एचआर खरोंच से प्रबंधन को रिकॉर्ड करता है, चरण-दर-चरण निर्देश जिसके लिए एक सामान्य प्रकृति के होते हैं, इसमें एक नियामक ढांचा तैयार करना शामिल है और मानक सेटदस्तावेजों, साथ ही एक निदेशक की नियुक्ति।

प्रत्येक नौसिखिए उद्यमी को शुरू से ही कार्मिक कार्यालय के काम में दिलचस्पी होगी, चरण-दर-चरण निर्देश जिसके लिए हम बाद में विचार करेंगे।

जब काम पहले से ही स्थापित हो जाता है, तो ऐसे मुद्दों को एक विशेष कार्मिक विभाग द्वारा निपटाया जाता है।

पर प्रारंभिक चरणकार्मिक परिवर्तन अंशकालिक कर्मचारियों में से एक - सचिव या मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाता है।

हम समझेंगे कि इस क्षेत्र में काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है और एक नया कार्मिक अधिकारी कहां से शुरू किया जाए।

एचआर का प्रभारी कौन है

2017 में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का मुद्दा उन सभी उद्यमों के लिए प्रासंगिक है जहां कर्मचारी हैं।

आदेश जारी करके कर्मचारी को अधिकार दिया जाता है।

कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, दो विकल्प संभव हैं:

1. कार्मिक प्रबंधन प्रमुख द्वारा लिया जाता है। ऐसा करने के लिए, वह एक उचित आदेश जारी करता है, जो इन दायित्वों को सुरक्षित करता है।
2. जैसा कि कर्मचारियों को उद्यम के कर्मचारियों में काम पर रखा जाता है, कर्मियों के साथ काम उनमें से एक को सौंपा जा सकता है। प्राधिकरण की पुष्टि करते हुए एक आदेश भी जारी किया जाता है। नौकरी विवरण में दायित्व भी लिखे गए हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड के लिए चरण-दर-चरण निर्देश कानूनी रूप से परिभाषित नहीं हैं।

फिर भी, इसे विकसित करते समय, नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए, जिसमें GOST R 7.0.8-2013 शामिल है।

हालांकि एक एकल प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई है, एक सामान्य योजना प्रदान की जाती है जो आपको कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और इसके रखरखाव को स्थापित करने की अनुमति देती है।

कार्मिक लेखांकन में, मानदंडों पर भी ध्यान देना चाहिए श्रम कानून.

वहाँ बहुत सारे व्यावसायिक निर्देश हैं। स्थानीय अधिकारियों द्वारा स्वीकार किए गए दस्तावेज भी हैं।

प्रारंभ करना - कार्य योजना

कर्मियों के रिकॉर्ड को सक्षम रूप से रखने के लिए, आपको पहले व्यक्ति - प्रमुख के पंजीकरण से शुरुआत करनी होगी।

यह काम बाद में कैसे किया जाएगा यह कर्मचारियों की संख्या और उद्यम की बारीकियों पर निर्भर करता है।

तो, चलो चलते हैं - हम कर्मियों के कार्यालय के काम के मुख्य चरणों को खरोंच से सूचीबद्ध करते हैं:

1. एक सूचना आधार तैयार करना - विशेष निर्देशिका, सॉफ्टवेयर, विनियम।
2. उद्यम के घटक दस्तावेजों के साथ परिचित।
3. एक कार्मिक कार्यकर्ता के निपटान में होने वाले कागजात की एक सूची तैयार करना।
4. नेता का रूप।
5. स्टाफिंग सहित स्थानीय नियमों की तैयारी और कार्य सारिणी.
6. एक रोजगार अनुबंध का कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना।
7. ऑर्डर फॉर्म, अकाउंटिंग बुक्स आदि सहित अन्य अकाउंटिंग दस्तावेजों का विकास।
8. एक कर्मचारी का पंजीकरण जो कार्य पुस्तकों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।
9. कर्मचारियों को उनके स्थान पर नियुक्त करना।

हम संक्षेप में बताते हैं: कानून शुरू से ही कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देशों की एक सख्त सूची स्थापित नहीं करता है।

ऊपर एक अनुमानित योजना है, जो सूचना और दस्तावेजी आधार की तैयारी, निदेशक और अन्य कर्मचारियों के पंजीकरण के साथ शुरू होती है।

आइए इनमें से प्रत्येक बिंदु की अधिक विस्तार से जाँच करें।

नियामक ढांचे का गठन

कंपनी को श्रम कानूनों के अनुसार काम करने के लिए, आपको सभी आवश्यकताओं से खुद को परिचित करना होगा।

• 4 जनवरी 2001 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 की डिक्री;

जानकारी एकत्र करने के लिए, आप विशेष निर्देशिकाओं का उपयोग कर सकते हैं।

एक कार्मिक कर्मचारी से यह अपेक्षा की जाती है कि वह न केवल सभी मौजूदा आदेशों में महारत हासिल करेगा, बल्कि श्रम कानून में किए गए सभी परिवर्तनों से भी अवगत होगा।

इसके लिए नियमों के नियमित संदर्भ की आवश्यकता होगी।

महत्वपूर्ण: श्रम कानून में बदलाव के बारे में जागरूक होने के लिए, सूचना आधारों में से किसी एक तक पहुंच प्राप्त करना उचित है।

एक अन्य बिंदु उपयुक्त सॉफ्टवेयर की खोज और कार्यान्वयन है।

2017 तक, 1C बहुत लोकप्रिय है। हालांकि, ऐसे कई कार्यक्रम हैं जो अपनी कार्यक्षमता के मामले में इस प्रणाली को पहले ही छोड़ चुके हैं।

1सी का फायदा यह है कि किसी भी शहर में इस सॉफ्टवेयर के साथ काम करने वाले पर्याप्त विशेषज्ञ होते हैं।

चरण दो - चार्टर का अध्ययन करें

चरण-दर-चरण निर्देशों को जारी रखते हुए, हम घटक दस्तावेजों से परिचित होने के लिए आगे बढ़ते हैं।

चार्टर, जो अनिवार्य है, जब निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• एक निदेशक की नियुक्ति की प्रक्रिया (उसके साथ कार्रवाई की अवधि, वेतन की राशि सहित);
• नेतृत्व के पदों के लिए कर्मचारियों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया;
• शेड्यूलिंग।

एक कार्मिक कार्यकर्ता की गतिविधि को घटक दस्तावेजों में आवश्यकताओं का खंडन नहीं करना चाहिए।

उसे चार्टर में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है।

कार्मिक अधिकारी के पास कौन से दस्तावेज होने चाहिए

अगले चरण में, आपको ऐसे फॉर्म तैयार करने होंगे जो कार्मिक विभाग में होंगे और कर्मचारियों को पंजीकृत करने के लिए उपयोग किए जाएंगे।

