतिबद्ध उल्लंघन के संबंध में, मैं पेट्रोव वी.आई. टहलने के लिए।

बिक्री विभाग के प्रमुख इग्नाटिवओ.ए. इग्नाटिव

मामले संख्या 02-10

सिदोरोवा 07.04.2014

रिपोर्ट के विवरण का पंजीकरण

ज्ञापन बनाते समय, कोणीय (उदाहरण 3) और शीर्षक भाग के विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था (उदाहरण 4) दोनों का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण 3

ज्ञापन में विवरण की कोणीय व्यवस्था

नाम

संरचनात्मक इकाईमंज़िल

ज्ञापन

______________ № ________

हैडर

उदाहरण 4

ज्ञापन में विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था

संरचनात्मक इकाई का नाम

ज्ञापन

_____________ № _________

हैडर

दस्तावेज़ प्रकार का नामवर्तनी बड़े अक्षर(मेमोरी) और केंद्र में या बाएं क्षेत्र की सीमा से स्थित हो सकता है।

तारीखतथा कमराज्ञापन एक पंक्ति में लिखे गए हैं। तिथि जारी अरबी अंक (21.04.2014 ) या अक्षरांकीय रूप से ( 21 अप्रैल 2014.).

टिप्पणी

बाहरी ज्ञापन की तारीख इसके अनुमोदन और प्राप्तकर्ता को भेजने की तारीख है, आंतरिक ज्ञापन की तारीख - संकलन और हस्ताक्षर करने की तिथि।

पंजीकरण संख्या एक आंतरिक ज्ञापन पर इसे या तो संकलन के स्थान पर या प्राप्ति के स्थान पर चिपका दिया जाता है - जो संगठन में संचालित दस्तावेज़ पंजीकरण प्रणाली पर निर्भर करता है।

यदि इच्छुक पार्टियों द्वारा ज्ञापन पर विचार किया जाना चाहिए, तो इसे चिपका दिया जाता है वीज़ा अनुमोदनऔर निर्णय होने के बाद संकल्पनेता।

संकल्प को स्वीकार करना ज्ञापन पर विचार करने का अंतिम चरण है।

टिप्पणी

आंतरिक ज्ञापन पर विचार करने वाले मुखिया का संकल्प कोई उपाय करने, दस्तावेज जारी करने, आयोजन करने का आधार होगा।

हैडरपाठ में संक्षेप में दस्तावेज़ की सामग्री का वर्णन करता है। यह के अनुसार तैयार किया गया है सामान्य नियमदस्तावेजों के लिए शीर्षकों का संकलन: पूर्वसर्ग का उपयोग करना ओ/ओऔर पूर्वसर्गीय मामले में एक मौखिक संज्ञा, उदाहरण के लिए अनुपस्थिति के बारे में Lazarenko O.O.

मूलपाठज्ञापन में दो या तीन शब्दार्थ भाग होते हैं:

• पहली बार में - पता लगानेपार्ट्स- इसके लेखन को जन्म देने वाले कारण, तथ्य या घटनाएँ बताई गई हैं;
• क्षण में - विश्लेषण भाग- वर्तमान स्थिति का विश्लेषण शामिल है और प्रदान करता है संभावित विकल्पसमाधान;
• तीसरे में - सारांश भाग- इसमें विशिष्ट कार्रवाइयों के लिए निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं, जिन्हें ड्राफ्टर की राय में लेने की आवश्यकता है।

ज्ञापन का दूसरा भाग गायब हो सकता है। इस मामले में, ज्ञापन के पाठ में संकलक के औचित्य, निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल हैं।

यदि ज्ञापन संलग्न है, के बारे में चिह्नित करेंआवेदन पत्रहस्ताक्षर करने से पहले किया।

नोट के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति पर एक चिह्न निम्नानुसार तैयार किया गया है:

आवेदन: 3 लीटर के लिए। 1 प्रति में।

यदि नोट में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम, शीट्स और प्रतियों की संख्या इंगित करें।

परिशिष्ट: क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पी के लिए विनियम। 1 प्रति में।

आंतरिक ज्ञापन संकेतसंकलक (यदि इसे इकाई के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है) और इकाई के प्रमुख (यदि इसे संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है); बाहरी ज्ञापन लक्षणसंगठन के मुखिया।

टिप्पणी

यदि ज्ञापन दो या दो से अधिक पृष्ठों पर तैयार किया गया है, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। सीरियल नंबर अरबी अंकों में पृष्ठ के शीर्ष मार्जिन के दाहिने हिस्से में नीचे रखे गए हैं।

ज्ञापन

ज्ञापनएक प्रकार की रिपोर्ट है। यह एक लिखित सूचना संदेश है जो सबसे आधुनिक प्रबंधन संरचनाओं के अभ्यास में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है अलग - अलग स्तरऔर संगठनात्मक और कानूनी रूप। मेमो क्षैतिज स्तर पर प्रबंधन वस्तुओं के बीच एक सीधा लिंक प्रदान करते हैं।

वैसे

मेमो एक ऐसा दस्तावेज है जिसकी आधिकारिक स्थिति नहीं होती है। यह OKUD में प्रदान नहीं किया गया है।

मेमो कई तरह की स्थितियों में तैयार किए जाते हैं। इस दस्तावेज़ के लिए मानक लक्ष्यों में शामिल हैं:

• जानकारी अनुरोध;
• निर्देश जारी करना;
• एक अन्य संदेश के साथ (साथ में नोट);
• घोषणाएं (सूचनाएं)।

ज्ञापन के पाठ में प्रस्ताव, अनुरोध, आवेदन के रूप में इसकी तैयारी के कारणों की जानकारी होती है। यह कर्मचारियों की गतिविधियों, बैठकों, कंपनी की कॉर्पोरेट संस्कृति में बदलाव आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। मेमो ए4 पेपर की मानक शीट पर तैयार किए जाते हैं।

मेमो पर किसी विशेषज्ञ या विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। ज्ञापन की तारीख इसके संकलन और हस्ताक्षर की तारीख है।

कानून मेमो की तैयारी और निष्पादन के लिए सख्त आवश्यकताओं को प्रदान नहीं करता है, इसलिए, उनके निष्पादन की प्रक्रिया, संगठन की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, स्थानीय में तय की जानी चाहिए। नियामक अधिनियम, उदाहरण के लिए, कार्यालय के काम के लिए निर्देशों में। मेमो प्रारूप को आंतरिक संचार प्रक्रियाओं को सरल और तेज करने के उद्देश्य से पूरा करना चाहिए।

मेमो का एक नमूना उदाहरण 5 . में प्रस्तुत किया गया है .