आइए कुछ शीर्षकों को देखें।

1. आर्डर फ़ॉर्म। रोजगार, दूसरी स्थिति में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले में प्रपत्र विकसित किए जाने चाहिए। उन्हें 75 साल तक रखा जाएगा, क्योंकि इस डेटा का इस्तेमाल वरिष्ठता निर्धारित करने के लिए किया जाता है। आदेशों का दूसरा समूह कार्मिक है। इसमें छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं, बोनस, जुर्माने से संबंधित आदेश शामिल हैं। पंजीकरण की एक पुस्तक भी तैयार की जा रही है, जिसमें सभी जारी किए गए आदेशों पर नोट्स बनाए जाएंगे, और व्यापार यात्राओं की एक पत्रिका भी बनाई जाएगी।
2. . नए कर्मचारी की स्वीकृति से तीन दिनों के भीतर उनमें अंक बनाए जाने चाहिए। गौरतलब है कि 2017 में इनके लिए भी रजिस्ट्रेशन अनिवार्य है व्यक्तिगत उद्यमी, अतीत । इन प्रपत्रों के साथ ही कार्यपुस्तिकाओं और इन्सर्ट की आवाजाही के लिए लेखांकन की एक पुस्तक शुरू की जाती है।
3. टी-2 के रूप में कार्ड। उनमें प्रमुख कर्मचारी डेटा होता है। उन्हें या तो अलग से संग्रहीत किया जाता है या एक व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ दायर किया जाता है।
4. एक रोजगार अनुबंध का रूप। यह प्रत्येक नए कर्मचारी के साथ निष्कर्ष निकाला जाएगा, भले ही वह कितने समय से कार्यरत हो। कुछ स्थितियों में लागू।
5. काम करने की स्थिति (एसयूटी) का विशेष मूल्यांकन। ये दस्तावेज़ प्रत्येक कार्यस्थल के लिए बनाए गए हैं। ज्यादातर मामलों में उन्हें 5 साल की आवृत्ति के साथ बदलें।
6. स्टाफ शेड्यूल।
7. स्थानीय श्रम नियम।
8. दस्तावेज जिसके आधार पर मजदूरी आवंटित की जाती है।

कार्मिक विभाग में पंजीकरण के लिए ये फॉर्म अनिवार्य हैं।

यदि आवश्यक हो, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त नियम और नमूने जारी किए जा सकते हैं।

महत्वपूर्ण: कानून द्वारा आवश्यक नहीं है, लेकिन नौकरी का विवरण और एक सामूहिक समझौता मददगार हो सकता है।

कार्मिक विभाग में होने वाले रूपों की सूची निर्धारित होने के बाद, चरण-दर-चरण निर्देश कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन पर एक विनियम बनाने की सलाह देते हैं।

एक मानक रोजगार अनुबंध का विकास

यह सोचना बहुत बड़ी भूल है कि निष्कर्ष निकालना आवश्यक नहीं है श्रम अनुबंधअल्पकालिक कर्मचारियों के साथ।

वास्तव में, दस्तावेज़ पर सभी कर्मचारियों के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं।

खरोंच से कार्मिक कार्यालय के काम में कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना शामिल है।

फॉर्म में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• पूरा संगठन-नियोक्ता, कानूनी और वास्तविक पता;
• नियोक्ता के प्रतिनिधि का विवरण - पूरा नाम;
• कर्मचारी डेटा - पूरा नाम;
• वह पद धारण करेगा;
• अनुबंध का समय;
• गतिविधि का प्रकार - मुख्य नौकरी या अंशकालिक नौकरी;
• नौकरी की जिम्मेदारियां (या तो एक सूची या चरण-दर-चरण नौकरी विवरण के लिए एक लिंक);
• आकार (अनुबंध में सीधे सभी विवरणों को विस्तार से बताना वांछनीय है);
• खुलने का समय;
• दिए गए स्थान के लिए SOUT परिणाम;
• नियोक्ता और कर्मचारी डेटा;
• हस्ताक्षर।

नियोक्ता दस्तावेज़ में अतिरिक्त आइटम जोड़ सकता है।

प्रथम स्थान का पंजीकरण

पहले किसे नियुक्त किया जाना चाहिए? यह अनुमान लगाना मुश्किल नहीं है कि कार्मिक कार्यालय का काम शुरू से ही एक निदेशक की नियुक्ति से पहले होता है।

इस कार्य को कैसे पूरा करें?

बहुत कुछ उद्यम के संगठनात्मक और कानूनी रूप पर निर्भर करता है। आइए तीन विशिष्ट स्थितियों पर विचार करें।

1. संस्थापकों के साथ संगठन। इस मामले में, वे निदेशक की नियुक्ति पर आदेश पर हस्ताक्षर करेंगे।
2. व्यक्तिगत उद्यम (या एकल संस्थापक वाला संगठन)। तब व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं (या संस्थापक) स्वयं और कर्मचारी दोनों के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करेगा।
3. निदेशक की नियुक्ति चुनाव के परिणामों के आधार पर की जाती है। फिर रोजगार अनुबंध का दूसरा पक्ष निर्वाचित निकाय का अध्यक्ष होगा।

महत्वपूर्ण: निदेशक की नियुक्ति की परवाह किए बिना, दो ऑपरेशन अनिवार्य हैं - एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना और निदेशक के पद पर प्रवेश के लिए एक आदेश जारी करना।

कार्मिक अधिकारी को आदेश जारी करने के कालानुक्रमिक क्रम का पालन करना आवश्यक है।

निदेशक की नियुक्ति सबसे पहले होगी, इसमें वह तारीख होनी चाहिए जब वह अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करेगा।

भविष्य में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी आदेश कालानुक्रमिक क्रम में क्रमांकित हैं। इस क्षण की जाँच पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा की जाती है।

कर्मचारियों को अन्य नौकरियों में स्थानांतरित करना

चरण-दर-चरण निर्देशों के अनुसार, निदेशक के बाद, आपको कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करने की आवश्यकता है।

वे सख्त रिपोर्टिंग के रूपों से संबंधित हैं, इसलिए उन्हें सावधानीपूर्वक संभालने की आवश्यकता है।

यदि प्रबंधक ने अभी तक किसी को काम पर नहीं रखा है और उसे स्वतंत्र रूप से कर्मियों के रिकॉर्ड को खरोंच से प्रबंधित करना है, तो वह इन जिम्मेदारियों को ले सकता है।

इसके लिए उचित आदेश जारी किया जाता है। इसके बाद, कार्य पुस्तकों के रखरखाव को एक किराए के कर्मचारी को सौंपा जा सकता है। यह भी आदेश द्वारा किया जाता है।

महत्वपूर्ण: आदेश जारी करके कार्यपुस्तिका रखने का आदेश जारी करने की आवश्यकता एक सरकारी डिक्री द्वारा स्थापित की जाती है।

शुरू से कार्मिक कार्यालय के काम में एक और चरण शामिल है - कर्मचारियों को काम पर रखना।

प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए प्रपत्रों का एक पैकेज तैयार किया जाता है, जिसमें शामिल हैं:

• श्रम अनुबंध;
• नौकरी का विवरण;
• नियुक्ति का क्रम;
• व्यक्तिगत टी -2 कार्ड;
• और अन्य दस्तावेज।

आपको एक कार्यपुस्तिका भी तैयार करनी होगी, उसमें आवश्यक अंक डालना होगा।

फॉर्म, रोजगार के लिए आवेदन के साथ, व्यक्तिगत फाइल से जुड़े होते हैं।

आगे के पेरोल के लिए सभी आवश्यक कागजात लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

आइए उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करें। एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन शुरू करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों का केवल एक सामान्य दृष्टिकोण है।

उनमें नियमों का चयन, कार्मिक दस्तावेजों की सूची का संकलन, निदेशक और अन्य कर्मचारियों का डिज़ाइन शामिल है।

2017 में, पहले की तरह, सभी कर्मचारियों के साथ एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है।

व्याख्यान 1 शुरुआती लोगों के लिए मानव संसाधन रिकॉर्ड रखना, रोजगार अनुबंध

खरोंच से मानव संसाधन प्रबंधन: चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका 2019

शून्य से मानव संसाधन प्रबंधन:

एक नई खुली कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन स्थापित करने के लिए एक संक्षिप्त अनुमानित चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

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1. स्टॉक अप आवश्यक कानून, विशेष साहित्य और कार्यक्रम।यह सब आपको अपने काम में चाहिए होगा।

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• प्रबंधन के साथ एक कार्यक्रम प्राप्त करने के मुद्दे पर चर्चा करें जिसमें कर्मियों का रिकॉर्ड रखा जाए। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, और कई विशिष्ट कार्यक्रम बहुत सुविधाजनक हैं। कुछ किसी तरह 1C की कार्यक्षमता को बायपास करते हैं। लेकिन ज्यादातर कंपनियां 1सी में परंपरा के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में 1सी सहायता विशेषज्ञ बहुत हैं, लेकिन आपको हर जगह अन्य कार्यक्रमों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञ नहीं मिलेंगे।

2. हम प्रबंधन से संगठन के संस्थापक दस्तावेजों की प्रतियां लेते हैं और उनका ध्यानपूर्वक अध्ययन करते हैं।

कार्मिक दस्तावेजों को कंपनी के घटक दस्तावेजों का पालन करना होगा, और किसी भी तरह से उनका खंडन नहीं करना होगा। चार्टर में पढ़ें एक निदेशक को काम पर रखने की प्रक्रिया (आप उसे काम पर रखेंगे) और उसका वेतन निर्धारित करने की प्रक्रिया, जिस अवधि के लिए उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त किया जा सकता है - चार्टर में कुछ विशेषताओं का उल्लेख किया जा सकता है। कभी-कभी चार्टर प्रमुख अधिकारियों को काम पर रखने और उनके लिए पारिश्रमिक प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए, संस्थापकों की आम बैठक की पूर्व स्वीकृति के साथ), और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी।

3. हम उन दस्तावेजों की सूची निर्धारित करते हैं जो कार्मिक कार्य के क्षेत्र में होने चाहिए, और जिन्हें हम तैयार करेंगे।

यह स्पष्ट है कि आप किसी भी मामले में कानून द्वारा आवश्यक दस्तावेज तैयार करेंगे। प्रबंधन के साथ जांचें कि आप कंपनी के लिए कौन से वैकल्पिक दस्तावेज तैयार करेंगे। आप निदेशक से अग्रिम रूप से भी जांच कर सकते हैं जो विशेष स्थितिवह आंतरिक श्रम विनियमों, अन्य स्थानीय विनियमों में, रोजगार अनुबंधों के रूप में देखना चाहता है।

यदि आपकी कंपनी एक सूक्ष्म उद्यम है, तो 309.2 . के अनुसार श्रम कोडआरएफ कुछ दस्तावेज जिन्हें आप तैयार नहीं कर सकते हैं:

"नियोक्ता एक लघु व्यवसाय इकाई है, जिसे सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया गया है, स्थानीय नियमों को अपनाने से पूरी तरह या आंशिक रूप से मना करने का अधिकार है श्रम कानून के मानदंड (आंतरिक श्रम नियमों के नियम, पारिश्रमिक पर विनियमन, बोनस पर विनियमन, शिफ्ट शेड्यूल, और अन्य)। उसी समय, श्रम संबंधों और उनसे सीधे संबंधित अन्य संबंधों को विनियमित करने के लिए, एक नियोक्ता - एक लघु व्यवसाय इकाई, जिसे एक सूक्ष्म उद्यम के रूप में वर्गीकृत किया जाता है, को कर्मचारियों की शर्तों के साथ श्रम अनुबंधों में शामिल होना चाहिए जो मुद्दों को विनियमित करते हैं, श्रम कानून और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के साथ श्रम कानून, स्थानीय नियमों द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए ..."

4. हम निर्देशक बनाते हैं

जांचें कि क्या निदेशक पंजीकृत है ( सीईओ) अच्छी तरह से। यदि नहीं, तो सबसे पहले हम एक निर्देशक बनाते हैं। वह पहला कार्यकर्ता है! दस्तावेजों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि निदेशक किस तारीख से काम कर रहा है। एक निदेशक की नौकरी के लिए आवेदन करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया एक बड़े संदर्भ डेटाबेस में और "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में आवश्यक नमूना दस्तावेज, विषयगत परामर्श है।

5. हम एक स्टाफिंग टेबल, आंतरिक श्रम नियम, अन्य स्थानीय नियम तैयार करते हैं (पैराग्राफ 3 से तालिका देखें)।

निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक स्टाफिंग टेबल और आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। हम उनकी रचना करते हैं। इन सभी दस्तावेजों को निदेशक के साथ समन्वयित किया जाता है। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं, जांचते हैं कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। तैयार विकल्पइन दस्तावेजों को कानून द्वारा निर्धारित तरीके से समन्वित किया जाता है (यदि आवश्यक हो, कर्मचारियों के प्रतिनिधि निकाय की राय को ध्यान में रखते हुए), तो कंपनी के प्रमुख उन्हें मंजूरी देते हैं। हमारे पास ऐसे दस्तावेजों के कई उदाहरण हैं जो हमारी वेबसाइट पर स्वतंत्र रूप से उपलब्ध हैं। ऐसे कई और नमूने और उन पर विषयगत टिप्पणियां हैं, उनके अनुमोदन के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं एक बड़े संदर्भ डेटाबेस और "एचआर पैकेज" में हैं। हमारी वेबसाइट पर मुफ्त में आप एक नया उपयोगी लेख पढ़ सकते हैं " स्टाफिंग: फॉर्म और सामग्री"। हम अनुशंसा करते हैं कि पत्रिका "प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" के ग्राहक लेख पढ़ें: " हम आंतरिक श्रम नियम बनाते हैं: कानूनी, विचारशील और नियोक्ता के लिए फायदेमंद"और स्थानीय विनियमों के टेम्पलेट देखें।

6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित कर रहे हैं, जिसे कर्मचारियों के साथ संपन्न किया जाएगा।

"प्रैक्टिशनर-प्रैक्टिशनर" पत्रिका के ग्राहकों के लिए हम एक प्रशिक्षण मैनुअल की अनुशंसा करते हैं: "हम एक कर्मचारी को काम पर रखते हैं: कर्मियों के मुद्दे". इससे आप सीखेंगे, अन्य बातों के अलावा, नियोक्ता के लिए रोजगार अनुबंध में शामिल करने के लिए कौन सी शर्तें अनुकूल हैं, और कौन सी शर्तें, इसके विपरीत, अवांछनीय और खतरनाक हैं।

7. हम अन्य दस्तावेज तैयार कर रहे हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने के लिए आवश्यकता होगी:

हम अकाउंटिंग बुक्स, रजिस्टर, टाइमशीट, ऑर्डर फॉर्म, लायबिलिटी एग्रीमेंट आदि तैयार करते हैं।

8. हम प्रबंधन के साथ निर्णय लेते हैं कि कार्य पुस्तकें कौन रखेगा .