उदाहरण 5

ज्ञापन

सेवर एलएलसी के कार्मिक विभाग में शनिवार, 04/19/2014 को 9:00 से 16:00 बजे तक, अधिष्ठापन कामअलार्म सेट करने के लिए।

मैं आपसे Energoset कंपनी के निम्नलिखित कर्मचारियों को काम के प्रदर्शन की अनुमति देने के लिए कहता हूं:

1. सिमकिन आई.पी.

2. इवानोव पी.एन.

एएचओ के प्रमुख स्विरिडोवएन.एन. स्विरिडोव

मामले संख्या 02-14

इलिन 16.04.2014

व्याख्यात्मक नोट

व्याख्यात्मक नोट- यह किसी भी कार्रवाई, तथ्य, घटना, घटना के कारणों की व्याख्या करने वाला एक आंतरिक दस्तावेज है, जिसे संगठन के एक कर्मचारी द्वारा संकलित किया जाता है और एक उच्च अधिकारी को प्रस्तुत किया जाता है।

कला के पहले भाग के अनुसार। 193 श्रम कोड रूसी संघअनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने से पहले, नियोक्ता को कर्मचारी से लिखित स्पष्टीकरण का अनुरोध करना चाहिए। कर्मचारी एक व्याख्यात्मक नोट में अनुशासनात्मक अपराध करने के कारणों और परिस्थितियों की रिपोर्ट करता है। व्याख्यात्मक नोट के आधार पर, प्रबंधक कर्मचारी के खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई के आवेदन पर निर्णय लेता है। इसके अलावा, यह दस्तावेज़ कदाचार की गंभीरता का आकलन करने के लिए आधारों में से एक है और जिन परिस्थितियों में यह नियोक्ता द्वारा किया गया था।

OKUD OK 011-93 में, इस दस्तावेज़ का केवल एक बार उल्लेख किया गया है - श्रम अनुशासन (कोड 0286091) के उल्लंघन पर एक व्याख्यात्मक नोट, जो कक्षा 0286000 "अनुशासनात्मक प्रतिबंधों के निष्पादन के लिए दस्तावेज़" से संबंधित है।

व्याख्यात्मक नोट्स के प्रकार और उनकी विशेषताएं

• प्रदर्शन किए गए कार्य (परियोजना, रिपोर्ट, विकास) के कुछ प्रावधानों को स्पष्ट करने के लिए संकलित किए गए लोगों के लिए;
• नियमित स्थितियों, अनुशासन के उल्लंघन, कदाचार आदि की स्थिति में तैयार किया गया।

एक व्याख्यात्मक नोट कर्मचारी द्वारा ए4 पेपर की एक मानक शीट पर एक ही प्रति में हाथ से लिखा जाता है और इसे अनुरोध करने वाले व्यक्ति को संबोधित किया जाता है। इसे संगठन द्वारा अपनाए गए स्टैंसिल फॉर्म का उपयोग करके कंप्यूटर पर भी टाइप किया जा सकता है। व्याख्यात्मक नोट का रूप, साथ ही निष्पादन की विधि (हस्तलिखित या कंप्यूटर पर) कानूनी रूप से तय नहीं है।

एक संरचनात्मक इकाई या एक विशिष्ट अधिकारी द्वारा एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा सकता है।

सबूत के तौर पर नोट करें

नियोक्ता, कर्मचारी से हाथ से लिखे गए एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता के द्वारा, श्रम विवाद में कर्मचारी की ओर से गैरकानूनी कार्यों से खुद को बचाता है। इसमें मूल दस्तावेज़ का प्रतिस्थापन शामिल नहीं है।

यदि कंपनी टेम्प्लेट फॉर्म का उपयोग करती है, तो टेक्स्ट के अंत में आप एक नोट बना सकते हैं:स्पष्टीकरण व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करके व्यक्तिगत रूप से संकलित किया गया था। तारीख। हस्ताक्षर।

ज्ञापन के व्यक्तिगत विवरण का पंजीकरण

सूचना और संदर्भ दस्तावेजों को एकीकृत करने के लिए, GOST 6.30-2003 की आवश्यकताओं के अनुसार एक व्याख्यात्मक नोट तैयार और निष्पादित किया जाना चाहिए।

दिनांकव्याख्यात्मक नोट इसके संकलन की तारीख है।

मूलपाठव्याख्यात्मक नोट में शामिल होना चाहिए:

उन तथ्यों का विवरण जिन्होंने इसके लेखन को जन्म दिया;

तर्क जो वर्तमान स्थिति की व्याख्या करते हैं।

नोट का पाठ आश्वस्त करने वाला होना चाहिए और इसमें अकाट्य साक्ष्य होने चाहिए।

कब बनेगा हस्ताक्षरस्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम इंगित किए गए हैं।

जैसा अनुप्रयोगदस्तावेज़ के प्रवर्तक के कार्यों को सही ठहराने और कुछ परिस्थितियों की पुष्टि करने के लिए दस्तावेजों का हवाला दिया जा सकता है।

पाठ की संरचना के अनुसार, व्याख्यात्मक नोट रिपोर्ट से इस मायने में अलग है कि इसमें निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल नहीं हैं (उदाहरण 6)।

टिप्पणी

यदि कंपनी ने में प्रयुक्त व्याख्यात्मक नोटों के मानक रूपों को विकसित और अनुमोदित किया है अलग-अलग स्थितियां, इसका मतलब यह नहीं है कि कर्मचारियों को स्वीकृत प्रपत्रों के अनुसार नोट्स तैयार करने चाहिए। एक गैर-औपचारिक दस्तावेज़ भी मान्य हो सकता है।

उदाहरण 6

व्याख्यात्मक नोट

अनुशासनात्मक कार्रवाई लागू करें
एक फटकार के रूप में अलेक्जेंड्रोवा AND.AND.