यदि कर्मचारियों को अभी तक काम पर नहीं रखा गया है, तो संगठन के प्रमुख (निदेशक) को पहले कार्यपुस्तिका रखनी होगी। इसके लिए आदेश जारी किया गया है। हमारी वेबसाइट पर संगठन के प्रमुख के लिए कार्य पुस्तकों के रखरखाव, भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करने की जिम्मेदारी लेने के लिए एक नमूना आदेश है। ऐसा आदेश अनिवार्य है, यह रूसी संघ की सरकार के डिक्री की आवश्यकता है। ऐसा नहीं करने पर नियोक्ता पर जुर्माना लगाया जा सकता है। इसके बाद, निदेशक इन शक्तियों को आदेश द्वारा स्वीकृत कार्मिक अधिकारी को भी हस्तांतरित कर सकता है। हमारी वेबसाइट पर रखरखाव, भंडारण, लेखा और कार्य पुस्तकों के जारी करने के लिए जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति पर आदेश का एक रूप है >>

9. हम कर्मचारियों के काम की व्यवस्था करते हैं।

फिर कर्मचारी काम करना शुरू कर देंगे और कार्मिक कर्मचारी के लिए रोजमर्रा के काम का चरण शुरू हो जाएगा, आपको एक समय पत्रक रखना होगा, एक छुट्टी कार्यक्रम तैयार करना होगा, छुट्टियों की व्यवस्था करनी होगी, प्रोत्साहन और दंड लागू करना होगा, व्यापार यात्राएं, संयोजन, बर्खास्तगी और और भी बहुत कुछ ... इस सब में, हमारी साइट के संसाधन।

"कार्मिक लेखांकन" की अवधारणा को परिभाषित करने से पहले, यह कहा जाना चाहिए कि यह कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन, कार्मिक सेवाओं और अन्य समान अवधारणाओं जैसी अवधारणाओं के समान है, जो आपके सामने आ सकती हैं। लेकिन यह सब वही है।

सभी प्रकार की व्याख्याओं में से, हम कार्मिक रिकॉर्ड की अवधारणा का पालन करते हैं, जो हमारे विभाग के नाम में शामिल है और, हमारी राय में, एक कार्मिक विशेषज्ञ के काम के सार को अधिक सटीक रूप से दर्शाता है।

कार्मिक लेखांकन?

कार्मिक लेखांकन एक संगठन या एक व्यक्तिगत उद्यमी के कर्मचारियों के आंदोलन का एक रिकॉर्ड है, जो कर्मचारियों के प्रवेश, आंदोलन और बर्खास्तगी, कर्मचारियों के साथ श्रम संबंधों और कर्मचारियों के काम के संगठन के दस्तावेजीकरण से जुड़ा है। इस प्रकार, कार्मिक रिकॉर्ड प्राथमिक कार्मिक प्रलेखन और आंतरिक श्रम नियमों के आधार पर बनाए जाते हैं।

सक्षम कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए श्रम कानून के पेशेवर ज्ञान, कार्मिक दस्तावेजों के रूप, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में व्यावहारिक अनुभव और श्रम कानून में सभी परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है। हम आपको ऐसी ही सहायता प्रदान करते हैं, हमारे विशेषज्ञों और प्रौद्योगिकियों के काम की एक निर्मित प्रणाली होने के कारण, मैं विशेष रूप से कर्मियों के लेखांकन के क्षेत्र में विशेषज्ञ हूं।

कार्मिक रिकॉर्ड कैसे व्यवस्थित करें?

कार्मिक रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं, जो सबसे आम हो गए हैं:

1. एक कार्मिक सेवा बनाएं या अपने संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी में एक कार्मिक विशेषज्ञ को नियुक्त करें;
2. कार्मिक रिकॉर्ड के प्रबंधन को कार्मिक अधिकारी को हस्तांतरित करना, जिसे उसके साथ एक नागरिक कानून अनुबंध समाप्त करने या उसके साथ संबंधों को औपचारिक रूप से न करने की सलाह दी गई थी;
3. एक लेखाकार या सचिव को कार्मिक रिकॉर्ड सौंपना जो दस्तावेजों के साथ अच्छी तरह से काम करता है;
4. कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में विशेषज्ञता वाली आउटसोर्सिंग कंपनी को कार्मिक रिकॉर्ड के प्रबंधन को स्थानांतरित करना।

क्या आपको लगता है कि हम आपको केवल चौथा विकल्प चुनने और हमारे विभाग में आवेदन करने के लिए राजी करेंगे? नहीं। हमारा सुझाव है कि आप प्रत्येक विकल्प के मुख्य पेशेवरों और विपक्षों पर विचार करें ताकि आप अपनी पसंद बना सकें।

विकल्प 1. एक कार्मिक सेवा का निर्माण या एक कार्मिक विशेषज्ञ को काम पर रखना।

पेशेवरों। स्वयं के विशेषज्ञ, जिनका कार्य उनके अपने सिद्धांतों के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। आप अपने कार्यालय में एक व्यक्ति को देखते हैं और आप उसके काम की आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं।

माइनस। एक किराए के कार्मिक अधिकारी की व्यावसायिकता की जांच करना मुश्किल है यदि आप स्वयं इसमें विशेषज्ञ नहीं हैं - आपको शब्दों और कार्यपुस्तिका पर विश्वास करना होगा। आपको काम की निगरानी, ​​काम पर रखे गए श्रमिकों के प्रबंधन पर समय बिताने की जरूरत है। महंगा - किराया, कर, कार्यक्रम, प्रशिक्षण, आदि। लेकिन क्या होगा यदि जिम्मेदार मानव संसाधन विशेषज्ञ छुट्टी पर चले गए, लेकिन आपको तत्काल किसी कर्मचारी को निकालने की आवश्यकता है?

विकल्प 2. कार्मिक रिकॉर्ड के प्रबंधन को कार्मिक अधिकारी को हस्तांतरित करें जिसे सलाह दी गई थी।

पेशेवरों। उन्हें परिचितों द्वारा सलाह दी गई थी, जिन्होंने पहले ही व्यवसाय में कार्मिक विशेषज्ञ की जाँच कर ली है, जिसका अर्थ है कि, मोटे तौर पर, एक व्यक्ति को एक पेशेवर होना चाहिए। आप सुविधाजनक कामकाजी परिस्थितियों पर सहमत हो सकते हैं।

माइनस। ऐसा विशेषज्ञ आपकी सभी गलतियों सहित आपकी कोई जिम्मेदारी नहीं लेता है। परिचितों के वादे हमेशा सच नहीं होते, सलाह हमेशा आपके लिए सुविधाजनक नहीं होती है।

विकल्प 3. कार्मिक रिकॉर्ड के रखरखाव को एक लेखाकार या सचिव को सौंपें।

पेशेवरों। ये विशेषज्ञ आपके नियंत्रण में हैं। कार्मिक विशेषज्ञों के चयन पर समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है, और कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने की लागत कम है।

माइनस। अतिरिक्त कर्तव्यों को कर्मचारियों द्वारा अंतिम रूप से किया जाता है, जिससे कई कर्मियों के दस्तावेजों की अनुपस्थिति, कर्मियों के रिकॉर्ड में त्रुटियां और अन्य अंतराल होते हैं। लेखाकार, एक नियम के रूप में, श्रम कानून के उस हिस्से को समझते हैं जो कर लेखांकन और पेरोल के लिए आवश्यक है, और इस काम में बहुत समय लगता है। सचिव, भले ही वह बहुत मेहनती हो, श्रम कानून के क्षेत्र में पेशेवर ज्ञान नहीं है, जिसका अर्थ है कि उसके काम के लिए जवाबदेह होने का एक उच्च जोखिम है।

विकल्प 4. किसी आउटसोर्सिंग कंपनी को एचआर रिकॉर्ड ट्रांसफर करें।

पेशेवरों। आउटसोर्सिंग कंपनी कार्मिक विशेषज्ञों के सभी संगठनात्मक कार्य और प्रबंधन, उनके चयन और प्रशिक्षण, तकनीकी उपकरण करती है। लागत कम से कम होती है। कंपनी अनुबंध के तहत उत्तरदायी है। कार्मिक मामलों में स्थायी, निरंतर और पेशेवर सहायता।

माइनस। आपको सही कंपनी चुनने और आपके कार्यालय के बाहर काम करने वाले विशेषज्ञों के साथ बातचीत करने की आवश्यकता है। आउटसोर्सिंग कंपनी के साथ काम की निर्मित और समन्वित प्रणाली का पालन करना आवश्यक है।

अपनी पसंद बनाएं, और हमारे विशेषज्ञ कर्मियों के रिकॉर्ड से संबंधित किसी भी मुद्दे पर आपके अनुरोध प्राप्त करने और हमारी सेवाओं को ऑर्डर करने के लिए हमेशा खुश रहेंगे!

कार्मिक लेखांकन लेखांकन और कर लेखांकन के साथ, यह आपको कंपनी के पूर्ण कामकाज के लिए आवश्यक विश्वसनीय जानकारी को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार के लेखांकन की विशेषताओं के साथ-साथ इसमें शामिल मुख्य दस्तावेजों पर हमारे लेख में चर्चा की जाएगी।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखना

करते हुए कार्मिक रिकॉर्डडिजाइन शामिल है एक बड़ी संख्या मेंदस्तावेज़ीकरण जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए और सामान्य रूप से पूरी कंपनी के लिए अलग-अलग जानकारी को प्रतिबिंबित करेगा, साथ ही साथ श्रम गतिविधि के लिए प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले नियमों का निर्माण भी करेगा।

करते हुए कार्मिक रिकॉर्डइसका तात्पर्य कर्मचारियों की संख्या तय करना है, जो सभी आंदोलनों की उच्च गुणवत्ता वाली ट्रैकिंग के साथ ही संभव है। मुख्य कार्य कार्मिक रिकॉर्डएक कर्मचारी के एक विशेष आंदोलन के दस्तावेजी साक्ष्य की तैयारी है, जिसमें काम पर रखने, दूसरे स्थान पर स्थानांतरण, छुट्टी का पंजीकरण और बर्खास्तगी के साथ समाप्त होता है।

बेशक, कार्मिक लेखांकनहालाँकि, मैन्युअल रूप से बनाए रखा जा सकता है कार्मिक रिकॉर्डसॉफ़्टवेयर के उपयोग के माध्यम से आप दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए समय को कम कर सकते हैं, खासकर यदि कंपनी में बहुत से कर्मचारी हैं।

एचआर रिकॉर्ड

दस्तावेज़ कार्मिक रिकॉर्डदोनों अनिवार्य हो सकते हैं, जिसका संकलन रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किया गया है, और वैकल्पिक।

प्रति आवश्यक दस्तावेज कार्मिक रिकॉर्डसंबद्ध करना:

• रोजगार आदेश (टी -1);
• एक कर्मचारी के साथ अनुबंध (TD-1);
• कार्य पुस्तक (16 अप्रैल, 2003 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर");

कार्य पुस्तकों के डिजाइन की विशेषताओं पर, सामग्री देखें .

• कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड (T-2);
• हस्तांतरण दस्तावेज़ (T-5);
• छुट्टी का आदेश (टी -6);
• छुट्टी अनुसूची (टी -7);
• स्टाफिंग (टी -3);
• टाइम शीट (टी -12);
• बर्खास्तगी आदेश (T-8)।

अधिकांश कार्मिक दस्तावेज एकीकृत रूप. कुछ दस्तावेज़ जो नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से विकसित करने चाहिए:

• सामूहिक समझौता;
• आंतरिक आदेश नियम;
• वेतन विनियम;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन;
• श्रम सुरक्षा पर नियम;
• बोनस प्रावधान;

कार्मिक दस्तावेजों की अवधारण अवधि के बारे में जानकारी के लिए, सामग्री देखें .

महत्वपूर्ण!कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 8, संगठन द्वारा गठित प्रावधान जो किसी कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन करते हैं, उनका उपयोग श्रम संबंधों को विनियमित करने के लिए नहीं किया जा सकता है।

एक कार्मिक कार्यकर्ता द्वारा तैयार किए गए सभी लेखांकन दस्तावेज संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं। उसके बाद, कर्मचारी को उनसे खुद को परिचित करना होगा और अपना हस्ताक्षर करना होगा।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ स्थितियों में, कार्मिक दस्तावेजों की तैयारी से बचा जा सकता है: उदाहरण के लिए, नौकरी विवरण तैयार करने की आवश्यकता नहीं है यदि श्रम अनुबंधकर्मचारी की कार्यक्षमता पहले से ही प्रदान की गई है। वही वेतन खंड पर लागू होता है, जो वैकल्पिक भी है यदि अनुबंध कर्मचारी की भविष्य की आय को निर्दिष्ट करता है।

कार्मिक रिकॉर्ड में इस या उस दस्तावेज़ की उपस्थिति एक व्यक्तिगत कर्मचारी और कंपनी के काम की बारीकियों पर निर्भर करती है। यदि कंपनी शिफ्ट के काम के लिए प्रदान करती है, तो एक शिफ्ट शेड्यूल तैयार किया जाना चाहिए। उच्च सुरक्षा सुविधाओं पर श्रम कर्तव्यों का पालन करते समय, व्यापार रहस्यों के संरक्षण पर एक खंड अनुबंध में लिखा जाना चाहिए, साथ ही एक उपयुक्त प्रावधान तैयार किया जाना चाहिए, जो रहस्य तक पहुंचने की प्रक्रिया को ठीक करेगा, इसके प्रकटीकरण की जिम्मेदारी , साथ ही ऐसी पहुंच को समाप्त करने की शर्तें। एक कर्मचारी के साथ पूर्ण दायित्व पर एक अनुबंध तैयार करना अनिवार्य है यदि वह मूल्यवान वस्तुओं या वस्तुओं से संबंधित है।

कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन में अपराधों के लिए जिम्मेदारी

के सही आचरण के लिए जिम्मेदार मुख्य नियामक निकाय कार्मिक रिकॉर्ड, राज्य श्रम निरीक्षणालय है। यह कर्मियों के संचालन को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और, यदि कार्मिक लेखांकनश्रम कानून के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी लाने के लिए उल्लंघन के साथ आयोजित किया जाता है।

निम्नलिखित प्रकार की जिम्मेदारी प्रतिष्ठित हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 419):