एचआर विभाग आदेश जारी करेगा।
स्मोल्किन 04/17/2014

एलएलसी "एसवी" के निदेशक

ए.वी. स्मोल्किन

व्याख्यात्मक नोट

14.04.2014 № 14

काम से अनुपस्थित रहने के बारे में

मैं, अलेक्जेंड्रोवा इरिना इगोरेवना, एक लेखाकार, 14 अप्रैल, 2013 को अपने कार्यस्थल से 9:00 से 15:30 बजे तक व्यक्तिगत कारणों से अनुपस्थित था।

मेरे पास सहायक दस्तावेज नहीं हैं।

मुनीम एलेक्ज़ेंड्रोवाआई.आई. एलेक्ज़ेंड्रोवा

पंजीकरणरिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक नोट

संगठन की लिपिक सेवा के कार्यों में से एक निष्पादक को हस्तांतरित दस्तावेजों के प्रचार से संबंधित आवश्यक जानकारी के लिए त्वरित खोज सुनिश्चित करना है। इस डेटा की अधिक सुविधाजनक खोज के लिए, विभिन्न पंजीकरण प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।

रिपोर्टिंग, सेवा, व्याख्यात्मक नोट, उनके कार्यात्मक उद्देश्य के अनुसार, कुछ सूचनाओं के वाहक हैं। चूंकि नोट में उल्लिखित मुद्दे के लिए संगठन के प्रमुख या अन्य अधिकृत अधिकारी के संकल्प के रूप में एक लिखित निर्णय की आवश्यकता होती है, दस्तावेजों को पंजीकृत होना चाहिए।

याद रखें कि दस्तावेजों के पंजीकरण के तीन रूप हैं: पत्रिका, कार्ड और स्वचालित. संगठन को पंजीकरण का सबसे प्रभावी और उपयुक्त रूप चुनने का अधिकार है।

जर्नल पंजीकरण फॉर्म -सबसे आम, लेकिन हमेशा सुविधाजनक नहीं, क्योंकि इसमें सभी दस्तावेजों का पंजीकरण जाता है कालानुक्रमिक क्रम में, और किसी विशिष्ट दस्तावेज़ की खोज करते समय, एक विशेषज्ञ को पत्रिका के सभी शीटों को देखना होता है। जानकारी की खोज इस तथ्य से और जटिल है कि एक पहल दस्तावेज़ को पंजीकृत किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक पत्रिका में, और दूसरे में इसका उत्तर। अनिवार्य पंजीकरण फॉर्म (पत्रिकाएं) कानून द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं। अनुशंसित लॉग प्रपत्र उदाहरण 7 में दिखाया गया है।

उदाहरण 7

रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोटों के रजिस्टर का टुकड़ा

कार्ड पंजीकरण फॉर्मपत्रिका की तुलना में अधिक सुविधाजनक और अनुकूलित है। क्लासिफायर में खोजते समय दस्तावेजों के बनाए गए पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड दस्तावेज़ की खोज की प्रक्रिया को अनुकूलित करना और पंजीकरण प्रक्रिया के समय को कम करना संभव बनाते हैं। कार्ड पंजीकरण का स्पष्ट लाभ यह है कि एक ही समय में कई कर्मचारी पंजीकरण कर सकते हैं;

▪ स्वचालित (इलेक्ट्रॉनिक) पंजीकरण फॉर्मविशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग शामिल है। दस्तावेज़ के बारे में जानकारी डेटाबेस में संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड में दर्ज की जाती है। साथ ही पंजीकरण के साथ, एक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड मुद्रित किया जा सकता है।

आमतौर पर, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट्स में एक जटिल पंजीकरण सूचकांक होता है, जिसे उसी तरह तैयार किया जाता है जैसे कि आउटगोइंग दस्तावेज़ का सूचकांक। पंजीकरण संख्या में मामलों के नामकरण के अनुसार मामले का सूचकांक होता है (संरचनात्मक इकाई के सूचकांक और इस इकाई के मामलों के नामकरण के अनुसार मामले की संख्या सहित) और कैलेंडर के भीतर दस्तावेज़ की क्रम संख्या साल।

टिप्पणी

संगठन में दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन के मुद्दों को कार्यालय के काम के निर्देशों में परिलक्षित किया जाना चाहिए। निर्देशों में शामिल होना चाहिए:

1) अपंजीकृत दस्तावेजों की एक सूची।

2) दस्तावेजों के पंजीकृत समूहों की एक सूची, जबकि प्रत्येक समूह के लिए यह इंगित करना अनिवार्य है:

पंजीकरण की जगह;

पंजीकरण का समय और क्रम;

पंजीकरण संख्या के गठन का नियम;

जिस रूप में पंजीकरण किया जाता है;

फॉर्म में दर्ज किए गए विवरणों की सूची, उन्हें भरने के नियम;

पंजीकरण के बाद दस्तावेजों की आवाजाही के लिए लेखांकन के नियम;

पंजीकरण का सिद्धांत (किसी दस्तावेज़ को दूसरी इकाई में स्थानांतरित करते समय एकल या बार-बार पंजीकरण);

3) संगठन में दस्तावेज़ की पुनः प्राप्ति की प्रक्रिया (आने वाले दस्तावेज़ों के लिए)।

ज्ञापन, सेवा, व्याख्यात्मक नोटों के भंडारण की शर्तें

भंडारण अवधि राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधकीय अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची में स्थापित की जाती है, जो 25 अगस्त, 2010 को रूस के संस्कृति मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित भंडारण की अवधि को दर्शाती है। क्रमांक 558. निर्दिष्ट सूची के अनुसार, ज्ञापनों के भंडारण की अवधि 1 वर्ष, 3 वर्ष, 5 वर्ष, 75 वर्ष, स्थायी हो सकती है। व्याख्यात्मक नोट स्थायी रूप से रखे जाने चाहिए।

हमारी सलाह

नोट्स तैयार करते समय, एकल शैली का पालन करना आवश्यक है, और दस्तावेजों के मुख्य पाठ को व्यावसायिक नैतिकता के नियमों और दस्तावेजों के डिजाइन के लिए स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ गलत तरीके से तैयार और निष्पादित दस्तावेजों द्वारा एक अप्रिय छाप छोड़ी जाती है। दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए जल्दी मत करो, लेकिन इसे ध्यान से पढ़ें, सुधार, यदि कोई हो, व्याकरण संबंधी त्रुटियां या टाइपो।

व्याख्यात्मक नोट कुछ स्थितियों में आवश्यकता हो सकती है। स्पष्टीकरण को ठीक से प्रारूपित करने की क्षमता सभी के लिए अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगी। इस रूप में कौन से अनिवार्य गुण मौजूद होने चाहिए कारोबार पत्राचार? प्रतिव्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें? नीचे आपको इन सवालों के जवाब मिलेंगे, व्याख्यात्मक नोट लिखने के बुनियादी नियम, साथ ही काम और स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट्स के उदाहरण।

व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखा जाता है?

एक व्याख्यात्मक नोट उन मामलों में उपयोग किए जाने वाले व्यावसायिक दस्तावेज़ का एक विशेष रूप है जहां वर्तमान स्थिति का व्यापक मूल्यांकन आवश्यक है, जिसके लिए घटना में प्रतिभागियों से स्पष्टीकरण लिया जाता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि एक व्याख्यात्मक नोट एक ज्ञापन या बयान के समान नहीं है। आप कुछ भी नहीं कहते हैं, प्रबंधन से कुछ विवादास्पद स्थिति पर विचार करने के लिए नहीं कहते हैं, निष्कर्ष नहीं निकालते हैं, लेकिन जो हुआ उसे केवल प्रतिबिंबित करें।

ऐसे मामलों के उदाहरण जहां आपको व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता हो सकती है, उनमें देर से आना, अनुपस्थिति, किसी कार्य को पूरा करने में विफलता या चूक की समय सीमा आदि शामिल हैं।

साथ ही, हर कोई नहीं जानता कि यह दस्तावेज़ सही तरीके से कैसे लिखा गया है। समस्या को हल करने के लिए, आप यह कर सकते हैं:

• एक खोज क्वेरी पूछें "कैसे लिखें" व्याख्यात्मक नमूना» और परिणामों में से वांछित विकल्प चुनने का प्रयास करें;
• या बस हमारे सुझावों और उदाहरणों का लाभ उठाएं और विभिन्न अवसरों पर व्याख्यात्मक नोट लिखना सीखें।

और मुख्य नियम यह होगा कि व्याख्यात्मक नोट संकलित करते समय, व्यावसायिक पत्राचार के मानक नियम लागू होते हैं:

• प्रस्तुति की व्यावसायिक शैली, अपवित्रता की कमी, बोलचाल की शब्दावली;
• प्रस्तुति की संक्षिप्तता, प्रस्तुत जानकारी की विश्वसनीयता;
• दस्तावेज़ पहले व्यक्ति में लिखा गया है, वाक्यों को तार्किक रूप से, क्रमिक रूप से, कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाता है;
• अंत में, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और लेखन की तारीख चिपकाई जानी चाहिए।

स्पष्टीकरण का रूप और रूप - वे कितने आवश्यक हैं?

व्याख्यात्मक रूप आधिकारिक तौर पर स्वीकृत नहीं है, इसलिए इसे आमतौर पर मुक्त रूप में लिखा जाता है। यदि आप काम पर (या कहीं और) व्याख्यात्मक नोट लिखना नहीं जानते हैं, तो आप खुद को पा सकते हैं उपयोगी उदाहरणहमारी वेबसाइट पर उपलब्ध व्याख्यात्मक नोट।

हालांकि, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठन के स्थानीय कार्य अपने स्वयं के स्पष्टीकरण के रूप को स्थापित कर सकते हैं। ऐसा कम ही होता है, लेकिन यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है, और यदि आप जहां काम करते हैं, वहां ऐसा फॉर्म स्थापित किया गया है, तो आपको इसका उपयोग करना होगा।

देर से या अनुपस्थिति के बारे में काम करने के लिए बॉस को नमूना व्याख्यात्मक नोट

हमने नियमों का पता लगा लिया, अब हम आपको विशेष रूप से बताएंगे कि काम के लिए व्याख्यात्मक नोट (नमूना) कैसे लिखना है। मान लीजिए कि आपने बहुत देर कर दी है या काम के लिए बिल्कुल भी नहीं आए हैं। इस मामले में बॉस को व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें?