• प्रशासनिक - अधिकारियों और कंपनियों के लिए जुर्माना कला में परिलक्षित होता है। रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के 5.7, 5.27-5.34, 5.39। किसी कर्मचारी या संगठन के अनुरोध पर किसी आवश्यक कार्मिक दस्तावेज या उसके गैर-प्रस्तुतीकरण के अभाव में अक्सर प्रशासनिक जिम्मेदारी होती है।

उदाहरण:इवानोव आई.ए. ने ऋण लेने का फैसला किया। ऐसा करने के लिए, उसे एक प्रति की आवश्यकता है काम की किताबऔर सर्टिफिकेट 2-एनडीएफएल। नियोक्ता ने कार्यपुस्तिका की एक प्रति जारी करने से इनकार कर दिया। कर्मचारी को श्रम निरीक्षणालय को नियोक्ता के अवैध कार्यों की रिपोर्ट करने का अधिकार है, जो कला के तहत कंपनी (इसके अधिकारियों) को जवाबदेह ठहराएगा। 1,000 से 3,000 रूबल की राशि में रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 5.39।

• नागरिक कानून - सजा कला द्वारा प्रदान की जाती है। 15, 151 और चौ. रूसी संघ के नागरिक संहिता के 59।

उदाहरण:कार्यस्थल पर पेट्रोव एस.एफ. घायल हो गया। कला के अनुसार। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 1085, नियोक्ता कर्मचारी के इलाज पर रहने के दौरान खोए हुए वेतन के साथ-साथ उसके इलाज और वसूली की लागतों की भरपाई करने के लिए बाध्य है।

• आपराधिक दायित्व - कला। 143, कला। 145, कला। 145.1, कला। 146-147, कला। रूसी संघ के आपराधिक संहिता के 215-217।

इसके अलावा, कर अधिकारियों द्वारा कार्मिक सेवाओं के दस्तावेजों का अनुरोध किया जा सकता है, उन्हें प्रस्तुत करने में विफलता के मामले में, कला के तहत दायित्व उत्पन्न होता है। 126 रूसी संघ का टैक्स कोड

परिणाम

सही और सामयिक कार्मिक लेखांकनप्रबंधन को कंपनी को और अधिक कुशल बनाने की अनुमति देता है। वर्तमान में, ऐसे कई सॉफ़्टवेयर उपकरण हैं जो कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के संकलन के लिए समय को अनुकूलित करने और डेटा रिपोर्टिंग में सटीकता प्राप्त करने में मदद करते हैं। कार्मिकलेखांकन.

सामान्य परिभाषा कहती है कि कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक कागजात के पंजीकरण और रखरखाव की प्रक्रिया है। यह विषय व्यक्तिगत उद्यमियों और कानूनी संस्थाओं दोनों के लिए प्रासंगिक है। कागजी कार्रवाई में सख्त विधायी मानदंड हैं, और वर्णित नियमों को उद्यमों में सभी प्रबंधकों, कार्मिक विभागों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मदद से, कार्मिक प्रबंधन प्रक्रिया को अनुकूलित करना, प्रत्येक टीम के काम में सुधार करना और रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाना संभव होगा।

एचआर प्रबंधन क्या है

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातें कागजात तैयार करने, उन्हें भरने, कंपनी में काम करने वाले कर्मियों पर रिपोर्ट करने की पूरी प्रक्रिया शामिल हैं। प्रत्येक जारी किया गया कानूनी रूप से बाध्यकारी है, जिसमें कर्मचारी के आवेदन के आधार पर गठित किए गए हैं। कार्मिक उत्पादन अक्सर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसके कार्य ऐसे कार्मिक कार्य होते हैं:

• पेरोल;
• छुट्टियों का पंजीकरण, बीमार छुट्टी;
• संदर्भ जारी करना।

लक्ष्य और लक्ष्य

इस मानव संसाधन विभाग के कार्य और उद्देश्य:

कानूनी विनियमन

कर्मियों पर काम क्षेत्रीय या राज्य स्तर पर कई नियामक कानूनों, आदेशों और नियमों के एक समूह द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियामक ढांचे में निर्दिष्ट आवश्यकताओं का पालन करने में विफलता उल्लंघन है। कार्मिक उत्पादन के संचालन के लिए मुख्य नियम:

• राज्य की स्थितिकार्य पुस्तकों पर (2003);
• 2009 से कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के नियम;
• कर्मचारियों के संबंध में कागजी कार्रवाई को बनाए रखने के लिए संघीय निर्देश;
• सामान्य आवश्यकताएँ, जिन्हें मंत्रालयों के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

उद्यम का विधायी आधार

प्रत्येक उद्यम कई दस्तावेजों का उपयोग करता है जो सभी कर्मियों के काम को नियंत्रित करता है। दस्तावेजों की आवाजाही और उनकी तैयारी निर्देशों के अनुसार, ऊपर निर्धारित नियामक ढांचे के अनुसार की जाती है। उद्यम के कानूनी ढांचे को उद्यम के आंतरिक आदेशों द्वारा विनियमित पांच प्रमुख श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• कंपनी चार्टर;
• कार्य सारिणी;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम;
• श्रम सुरक्षा (संघीय अभिलेखीय डिक्री द्वारा विनियमित);
• स्टाफ वर्क शेड्यूल (और स्टाफिंग पर दस्तावेज)।

संगठन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह

उद्यमों में कागजात के लिए एकीकृत लेखा प्रणाली को तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जिनमें से आंतरिक नियम, स्टाफिंग और पारिश्रमिक पर नियम हैं। पहली श्रेणी में अवकाश अनुसूची के अनुसार कागजात का कारोबार, कार्य अनुसूची के बारे में दस्तावेज भरना शामिल है। दूसरा पैराग्राफ अधिक वैश्विक है और इसमें अनुबंध और लेखा नीति कागजात तैयार करने का प्रावधान है। पारिश्रमिक पर विनियम वेतन, बोनस, बीमारी की छुट्टी, छुट्टी और बर्खास्तगी पर विच्छेद वेतन के भुगतान से संबंधित सभी मुद्दों को नियंत्रित करता है।

टी-3 . के रूप में स्टाफिंग

टी-3 फॉर्म में स्टाफिंग टेबल है एकल दृश्यकागज जो एक उद्यम या कंपनी में कर्मियों की संपूर्ण संरचना का वर्णन करता है। कॉलम में पूरा नाम, कर्मचारी की स्थिति, जिस इकाई में वह सूचीबद्ध है, उस पर डेटा होता है। नियामक और विधायी मानदंडों के अनुसार, एक विशेषज्ञ का आधिकारिक वेतन वहां निर्धारित होता है। पंजीकरण प्रक्रिया में कोई भी परिवर्तन लेखा विभाग द्वारा इसमें दर्ज किया जाना चाहिए स्टाफ T3 फॉर्म में। भरने के निर्देशों में हमेशा प्रत्येक कॉलम के लिए सिफारिशें होती हैं। कुल मिलाकर, दस्तावेज़ में 5 सूचना बिंदु शामिल हैं।

काम का शेड्यूल

कार्य अनुसूची एक दस्तावेज है जो किसी विशेषज्ञ की दैनिक दिनचर्या को मंजूरी देता है। वर्कफ़्लो प्रबंधक के शेड्यूल को नियंत्रित करता है। इसमें वर्तमान कानून के तहत निरीक्षण की आवश्यकता, लंच और ब्रेक के बारे में और रिपोर्टिंग के बारे में आइटम शामिल हैं। कुछ कंपनियों में, क्लर्क को हर हफ्ते या महीने में एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होती है (सत्यापन के बाद कर्मचारी और क्लर्क के हस्ताक्षर द्वारा दस्तावेज़ की पुष्टि की जानी चाहिए)। योजना, अनुसूची की अनुसूची भविष्य की कार्य अवधि के लिए बनाई जाती है। कर्मचारियों के काम के घंटों की रिकॉर्डिंग।

कर्मचारी अनुबंध

एक रोजगार समझौता एक नागरिक कानून दस्तावेज है जो भविष्य के कर्मचारी और नियोक्ता के बीच तैयार किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए मॉडल प्रपत्र अपेक्षित नहीं हैं, और अनुबंध योग्यता (स्थिति) और कार्य की अवधि को इंगित करते हुए मुक्त रूप में भरा गया है। वांछित परिणाम भी वहां लिखा होता है। कानूनी मानदंडों के अनुसार, इस प्रकार का दस्तावेज़ एक अनुबंध दस्तावेज़ के समान है, क्योंकि यह कार्य के अंतिम परिणाम को निर्धारित करता है, न कि इसकी संरचना को। कर्मचारियों को बर्खास्त करने के लिए, आपको केवल अनुबंध की समाप्ति से पहले अंतिम रूप देना होगा।

कार्मिक आदेश

पदों पर कर्मचारियों की बहाली, कर्मियों के आदेश के अनुसार विशेषज्ञों की भर्ती की जाती है। इस प्रकार का दस्तावेज़ विभागों में विशेषज्ञों की स्थिति और अन्य आंदोलनों के लिए कर्मियों की नियुक्ति को निर्धारित करता है। कार्मिक विभाग और प्रबंधन टीम के कर्मचारी निर्देशों और आदेशों के विकास में भाग लेते हैं। कंपनी के प्रबंधक/प्रशासक स्थानीय निर्णय लेते हैं। आदेशों का एक ही रूप होता है, यह नियामक ढांचे द्वारा स्थापित किया जाता है। कागज के शेल्फ जीवन के अनुसार, उन्हें लेखा विभाग या कार्मिक विभाग में पांच साल या उससे अधिक (आदेश के प्रकार के आधार पर) तक रखा जाना चाहिए।

कार्य विवरणियां

कार्य विवरणियां- यह एक दस्तावेज है जो पार्टियों (कर्मचारी और नियोक्ता) की जिम्मेदारी निर्धारित करता है, और इसमें किसी विशेष विशेषज्ञ के निर्देशों और कर्तव्यों पर उसकी स्थिति में डेटा भी शामिल है। उनकी पुष्टि संगठन की मुहर और हस्ताक्षर द्वारा की जाती है जिम्मेदार व्यक्ति. इस दस्तावेज़ के लिए तीन प्रतियों की आवश्यकता है। एक कार्मिक विभाग में रहता है, दूसरा स्वयं कलाकार के पास और तीसरा किसी विशेष विभाग के प्रबंधक या प्रशासक के पास रहता है। इस आदेश का उद्देश्य उद्यम में कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रियाओं का अनुकूलन करना है।

कार्मिक विभाग में कार्यालय का काम कैसे व्यवस्थित करें

उचित लीडमानव संसाधन प्रबंधन में शामिल हैं उच्च स्तरज़िम्मेदारी। मानव संसाधन कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हस्ताक्षर करने की तिथियां वास्तविक तारीखों के अनुरूप हों। आप आउटसोर्सिंग कंपनियों को कार्य पुस्तकों और अन्य कर्मियों के दस्तावेजों के रखरखाव को सौंप सकते हैं। मानव संसाधन अधिकारियों की जिम्मेदारियां:

• छुट्टियों से संबंधित एक कार्य अनुसूची, लेखांकन दस्तावेज तैयार करना;
• श्रम सुरक्षा के लिए दस्तावेज तैयार करना (के लिए आवश्यक .) सरकारी संस्थाएं);
• आदेश तैयार करना और जारी करना;
• पेरोल की गणना करें और बोनस के भुगतान को नियंत्रित करें।

मानव संसाधन विभाग

कर्मियों के साथ काम करने के लिए कर्मचारी सेवा तब की जाती है जब सभी लेखांकन और सभी पंजीकरण केवल कार्मिक विभाग के किराए के कर्मचारियों द्वारा किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई का यह तरीका 20-30 लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों और कंपनियों के लिए प्रासंगिक है। राज्य के मानकों को सभी आदेशों और अन्य आवश्यकताओं के सख्त पालन की आवश्यकता होती है, अन्यथा कंपनीजुर्माना प्राप्त कर सकता है। सेवा क्षेत्र में, जहां एक कानूनी इकाई में अधिकतम 30 लोग होते हैं, आउटसोर्सिंग कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करना अधिक लाभदायक होता है।

कार्मिक कार्य के लिए एक आउटसोर्सिंग कंपनी के विशेषज्ञों की भागीदारी

आउटसोर्सिंग एचआर विशेषज्ञों को काम पर रखने से पैसे की बचत होगी और कमी आएगी कुल गणनाराज्य। स्वतंत्र विशेषज्ञ ऑर्डर, शेड्यूल तैयार करने पर आवश्यक कार्य की पूरी मात्रा को पूरा करते हैं। वे एक विशेष पत्रिका भी रखते हैं और कंपनी में प्रत्येक विशेषज्ञ के काम को नियंत्रित करते हैं। आउटसोर्स किए गए एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन को इस तथ्य से चिह्नित किया जाता है कि एक कानूनी इकाई का अपना मानव संसाधन विभाग नहीं होता है, लेकिन यह कार्य एक अलग टीम को एक मध्यम शुल्क के लिए सौंपता है।

खरोंच से कदम दर कदम कार्मिक लेखांकन

कार्मिक विभाग के दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखने के लिए कार्यालय उपकरण और एक कार्यालय की आवश्यकता होती है। एक मजबूत तिजोरी होना जरूरी है। आदेश दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख को नियुक्त करना चाहिए। उसके बाद, आंतरिक कार्य बनते हैं। कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपको एक अलग फ़ोल्डर बनाना होगा जहां उसकी कार्यपुस्तिका संग्रहीत की जाएगी। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को किसी स्थिति में विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान इस दस्तावेज़ीकरण के संरक्षण की आवश्यकता होती है। विभाग की पूरी गतिविधि के दौरान, जानकारी पुस्तकों में दर्ज की जाती है, आदेश तैयार किए जाते हैं।

मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यकताएँ

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन एक अपेक्षाकृत जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ सैद्धांतिक और व्यावहारिक कौशल की आवश्यकता होती है। मानक आधारइस पद के लिए शर्तों की एक सूची है जिसके तहत एक विशेषज्ञ इस पद को धारण कर सकता है। शैक्षणिक संस्थानोंकार्मिक कार्यालय के काम के रूप में एक अलग प्रोफ़ाइल को अलग न करें। प्रबंधक और प्रशासक कार्मिक विभाग में गतिविधियों के लिए उपयुक्त हैं। इसलिए नियोक्ता लोगों को नियुक्त करते हैं कानूनी शिक्षा, सूचना सुरक्षा या प्रलेखन प्रबंधन।