1. ऊपरी दाएं कोने में, उस प्रबंधक या अन्य अधिकारी का नाम इंगित करें जिसे आप स्पष्टीकरण प्रस्तुत कर रहे हैं। उदाहरण के लिए: "रोमाश्का एलएलसी बुलोचिन वासिली लियोनिदोविच के निदेशक के लिए।"
2. नीचे, अभिभाषक के तहत, अपना नाम और स्थिति इंगित करें: "वरिष्ठ इंजीनियर सिदोरोव पेट्र इवानोविच से।"
3. केंद्र में, दस्तावेज़ का नाम इंगित करें: "व्याख्यात्मक"।
4. आपके व्याख्यात्मक नोट के मुख्य भाग में, विशिष्ट तथ्यों का एक विवरण है जिसके कारण स्थिति को स्पष्ट करने की आवश्यकता है। यहाँ एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण दिया गया है: “01/09/2018 मैं काम पर नहीं गया क्योंकि मेरे घर में एक ठंडे पानी का पाइप फट गया था। आपातकालीन सेवाओं को कॉल करके, मैंने पानी के बहाव को रोकने के साथ-साथ नुकसान को कम करने के लिए कदम उठाए। मेरे लिए अज्ञात कारणों से, आपातकालीन सेवा कॉल के 4 घंटे बाद ही, यानी 12:00 बजे साइट पर पहुंची। मरम्मत दल ने पानी की आपूर्ति काट दी और आगे बढ़ गया मरम्मत का काम 12:30 बजे। इस तथ्य के कारण कि झोंका मजबूत था, काम की कुल अवधि में 3.5 घंटे लगे, यानी वे केवल 16:00 बजे समाप्त हुए। इस समय, मैं इस तथ्य के कारण अपार्टमेंट नहीं छोड़ सकता था कि मैं अकेला रहता हूं, और कर्मचारियों को अपार्टमेंट तक पहुंच प्रदान करने वाला कोई और नहीं था। मरम्मत दल ने उपकरण एकत्र किए और 16:30 बजे ही निकल गए। इस तथ्य के कारण कि कार्य दिवस 17:00 बजे समाप्त होता है, मैंने इस दिन काम पर नहीं जाने का फैसला किया। मैं कॉल और रिपोर्ट नहीं कर सकता था कि क्या हुआ था, क्योंकि पिछली बर्फबारी के संबंध में संचार लाइनों पर एक झोंका था, और लैंडलाइन फोन काम नहीं करता था, और चल दूरभाषमेरे पास नहीं है। व्याख्यात्मक नोट के साथ मैं दुर्घटना और मरम्मत कार्य के तथ्य की पुष्टि करने वाला एक प्रमाण पत्र संलग्न कर रहा हूं।
5. काम के लिए देर से आने के बारे में व्याख्यात्मक नोट के अंत में, दस्तावेज़ जमा करने की तिथि और अपने व्यक्तिगत हस्ताक्षर नीचे रखें: "01/09/2018, सिदोरोव पी.आई."।

यह एक नमूना व्याख्यात्मक नोट जैसा दिखता है। फिर इसे प्रबंधक (अधिकृत अधिकारी) को विचार के लिए प्रस्तुत किया जाता है, जहां वह कर्मचारी के संबंध में आगे की कार्रवाई के संबंध में अपना संकल्प रखता है। यदि प्रबंधक कर्मचारी के खिलाफ अनुशासनात्मक उपायों को लागू करने का निर्णय लेता है, तो प्रस्तुत व्याख्यात्मक नोट मामले से साक्ष्य के रूप में जुड़ा हुआ है।

अब आप जानते हैं कि काम पर एक व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखना है, और ऊपर एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण आपको इस दस्तावेज़ को सही ढंग से लिखने में मदद करेगा यदि आवश्यक हो।

स्कूल को व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें (उदाहरण)

स्कूल के लिए व्याख्यात्मक नोट हमारे द्वारा ऊपर उद्धृत किए गए से बहुत अलग नहीं है। केवल अभिभाषक में अंतर है, जो निम्नलिखित अधिकारियों में से एक हो सकता है:

• कक्षा शिक्षक;
• निर्देशक;
• मुख्य शिक्षक

इस मामले में स्पष्टीकरण कैसे लिखें?

"हेडर" में आप लिखते हैं, उदाहरण के लिए: "व्यायामशाला नंबर 1 के निदेशक बटालोव सर्गेई सर्गेइविच को।" किससे: "10 "ए" वर्ग के छात्र इवानोव मैक्सिम अनातोलियेविच से "या" जीआर से। इवानोवा स्वेतलाना इगोरवाना "- यदि व्याख्यात्मक नोट छात्र के माता-पिता में से एक द्वारा लिखा गया है।

मुख्य भाग उन परिस्थितियों को निर्धारित करता है जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है। महत्वपूर्ण: यदि व्याख्यात्मक नोट माता-पिता द्वारा प्रस्तुत किया गया है, तो मुख्य भाग में उचित स्पष्टीकरण होना चाहिए।

यहाँ स्कूल के लिए एक नमूना व्याख्यात्मक नोट है: "मैं, इवानोवा स्वेतलाना इगोरेवना, कक्षा 10" ए "के छात्र की मां मैक्सिम अनातोलियेविच इवानोव, 01/09/2018 को कक्षाओं से उनकी अनुपस्थिति के संबंध में, मैं निम्नलिखित की व्याख्या कर सकता हूं। जब बेटा स्कूल के लिए तैयार होने लगा, तो उसकी तबीयत खराब हो गई, जिसके बारे में उसने मुझे बताया। मैंने उसका तापमान लिया और पाया कि यह ऊंचा था। नतीजतन, मुझे संपर्क करना पड़ा रोगी वाहन. पहुंचे डॉक्टर ने मदद की, अपने बेटे को शांति की सिफारिश की। इस कारण से, मैंने जोर देकर कहा कि वह कक्षाएं छोड़ दें। अपने शब्दों के समर्थन में, मैं एक एम्बुलेंस पैरामेडिक द्वारा जारी प्रमाण पत्र संलग्न कर रहा हूं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, दो प्रकार के व्याख्यात्मक नोटों के बीच कोई वैश्विक अंतर नहीं हैं। मुख्य बात यह नहीं भूलना है कि व्याख्यात्मक नोट लिखने से पहले, आपको पहले यह पता लगाना होगा कि यह किसके नाम से लिखा गया है। आंतरिक स्कूल दिनचर्या के मामूली उल्लंघन के मामले में, माता-पिता और स्कूल के बीच संचार आमतौर पर कक्षा शिक्षक के माध्यम से होता है।

व्याख्यात्मक नोट एक आधिकारिक दस्तावेज की भूमिका निभाता है और व्यापार पत्राचार के नियमों के अधीन है। इसका मतलब है कि इसे लिखा जाना चाहिए राजभाषा, सख्त और . में व्यापार शैली. कानून व्याख्यात्मक नोट के रूप में सख्त आवश्यकताएं नहीं लगाता है, लेकिन व्यवहार में, यह हाथ से लिखा जाता है या पीसी पर मुद्रित होता है। बड़ी कंपनियों के पास व्याख्यात्मक नोटों के विशेष रूप होते हैं, जो कर्मचारी द्वारा उद्यम में श्रम अनुशासन का उल्लंघन करने वाले कार्यों को करने की स्थिति में भरे जाते हैं।

व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें?

यदि कर्मचारी ने काम छोड़ दिया है, या श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का पालन नहीं करता है, तो स्थिति में है शराब का नशाकाम पर, अनैतिक व्यवहार करता है, कानून रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 129 में नियोक्ता के लिए कर्मचारी से स्पष्टीकरण लेने के लिए निर्धारित करता है। यह एक लिखित दस्तावेज के रूप में व्यक्त किया जाता है - एक व्याख्यात्मक नोट। कानून कर्मचारी पर व्याख्यात्मक नोट लिखने का दायित्व नहीं डालता है, यह इस दस्तावेज़ को निष्पादित करने के लिए 2 दिन का समय देता है। यह तर्कसंगत है कि एक कर्मचारी जो नियोक्ता को अपने व्यवहार को सही ठहराना चाहता है, वह जो हुआ उसका स्पष्टीकरण लिखेगा।

एक नोट को ठीक से लिखना एक कर्मचारी का कार्य है, क्योंकि उसके साथ हुई घटनाओं की एक सुसंगत प्रस्तुति को स्वीकार करने में मदद मिलेगी सही निर्णयरोब जमाना। अधीनस्थ के स्पष्टीकरण पर विचार के परिणाम के आधार पर, मुखिया कर्मचारी के अपराध या निर्दोषता पर निर्णय लेता है। यदि वह स्वीकार करता है कि कर्मचारी दोषी है, तो बाद में अनुशासनात्मक उपाय लागू होते हैं: फटकार, टिप्पणी, बर्खास्तगी। यही कारण है कि काम पर एक व्याख्यात्मक नोट को सही ढंग से लिखना बहुत महत्वपूर्ण है। बेशक, प्रत्येक कर्मचारी के लिए इस प्रक्रिया को सुखद नहीं कहा जा सकता है। व्याख्यात्मक नोट लिखने से पहले, आपको ध्यान केंद्रित करने और शांत होने की आवश्यकता है। यदि कार्यस्थल पर एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता होती है, तो इसे A4 शीट पर लिखा जाता है।

नोट लिखते समय, आपको यह बताना होगा कि यह किसके लिए अभिप्रेत है। ऐसा करने के लिए, शीर्ष पर, दाईं ओर, कंपनी का नाम, पूरा नाम और प्रमुख की स्थिति का संकेत दिया जाता है। इसके अलावा, नोट को कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए, जो इसके संकलन की तारीख को दर्शाता है। यदि उद्यम के किसी कर्मचारी ने एक सप्ताह में नियोक्ता को एक व्याख्यात्मक पत्र लिखने का निर्णय लिया है, तो आपको ऐसा नहीं करना चाहिए: नहीं कानूनीपरिणामयह दस्तावेज़ अब कारण नहीं होगा। कानून दो दिनों के बारे में सोचने और एक नोट लिखने का समय देता है: पाठ में तारीख नियोक्ता को सूचित करेगी कि कर्मचारी ने स्पष्टीकरण अवधि का उल्लंघन नहीं किया है। इसलिए, वह किसी उद्यम या संगठन में काम करना जारी रखने में रुचि रखता है।

व्याख्यात्मक नोट में क्या लिखा जा सकता है?

दस्तावेज़ के पाठ में, आपको उन कारणों को बताना होगा जिनके कारण कर्मचारी काम पर नहीं आया। ये कारण नोट की सामग्री बनाते हैं। यदि कोई कर्मचारी स्वास्थ्य में अचानक गिरावट के कारण काम पर नहीं आया, तो एम्बुलेंस या एम्बुलेंस कॉल का प्रमाण प्रस्तुत किया जाना चाहिए। साक्ष्य नोट के साथ संलग्न है। ऐसी स्थिति में जहां किसी कर्मचारी के लिए कुछ कारणों से काम पर आना असंभव है, एक कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी जिसने पहले इस तरह के कार्यों को नहीं देखा है, वह भी ऐसी स्थिति में आ सकता है। साक्ष्य, व्याख्यात्मक नोट की सामग्री - यह सब नियोक्ता द्वारा माना जाता है।

अभ्यास से पता चलता है कि सभी नियोक्ता सूचित निर्णय नहीं लेते हैं। अपने आप को बचाने के लिए, कर्मचारी के लिए दो प्रतियों में एक व्याख्यात्मक नोट लिखना बेहतर है। एक प्रधान सचिव को दे दो, और दूसरा अपने पास रख लो। लेकिन दोनों प्रतियों पर एक निशान होना चाहिए कि दस्तावेज़ को कार्यालय द्वारा स्वीकार कर लिया गया था। यदि नियोक्ता, नोट पर विचार करने के बाद, यह निर्णय लेता है कि कर्मचारी की राय में, उसके श्रम अधिकारों का उल्लंघन होगा, तो बाद वाला उनकी सुरक्षा के लिए आवेदन करने में सक्षम होगा।

इन मुद्दों से निपटा जाता है सरकारी संसथानइसकी क्षमता के भीतर। इसमे शामिल है:

• श्रम विवादों पर आयोग (abbr। KTS);
• श्रम निरीक्षणालय;
• अभियोजन पक्ष का कार्यालय;

केटीएस सीधे उस उद्यम में बनाया जाता है जहां कर्मचारी काम करता है। लेकिन यह सभी मामलों में नहीं होता है, क्योंकि कानून को इस निकाय के अनिवार्य निर्माण की आवश्यकता नहीं है। KTS में कर्मचारी और प्रमुख के प्रतिनिधि (50 से 50%) होते हैं। सीसीसी द्वारा जारी आदेश में एक कार्यकारी दस्तावेज का बल है।