एक कार्मिक अधिकारी के अधिकार और दायित्व

ऐसे अधिकारियों का पहला दायित्व यह जानना है वैधानिक ढाँचा, अनुपालन स्थापित नियमलेखांकन। ऊपर लेख थे, संघीय कानून जिनका पालन कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन करते समय किया जाना चाहिए। कार्मिक अधिकारी को कर्मचारियों से जानकारी प्राप्त करने, व्यक्तिगत फ़ोल्डर देखने, लेखा पुस्तक देखने का अधिकार है ( वेतन) इस प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों की शक्तियों में हस्ताक्षर करना, कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए नियोक्ताओं के साथ काम करना शामिल है।

कार्मिक रिकॉर्ड का प्रबंधन

आज, मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन लिखित और डिजिटल दोनों स्वरूपों में किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण अधिकृत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित है। प्रलेखन के लिए, राज्य मानकों का उपयोग किया जाता है, जो सभी टेम्पलेट्स और रूपों को एकजुट करते हैं। GOST R 6.30-2003 और GOST R 7.0.8-2013 के मानदंडों को ध्यान में रखना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कागज़ात विशेष फ़ोल्डरों या धातु की तिजोरियों में संग्रहीत किए जाते हैं। कंपनी के दायरे और आकार के आधार पर, विशेषज्ञों को रिपोर्टिंग की आवृत्ति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं का पालन करने की आवश्यकता होती है।

कर्मियों की खोज और पंजीकरण

प्रारंभ में, कर्मचारियों को पंजीकृत करने से पहले, आपको विशेष कर्मियों को ढूंढना होगा जो सख्त मानदंडों को पूरा करेंगे (वे काम की बारीकियों से संबंधित होने चाहिए)। ऐसा करने के लिए, वेबसाइटों पर, मीडिया में, समाचार पत्रों में विशेष ब्यूरो, एजेंसियों, नौकरी खोज साइटों, श्रम विनिमय या निजी विज्ञापनों का उपयोग करें। उसके बाद, अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, पंजीकरण किया जाता है, एक रोजगार अनुबंध या एक कार्य अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

भर्ती के चरण

किसी पद के लिए लोगों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया एक विशेष पत्रिका में नौकरी चाहने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने से शुरू होती है। रिपोर्ट कार्ड अनुभव, सेवा की लंबाई और पहले से आयोजित स्थिति के बारे में जानकारी दर्ज करता है। अनुमोदन पर, किसी व्यक्ति को किसी विशेष पद पर नियुक्त करने के लिए एक आदेश तैयार किया जाता है। अंतिम चरण एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर का गठन है, एक कंपनी, विभाग में एक मामला तैयार करना। अनुबंध में पद में वेतन के बारे में कर्तव्यों के बारे में जानकारी है।

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन

कार्मिक दस्तावेजों के प्रकारों में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड शामिल होता है। इसमें के बारे में सभी जानकारी शामिल है वैवाहिक स्थिति, पूरा नाम, वहां एक फोटो चिपकाया जाता है, जन्म तिथि निर्धारित की जाती है। यह सब कंपनी के कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य के बारे में डेटा पैकेज बनाने के लिए नियोक्ताओं द्वारा किया जाता है। कानून के अनुसार, इस डेटा को तीसरे पक्ष को हस्तांतरित नहीं किया जा सकता है। व्यक्तिगत फ़ाइल (कंपनी के कार्यालय के उपकरणों के स्तर के आधार पर) के संचालन के लिए फ़ोल्डर, अलमारियाँ या यहां तक ​​कि धातु की तिजोरियों का उपयोग किया जाता है।

एचआर पत्रिकाएं

पेपर मुद्रित उत्पाद रिपोर्टिंग को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ प्रवाह को सरल बनाने में मदद करते हैं। व्यावसायिक पत्रिकाओं के रूप में प्रलेखन में निम्नलिखित प्रकार शामिल हैं:

• किसी कंपनी या उद्यम को डिलीवर किए जाने वाले दस्तावेज़ों, कागजातों के नियंत्रण के लिए;
• समय, व्यापार यात्राओं की अवधि को नियंत्रित करने के लिए;
• किसी भी नोट, बयान को नियंत्रित करने के लिए;
• कार्य पुस्तकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड।

कार्य पुस्तकों का रखरखाव

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को कार्यपुस्तिका का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। यदि उद्यम में व्यक्ति औपचारिक रूप से पंजीकृत है तो सभी रिकॉर्ड रखे जाते हैं। बर्खास्तगी पर कर्मचारी को कार्यपुस्तिका जारी की जाती है। यह दस्तावेज़ीकरण स्थिति, पुरस्कारों के संबंध में सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करता है। शिक्षा कार्मिक कार्यालय का कामखरोंच से कार्य पुस्तकों के सही डिजाइन पर अनिवार्य आइटम शामिल हैं। मानव संसाधन कर्मचारियों के सदस्यों द्वारा किसी भी त्रुटि को ठीक किया जाता है। यदि वे पाए जाते हैं, तो विशेषज्ञों पर प्रशासनिक उल्लंघन का आरोप लगाया जा सकता है।

दस्तावेजों का आयोजन और भंडारण

दस्तावेजों के ऑडिट और भंडारण के लिए अलग विधायी मानदंड बनाए गए हैं। अनुच्छेद 17 . का उल्लेख करना महत्वपूर्ण है संघीय कानूनसंग्रह के बारे में। यह निर्धारित अवधि के भीतर अभिलेखीय प्रलेखन की सुरक्षा का ध्यान रखने के लिए कंपनियों और उद्यमों के प्रबंधन की आवश्यकता को निर्धारित करता है। भंडारण अवधि कानून द्वारा निर्धारित की जाती है और इसका अनुपालन करती है राज्य मानक. कागज प्रलेखन की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, धातु अग्निरोधक तिजोरियों और अलमारियाँ का उपयोग किया जाता है।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों से डेटा राज्य सांख्यिकी समिति को स्थानांतरित कर दिया जाता है रूसी संघ. राज्य के काम के प्रबंधन की प्रक्रिया के अनुकूलन में कागजों के संचलन का स्वचालन, डिजिटलीकरण प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। आज अधिकांश रिपोर्टिंग कागजों पर नहीं की जाती है। यह उद्यमों के प्रमुखों, प्रबंधकों से एक, तीन, पांच या अधिक वर्षों के लिए संग्रह को संरक्षित करने के दायित्व को नहीं हटाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक कर्मियों के रिकॉर्ड का उपयोग करते समय, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून के आधार पर संग्रह तक पहुंच को कम करने के लिए, दस्तावेजों की सुरक्षा शर्तों का पालन करना महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ीकरण के इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन के कई फायदे हैं:

1. दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच;
2. फ़ाइल पासवर्ड सुरक्षा;
3. कागजात बचाने के लिए तिजोरियां खरीदने की जरूरत नहीं है;
4. अंतरिक्ष की बचत कार्यालय की जगह- हार्ड डिस्क पर 10 हजार दस्तावेज़ और अधिक संग्रहीत किए जा सकते हैं;
5. समय की बचत - आप हस्ताक्षर कर सकते हैं, संग्रह में 1-2 मिनट में कोई भी दस्तावेज़ ढूंढ सकते हैं हार्ड ड्राइवकंप्यूटर पर।

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