कर्मचारी की उपस्थिति में विवादित मामले पर विचार किया जाता है। लेकिन विवादास्पद स्थिति को सीसीसी में नहीं लाया जा सकता है। यदि कर्मचारी ने सक्षम रूप से एक व्याख्यात्मक नोट लिखा, नियोक्ता को आश्वस्त किया कि वह जिस स्थिति में था वह वैध कारणों से था, प्रबंधन अधीनस्थ को दंडित नहीं कर सकता है। इस प्रकार, व्याख्यात्मक नोट लिखने का उद्देश्य नियोक्ता को कर्मचारी की बेगुनाही के बारे में समझाना है। बेशक, ऐसा हमेशा नहीं होता है। यदि कर्मचारी वास्तव में दोषी है, तो उसे सजा दी जाती है। उदाहरण के लिए, नशे की स्थिति में काम पर उपस्थिति की व्याख्या करना मुश्किल है। लेकिन नियोक्ता इस घटना के लिए स्पष्टीकरण की मांग करने के लिए बाध्य है। इससे पता चलता है कि प्रबंधन ने कर्मचारी के साथ इस मुद्दे को सुलझाया, उसे कानूनी रूप से दंडित किया। और व्याख्यात्मक नोट बर्खास्तगी या अधिक उदार दंड के आवेदन का आधार है।

व्याख्यात्मक विकल्प

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (काम के लिए देर हो रही है):

"मैं, इवानोव इवान इवानोविच, 20 मार्च, 2018 को एक घंटे के लिए काम के लिए देर हो चुकी थी, इस तथ्य के कारण कि टैगानस्को-क्रास्नोप्रेसनेस्काया मेट्रो लाइन की ट्रेनें व्याखिनो मेट्रो स्टेशन पर उठने वाले धुएं के कारण रुक गईं। अतिरिक्त परिवहन बसों के रूप में आयोजित किया गया था, लेकिन मास्को की सड़कों पर ट्रैफिक जाम (जो मेट्रो में अनुपस्थित हैं) ने मुझे समय पर काम करने की अनुमति नहीं दी। मेरा मानना ​​​​है कि व्याखिनो स्टेशन पर धुआं एक अप्रत्याशित घटना थी, साथ ही मेरे देर से आने का कारण भी था।"

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (बीमारी के कारण)

"मैं सेनकोवा तमारा गेनाडीवना हूं, मैं 6 जुलाई, 2018 को वृद्धि के कारण काम पर नहीं जा सका रक्त चाप, मेट्रो में भरापन और एक मजबूत क्रश से उकसाया। मेट्रो में, अरबत्सकाया स्टेशन पर, उन्होंने मुझे 003 बुलाया। डॉक्टरों ने, कॉल पर आने के बाद, मुझे आवश्यक प्रक्रियाओं का एक सेट प्रदान किया, जिसमें दबाव कम करने के उद्देश्य से एक इंजेक्शन भी शामिल था। थोड़ा बेहतर महसूस करने के बाद, मैं शहर गया और एक टैक्सी घर पकड़ी। ”

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (श्रम अनुशासन की आवश्यकताओं का उल्लंघन)

"मैं जेनोव गेन्नेडी गेनाडिविच हूं, मैं अपने लंच ब्रेक से समय पर नहीं आया, क्योंकि मेरे पेट में अचानक दर्द हुआ। मुझे नर्स के कार्यालय में जाने के लिए मजबूर किया गया, जहाँ उसने मुझे आंत्र ठीक करने वाली दवाएँ दीं। ”

स्पष्टीकरण के साथ एक नोट एक व्यावसायिक पत्र है जो किसी भी संस्थान में आंतरिक संचलन के लिए अभिप्रेत है। पत्र की सामग्री घटनाओं की व्याख्या प्रदर्शित करती है, और, एक नियम के रूप में, पिछली नकारात्मक परिस्थितियों को दर्शाती है। इस मामले में, अनुपस्थिति के बहाने पर विचार किया जाएगा।

कैसे लिखेंकक्षा छूटने का बहाना?

स्पष्टीकरण के साथ एक नोट का उद्देश्य उन परिस्थितियों को स्पष्ट करना है जो उस व्यक्ति के साथ हुई जो घटनाओं का मुख्य नायक है, यह संभव है कि अपराधी। व्याख्यात्मक पत्र का उद्देश्य सही निष्कर्ष बनाने के लिए जो हुआ उसकी परिस्थितियों को समझना है।

कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 193 में कहा गया है कि मुखिया अनुशासनात्मक अपराध करने वाले छात्र से लिखित में स्पष्टीकरण मांगने के लिए बाध्य है। उसी समय, छात्र को ऐसा दस्तावेज प्रदान करने से इनकार करने का अधिकार है - यह कानून में प्रदान किया गया है। हालांकि, ऐसी परिस्थितियों में, संस्थान के प्रबंधन को यह अधिकार है कि वह उल्लंघन करने वाले छात्र पर अनुशासनात्मक दंड लगा सकता है। स्वाभाविक रूप से, इसके लिए दो गवाहों की उपस्थिति में स्पष्टीकरण देने से इनकार करने का कार्य तैयार किया जाना चाहिए।

ऐसे दस्तावेज़ के लिए टेम्पलेट निम्नलिखित आम तौर पर स्वीकृत नियमों के लिए प्रदान करता है:

• नोट ए4 शीट पर तैयार किया गया है और पत्र की मात्रा 1-2 पृष्ठों के भीतर होनी चाहिए।
• पत्र शिक्षण संस्थान के प्रमुख के नाम से लिखा गया है, जिसमें उनका नाम और इस संस्था में प्रमुख के पद को दर्शाया गया है। यह टेक्स्ट डाइवेटिव केस में शीट के ऊपरी दाएं कोने में भरा हुआ है।
• इसके बाद, आपको लिखित दस्तावेज़ के लेखक की जानकारी लिखनी होगी (पूरा नाम और जनन मामले में स्थिति)
• फिर पत्र का नाम भर दिया जाता है - "व्याख्यात्मक नोट" और पाठ का शीर्षक ( "अपेक्षाकृत ...", "ओह ..."आदि।)
• कुछ मामलों में, शीर्षक के बाद, रिसेप्शन पर एक नंबर के असाइनमेंट के साथ पत्र पंजीकृत किया जाता है और भेजने की तारीख लिखी जाती है। अन्य में, नोट के अंत में पत्र के लेखक की तिथि और हस्ताक्षर लिखे होते हैं।
• पत्र के मुख्य भाग में हुई परिस्थितियों की व्याख्या का पाठ भरा गया है। इसमें घटित घटनाओं, उनके कारणों का वर्णन है, और यदि लेखक दोषी है, तो पश्चाताप और एक वादा है कि यह फिर से नहीं होगा।
• दस्तावेज़ के अंत में, तारीख डाल दी जाती है, यदि पंजीकरण के दौरान नहीं चिपकाई जाती है, और पत्र के प्रवर्तक के हस्ताक्षर होते हैं।

यदि कोई छात्र किसी कॉलेज में पढ़ रहा है और किसी कारण से क्लास छूट गया है, तो स्वाभाविक रूप से, समूह के क्लास टीचर या कॉलेज प्रशासन को छात्र से स्पष्टीकरण की आवश्यकता होगी। कक्षाएं क्यों छूट गईं?

हर छात्र इस तरह के पत्र लिखना नहीं जानता। हालाँकि, आज के युवा, जो इंटरनेट पर उन्नत हैं, इस तरह के स्पष्टीकरण के लिए टेम्पलेट (नमूने) पा सकते हैं। इसलिए, इस खंड में हम ऐसे दस्तावेजों को संकलित करने के नियमों का वर्णन नहीं करेंगे, खासकर जब से इस तरह के एक नोट की संरचना पिछले अनुभाग में विस्तार से वर्णित है।

कृषि मशीनीकरण संकाय के डीन सोकोलोव आई.आई.

15 वें फर समूह के एक छात्र इवानोव जी.पी.

व्याख्यात्मक नोट

मैं, इवानोव गेन्नेडी पेट्रोविच, 28 नवंबर को प्रशिक्षण सत्र से चूक गया (3 युग्मित पाठ और 1 प्रयोगशाला का काम), क्योंकि गाँव की एक माँ। डोलिनोव्का।

इंस्टीट्यूट ऑफ फंक्शनल डायग्नोस्टिक्स में मां शरीर की जांच कराने आई थी। वह सालाना ऐसा सर्वे करती हैं। इस बार वह 28 नवंबर 2019 को पहुंचीं। वह अचानक बीमार हो गई, और मुझे अपनी माँ के लिए एम्बुलेंस बुलानी पड़ी।

एक डॉक्टर द्वारा मां की जांच के बाद उन्हें पूरा दिन शांति से बिताने को कहा गया। उसकी हालत पर नजर रखने के लिए मुझे कक्षाएं छोड़नी पड़ीं। "एम्बुलेंस" के डॉक्टर सिदोरोव ए.वी. मेरे अनुरोध पर, निष्कर्ष निकाला कि माँ को अवलोकन की आवश्यकता है। डॉक्टर का नोट संलग्न है। मैं आपसे एक अच्छे कारण के लिए कक्षाओं की अनुपस्थिति पर विचार करने के लिए कहता हूं।

नवंबर 29, 2019 15वें समूह के छात्र (हस्ताक्षर)इवानोव जी.पी.

एक उच्च शिक्षण संस्थान के छात्र की स्थिति कला द्वारा नियंत्रित होती है। कानून के 16. इस लेख के नौवें भाग में कहा गया है कि यदि कोई छात्र शैक्षणिक संस्थान के चार्टर द्वारा स्थापित नियमों और उसके आंतरिक कार्यक्रम के नियमों का पालन करने में विफल रहता है, तो उस पर अनुशासनात्मक दंड लगाया जा सकता है। कानून के मुताबिक, छात्र द्वारा लिखित स्पष्टीकरण लिखने के बाद सजा दी जा सकती है। साथ ही, आकर्षण अनुशासनात्मक कार्यवाहीशायद कदाचार करने वाले छात्र के लिए एक व्याख्यात्मक नोट के आधार पर। विश्वविद्यालय में सामूहिक रूप से आदेश का उल्लंघन करने की स्थिति में प्रत्येक छात्र से स्पष्टीकरण लिया जाता है। एक व्याख्या के अनुसार, सभी दोषी छात्रों को दंडित करना असंभव है।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एक लिखित स्पष्टीकरण वास्तव में एक दस्तावेज माना जाता है जो प्रबंधन को निर्देश देने के लिए होमवर्क पूरा करने में विफलता की परिस्थितियों का वर्णन करता है, प्रयोगशाला कार्य, संस्थान में कक्षा उपस्थिति का उल्लंघन, आदि। इसके अलावा, ऐसे पत्रों का उपयोग मुख्य दस्तावेज़ के साथ संलग्नक के रूप में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी योजना या रिपोर्ट के लिए। इस संस्करण में, नोट मुख्य दस्तावेज़ के कुछ प्रावधानों की सामग्री का स्पष्टीकरण प्रदान करता है। ऐसा नोट संस्था के लेटरहेड पर भरा जाता है।

घटनाओं, स्थिति को दर्शाने वाले व्याख्यात्मक नोट, एक नियम के रूप में, प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए ए 4 पेपर की शीट पर भरे जाते हैं। संस्थान में ऐसे नोट्स भरने के नियम राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था के अन्य क्षेत्रों में अन्य स्पष्टीकरणों से अलग नहीं हैं। यहां दस्तावेज़ की संरचना वही है जो इस आलेख के पहले खंड में वर्णित है।

दस्तावेज़ की संरचना में दो भाग शामिल हैं:

• वास्तविक खंड, जो उन तथ्यों को प्रदर्शित करता है जिन्होंने नोट लिखने का काम किया।
• निर्मित स्थिति या कदाचार के तथ्य की व्याख्या करने वाले कारण।